Jour fixe: Das effiziente Meeting

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Miteinander im Gespräch zu bleiben ist die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit und ein wichtiges Instrument zur Steigerung der Produktivität. Dieser Gedanke steckt hinter dem Jour fixe, einem regelmäßigen Meeting eines bestimmten Personenkreises. Welchen Zweck der Jour fixe hat, wie man ihn richtig nutzt und welche Fehler Sie nicht machen sollten, erfahren Sie in unserem Ratgeber.

Sechs Menschen sitzen zusammen im Stuhlkreis

Jour fixe: Bedeutung und Zweck

Der Begriff Jour fixe kommt aus dem Französischen, ist aber ein sogenannter Scheingallizismus: Die Bezeichnung ist in Frankreich nicht geläufig und wird nur in Deutschland so verwendet. Die Jour-fixe-Übersetzung lautet festgesetzter oder fixer Tag. Alternativ sind auch die Bezeichnungen Regelkommunikation und Regeltermin gebräuchlich.

Es handelt sich dabei um ein Meeting, dass in regelmäßigen Abständen an einem festen Termin stattfindet. Dieser Zeitpunkt steht oft lange im Voraus fest. Die Teilnehmer einigen sich etwa, sich jeden Montagmorgen um 10 Uhr oder jeden zweiten Freitag um 13 Uhr zu treffen.

Der Jour fixe basiert auf der Erkenntnis, dass Kommunikation entscheidend für einen reibungslosen Ablauf und eine optimale Zusammenarbeit im Büro oder einer anderen geschäftlichen Umgebung ist. Wer regelmäßig miteinander spricht, kann besser planen und kennt die Befindlichkeiten und Vorstellungen der anderen Teilnehmer. Vorgehensweisen können gemeinsam erarbeitet und anschließend umgesetzt werden. Ein gut geplanter Jour fixe kann Missverständnissen vorbeugen und dabei helfen, die Produktivität zu erhöhen.

Der Jour fixe dient dazu, bestimmte Sachverhalte zu besprechen. Es kann sich jedes Mal um dieselben grundsätzlichen Themen handeln oder aber um Aspekte, die gerade aktuell sind. Die Teilnehmer tauschen sich über den Stand bei bestimmten Projekten oder Aufgaben aus, besprechen, wenn es Anpassungsbedarf gibt, geben Feedback und planen den weiteren Ablauf.

Wer nimmt am Jour fixe teil und wie häufig findet er statt?

Ein Jour fixe findet per Definition immer an einem festen Tag statt. Wie häufig ein solches Meeting durchgeführt wird, hängt von den damit verbundenen Zielen ab. Ein Jour fixe kann einmal pro Woche nötig sein, er kann aber auch nur einmal im Monat oder noch seltener stattfinden. Hierbei gibt es keine festen Regeln. Die Regelmäßigkeit sollte jedoch zum Zweck des Treffens passen.

Der Regeltermin findet typischerweise in einer festen Gruppe von Personen statt. Meist handelt es sich um eine Handvoll von Mitarbeitern, die in unterschiedlicher Form an einem bestimmten Projekt beteiligt sind oder die aus einem bestimmten Bereich stammen. Weil die Termine des Jour fixes in der Regel lange im Voraus feststehen, sind meist alle Teilnehmer anwesend – anders, als es bei spontaneren Meetings häufig der Fall ist.

Jour fixe: Wie läuft das Meeting ab?

Es gibt zwar keine festen Regeln für den Jour fixe, bestimmte Aspekte haben sich jedoch bewährt. So sollte es für jedes Treffen eine Tagesordnung geben, die den Teilnehmern schon im Vorfeld vorliegt. Sie kann zum Beispiel per Mail verschickt werden. So haben die Teilnehmer die Gelegenheit, vor dem Gespräch gedanklich schon ins Thema einzusteigen. Das eigentliche Gespräch kann dann schneller beginnen, ohne noch lange auf schon Besprochenes eingehen zu müssen.

