Dateinamen der Bewerbungsdokumente

Saubere Dateinamen für die Dokumente Ihrer Bewerbung

Bei der Online-Bewerbung werden die zur Bewerbung gehörenden Dokumente in aller Regel entweder als E-Mail-Anhang versendet oder in dem auf der Webseite des potentiellen Arbeitgebers bereitgestellten Bewerberportal hochgeladen. Bei beiden Varianten sind die Dateinamen der einzelnen Dokumente später für den Personalverantwortlichen sichtbar. Damit auch in diesem Punkt ein guter Eindruck erzielt werden kann, sollten einige Dinge im Bezug auf die Dateinamen der Dokumente beachtet werden.

Vorlage / Muster: Bewerbungsvorlage 2017

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Sprechende und hilfreiche Dateinamen

Dateinamen wie „Lebenslauf1.pdf“, „lebenslauf.pdf“ oder „anschreiben neu.pdf“ deuten zwar schon darauf hin, was den Personalverantwortlichen nach dem Öffnen des jeweiligen Dokuments erwartet, allerdings sind diese dennoch aus unterschiedlichen Gründen noch nicht optimal. Das erste genannte Beispiel „Lebenslauf1.pdf“ sieht durch die „1“ im Dateinamen unsauber aus. Eine Verbesserung dieses Dateinamens findet sich mit dem zweiten genannten Beispiel „lebenslauf.pdf“. Hier ist der Dateiname des Dokuments bereits um unnötige Zeichen bereinigt. Ganz optimal ist dieser Dateiname allerdings dennoch nicht. Personalverantwortliche erhalten in aller Regel nicht nur eine Bewerbung, sondern teilweise sehr viele, möglicherweise mehrere hundert Bewerbungen für eine ausgeschriebene Stelle. Sucht der Personaler dann nach dem Lebenslauf eines bestimmten Bewerbers, ist die Zugehörigkeit eines Dokuments zu einem bestimmten Bewerber anhand der Dateinamens nicht ersichtlich. Das heißt er muss entweder mühsam in seinem E-Mail-Postfach nach der Bewerbungs-E-Mail suchen, oder die Dokumente zunächst öffnen, bevor er weiß, zu welchem Bewerber das jeweilige Dokument gehört. Daher nachfolgend ein paar Beispiele für gute Dateinamen:

  • Bewerbung_Max_Mustermann.pdf
  • Lebenslauf_Max_Mustermann.pdf
  • Zeugnisse_Maria_Mustermann.pdf
  • bewerbung-maria-mustermann.pdf
  • lebenslauf-max-mustermann.pdf
  • zertifikate-maria-mustermann.pdf

Solche Dateinamen zeigen nicht nur deutlich welche Dokumente von welchem Bewerber sich hinter dem Dateinamen verbergen, sondern können auch über die Suchfunktion von E-Mail-Programmen oder dem Windows-Explorer leichter und schneller gefunden werden. Darüber hinaus lässt sich damit auch der Sinn des Bewerbers für Ordnung und Struktur andeuten.

Worauf sollte verzichtet werden?

Um vor allem technischen Problemen vorzubeugen sollte auf einige Dinge im Bezug auf die Dateinamen der Dokumente verzichtet werden.

  • Wort-Trenner: Als Wort-Trenner sollten entweder Bindestriche „-“ oder Unterstriche „_“ verwendet werden. Auf Leerzeichen oder andere Sonderzeichen sollte verzichtet werden.
  • Umlaute und Sonderzeichen: Die Umlaute „Ä“, „Ö“ und „Ü“ sowie das „ß“ sollten im Dateinamen wie folgt ersetzt werden: „Ä“ -> „ae“, „Ö“ -> „oe“, Ü -> „ue“ und „ß“ -> „ss“. Weiter sollte auf alle Sonderzeichen außer dem Bindestrich und dem Unterstrich verzichtet werden.
  • Versionsangaben: Die Dokumente sollten nicht mit „Lebenslauf1.pdf“, „Lebenslauf_V3.pdf“ oder „Lebenslauf_final.pdf“ benannt werden. Die Version Ihres Dokuments ist für den Personalverantwortlichen nicht relevant, er wird sinnvoller Weise davon ausgehen, dass Sie ihm die finale Version Ihrer Dokumente zusenden.
  • Bei der Verwendung von Mustern und Vorlagen: Wenn Sie die auf dieser oder einer anderen Webseite verwendbaren Lebenslauf-Muster nutzen, dann sollten Sie Ihren daraus erstellten Lebenslauf unter einem anderen Dateinamen abspeichern. Ein Dokument mit dem Dateinamen „lebenslauf-vorlage-26.pdf“ oder „musterbewerbung-1.pdf“ macht in aller Regel bei keinem Personalverantwortlichen einen guten Eindruck!
  • Dateiformate, welche nicht mit gängiger Software geöffnet werden können: Sollten Sie sich beispielsweise dazu entschließen, Teile Ihrer Bewerbung zu komprimieren, dann sollten Sie zuvor sicher stellen, dass es sich bei dem bei der Komprimierung entstehenden Archiv um ein Format handelt, welches der Adressat Ihrer Bewerbung auch mit Standard-Software wieder entpacken kann.

Wie kann ich den Dateinamen meiner Dokumente ändern?

Grundsätzlich gibt es zwei sehr einfache Möglichkeiten, wie Sie den Dateinamen Ihrer Dokumente ändern können. Zum einen können Sie die entsprechende Datei in Ihrem Textbearbeitungsprogramm einfach unter einem entsprechenden Dateinamen abspeichern (Stichwort: „Speichern unter…“).  Zum anderen können Sie den Dateinamen aber auch über den Windows-Explorer (unter der Voraussetzung, dass Sie als Betriebssystem Windows von Microsoft nutzen) ändern. Dafür müssen Sie lediglich im Windows-Explorer zu dem entsprechenden Dokument navigieren und anschließend mit der rechten Maustaste auf das Dokument klicken – daraufhin öffnet sich ein sogenanntes Kontextmenü, in welchem Sie dann „Umbenennen“ auswählen können. Die erstgenannte Variante dürfte aber in aller Regel die einfachere sein.

Vorlage / Muster: Bewerbungsmuster

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