Häufig gibt es zu Beginn des Meetings eine Zusammenfassung des aktuellen Stands. Das holt auch die Teilnehmer an Bord, die unvorbereitet zum Meeting gekommen sind. Die Teilnehmer erläutern außerdem oft, wie sie mit Aufgaben vorangekommen sind, ob sich Probleme ergeben haben oder es Änderungsbedarf gibt. Dann werden die Tagesordnungspunkte nach und nach besprochen.

Ein Jour fixe kann unterschiedlich lange dauern. Das Meeting kann nur für eine halbe Stunde, aber auch für eine Stunde und länger angesetzt sein. Die Dauer hängt nicht zuletzt mit der Häufigkeit der Treffen zusammen. Kürzere Meetings sind in der Regel effektiver. Ein etwas längeres Gespräch kann jedoch gerechtfertigt sein, wenn die Teilnehmer nicht ohnehin im Haus sind, sondern von woanders anreisen müssen und häufigere Treffen einen zu großen Zeitaufwand bedeuten würden.

Im oder nach dem Jour fixe wird in der Regel ein Protokoll angefertigt. Hierin ist vermerkt, was besprochen und festgelegt wurde. Auch Verantwortlichkeiten und Aufgaben werden im Protokoll erwähnt.

Den Jour fixe optimal nutzen: Diese Aspekte sind wichtig

Wie auch bei anderen Meetings ist nicht jeder Jour fixe gewinnbringend. Wird der Regeltermin ohne ausreichende Planung und Zielsetzung etabliert, bleibt er wahrscheinlich hinter seinem Potenzial zurück. Die Besprechung ist dann nicht nur nicht effizient, sondern hat vermutlich auch keine nennenswerten positiven Auswirkungen.

Die Planung eines gewinnbringenden Jour fixes beginnt mit der Festlegung eines Ziels. Wozu genau soll das regelmäßige Treffen dienen? Je konkreter das Ziel, desto eher kann es tatsächlich erreicht werden. Hinterfragen Sie auch, ob ein fester Termin tatsächlich angebracht ist. Bei laufenden Projekten oder zur Planung bestimmter Bereiche sind regelmäßige Treffen oft nützlich. In anderen Fällen reicht es vollkommen, bei Bedarf zusammenzukommen.

Wohlüberlegt sollte auch die Frage sein, wer an dem Meeting teilnimmt. Einerseits kommt es darauf an, dass nur Personen beteiligt werden, für die das Meeting unmittelbar relevant ist. Es sollte sich ausschließlich um Mitarbeiter handeln, die direkt oder indirekt am Projekt oder einer Aufgabe beteiligt sind. Andererseits ist wichtig, dass die Teilnehmerzahl nicht zu groß wird. In kleiner Runde ist der Austausch häufig effektiver als wenn das halbe Team zusammensitzt.

Warum eine gute Vorbereitung entscheidend ist

Wie nützlich der Jour fixe ist, hängt darüber hinaus von der Vorbereitung der jeweiligen Treffen ab. Schon im Vorfeld sollte allen Teilnehmern klar sein, worum es gehen wird und welche Punkte besprochen werden sollen. Bei der Planung ist ein realistisches Vorgehen wichtig. Jeder Aspekt sollte die Zeit bekommen, die er benötigt – allerdings auch nicht zu viel, denn lange Meetings sind selten produktiv. Die Konzentration der Gesprächsteilnehmer schwindet meistens im Laufe des Gesprächs, so dass vor allem gegen Ende selten weiterführende Ideen eingebracht werden.

Der Jour fixe kann von einer schriftlichen Vorlage profitieren, die die Tagesordnungspunkte aufführt und gegebenenfalls in wenigen Sätzen oder Stichpunkten weitere Informationen zum Hintergrund des jeweiligen Themas vermerkt. Das sorgt dafür, dass alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand sind und sofort wissen, worum es geht.

Kein Jour fixe ohne Protokoll

Es ist sinnvoll, für jeden Regeltermin ein Protokoll anzufertigen. Die Gesprächsteilnehmer können im Anschluss des Treffens nachlesen, was besprochen und welche Ziele festgelegt wurden. Auch eigene Verantwortlichkeiten gehen aus einem Protokoll hervor. Die Zusammenfassung kann verhindern, dass Missverständnisse entstehen oder dass nach dem Meeting schnell wieder vergessen wird, worum es im Detail ging.

Falls ein Teilnehmer nicht am Meeting teilnehmen konnte, weil er etwa erkrankt war, kann er im Protokoll alles Wichtige nachlesen. Nützlich ist das Protokoll auch zur Vorbereitung auf den nächsten Jour fixe. Alle Teilnehmer können sich das Besprochene in Erinnerung rufen. Bei der Planung der Tagesordnung kann nahtlos an die Themen vom letzten Gespräch angeknüpft werden.

Es ist sinnvoll, das Protokoll möglichst schlank zu halten. Erwähnt werden sollten nur die wirklich wichtigen Aspekte. Der Fokus auf das Wesentliche hält das Protokoll kurz und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Teilnehmer die Zusammenfassung tatsächlich noch einmal in die Hand nehmen und durchgehen.

Jour fixe: Diese Fehler sollten Sie nicht machen

Besprechungen sind in den meisten Unternehmen an der Tagesordnung. Oft muss ein einzelner Mitarbeiter nicht nur an einem einzigen Meeting teilnehmen, sondern im Verlauf des Tages gleich an mehreren. Das hat zwar häufig gute Gründe. Allzu oft bleibt jedoch zu wenig Zeit für die eigentlichen Aufgaben, die Meetings ziehen sich ewig und werden von den Teilnehmern als Zeitverschwendung angesehen. Viele Mitarbeiter schalten gedanklich ab, wenn sie in Meetings sitzen.

Damit ein Jour fixe nicht in diese Kategorie fällt, sollten bestimmte Fehler in der Planung und Ausführung vermieden werden. Ein grundlegender Fehler wäre es, den Jour fixe ohne guten Grund einzuführen. Es mag zwar grundsätzlich förderlich sein, wenn bestimmte Personen regelmäßig miteinander sprechen. Ein Selbstzweck sollte der Regeltermin jedoch nicht sein. Verknüpfen Sie deshalb unbedingt konkrete Ziele mit der Besprechung. Halten Sie diese Ziele aber nicht zu allgemein, sonst sind sie schwammig und es wird schwerer, tatsächlich etwas umzusetzen.

Vorsicht ist auch bei der Festlegung geboten, welche Personen am Jour fixe teilnehmen. Es ist nicht sinnvoll, dass jemand dabei ist, der nur am Rande mit dem Projekt oder einem Aufgabenbereich zu tun hat. Für diese Person gibt es sehr wahrscheinlich sinnvollere Wege, die Zeit zu nutzen. Der Teilnehmerkreis sollte außerdem nicht zu groß werden. Einige wenige Personen können sich meist gewinnbringender austauschen als ein Dutzend Mitarbeiter, von denen die Hälfte nur die Zeit absitzt und sich nicht einbringt.

Warum ein Jour fixe nicht zu lange dauern sollte

Gehen Sie nicht in einen Jour fixe, ohne zu wissen, worum es gehen soll und was Sie erreichen möchten. Ohne eine eindeutige Tagesordnung steigt das Risiko, dass das Meeting unproduktiv ist und die Zeit nicht optimal genutzt wird.

Es ist keine gute Idee, den Regeltermin zu lange anzusetzen. Halten Sie es lieber kurz – auch in einer halben Stunde können Sie einiges besprechen. Später sinkt die Konzentration der Teilnehmer ohnehin. Halten Sie sich an den Zeitplan, nicht nur insgesamt, sondern auch bei den einzelnen Themen. Wird das Gespräch zu ausschweifend, ist das in der Regel nicht zielführend.

Jedes Treffen sollte mit einem Protokoll zusammengefasst werden. Ein zu langes Protokoll kostet jedoch nicht nur unnötig viel Arbeit, sondern wird auch seltener gelesen. Halten Sie es deshalb kurz. Stichpunkte sind oft ausreichend. Fassen Sie für jeden Tagesordnungspunkt die wichtigsten Erkenntnisse und Abmachungen zusammen. Ein Protokoll ist nur nützlich, wenn daraus hervorgeht, wer welche Aufgaben übernimmt und bis wann diese zu erledigen sind. Auch die nächsten Schritte sollten darin vermerkt sein.

Bildnachweis: wavebreakmedia / Shutterstock.com