Empfehlungsschreiben 2023: Aufbau, Inhalt sowie Vorlagen & Muster

Arbeitszeugnisse gehören fast schon standardmäßig zu einer Bewerbung. Immer häufiger werden jedoch auch Referenzen oder Empfehlungsschreiben verlangt. Im englischsprachigen Raum sind Empfehlungsschreiben („Letter of Recommendation“) ohnehin sehr stark verbreitet. Ein Empfehlungsschreiben ist eine vergleichsweise wenig standardisierte persönliche Empfehlung für einen Bewerber. Im Gegensatz zu Arbeitszeugnissen, die nach sehr strengen Kriterien aufgebaut sind, ist in einem Empfehlungsschreiben oder einer Referenz mehr Spielraum, zudem sind diese Texte meist persönlicher aufgebaut.

Die Chancen eines Bewerbers können sich durch ein überzeugendes Empfehlungsschreiben enorm verbessern. Dies ist insbesondere der Fall, wenn der Personaler den Empfehlungsgeber persönlich kennt und somit die Ernsthaftigkeit des Empfehlungsschreibens besser einschätzen kann. Da ein Empfehlungsschreiben in Deutschland noch nicht zum festen Bestandteil von Bewerbungen gehört, kann sich ein Bewerber damit von der Konkurrenz abheben.

Kostenlose Muster und Vorlagen für ein Empfehlungsschreiben

Welchen Zweck hat ein Empfehlungsschreiben und wann ist es sinnvoll?

Der Name sagt es schon: Mit einem Empfehlungsschreiben empfiehlt ein ehemaliger Arbeitgeber einen Bewerber. Er tritt damit als Bürge für dessen Qualität und Eignung für eine bestimmte Stelle auf. Dabei werden in einer solchen Empfehlung nicht nur frühere berufliche Tätigkeiten erwähnt, sondern auch persönliche Fähigkeiten und Soft Skills. Ein aussagekräftiges Empfehlungsschreiben ist immer dann sinnvoll, wenn die darin beschriebenen Tätigkeiten und persönlichen Merkmale zu den Anforderungen der neuen Stelle passen. Wenn dies nicht gegeben ist, sollte von einem Empfehlungsschreiben besser abgesehen werden. In jedem Fall sollte man sich zudem sicher sein, dass der Aussteller Grund hat, sich mit einem gelungenen Schreiben für die Bewerbung einzusetzen – etwa, weil der frühere Chef mit den eigenen Leistungen stets zufrieden war. Ein überrumpelter Chef, der erst durch die Bitte um eine Empfehlung vom bevorstehenden Weggang der betreffenden Person erfährt, hat häufig aus persönlichen Motiven keinen Grund, sich beim Empfehlungsschreiben besondere Mühe zu geben.

Freiberufler haben im Gegensatz zu Angestellten keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Eine Referenz oder ein Empfehlungsschreiben bietet ihnen die Möglichkeit, einer Bewerbung dennoch ein vergleichbares Dokument beizufügen. Es heißt dann allerdings Referenz. Auch für Praktika, Studienplätze oder Stipendien können Empfehlungsschreiben verlangt werden. Für Berufseinsteiger sind sie ebenfalls häufig der einzige Weg, ein dem Arbeitszeugnis vergleichbares Dokument vorzulegen.

Empfehlungsschreiben oder Referenzschreiben: Wo ist der Unterschied?

Sowohl Empfehlungsschreiben als auch Referenzschreiben haben den Zweck, einen Bewerber in ein gutes Licht zu rücken. Die beiden Textarten unterscheiden sich insofern, als dass das Referenzschreiben allgemein gehalten ist, während sich ein Empfehlungsschreiben an einen bestimmten Arbeitgeber richtet. Strukturell gibt es jedoch ansonsten keine nennenswerten Unterschiede zwischen beiden Empfehlungsformen.

Aufbau und Inhalt eines Empfehlungsschreibens

Im Gegensatz zu einem Arbeitszeugnis gibt es in Empfehlungsschreiben keine vermeintlich geheimen Codes. Die Struktur ist flexibler, feste Regeln für den Aufbau gibt es nicht. Der Empfehlungsgeber erwähnt in dem Schreiben Stärken des Bewerbers und hebt Qualifikationen hervor, die für die gewünschte neue Stelle von Bedeutung sind. Das Empfehlungsschreiben ist in der Regel auf Firmenpapier gedruckt, es enthält einen Briefkopf des Verfassers. Dort sollte auch die direkte Durchwahl des Ausstellers für mögliche Rückfragen vermerkt sein.

Der Betreff lautet in der Regel „Empfehlungsschreiben“, auch der Name der empfohlenen Person sollte an dieser Stelle erwähnt werden. Im ersten Absatz stellt der Verfasser sich und seine Position kurz vor. Auch die Hintergründe, warum die Person, die Gegenstand des Empfehlungsschreibens ist, nicht mehr für diesen Arbeitgeber tätig ist, sollten erläutert werden.

Im weiteren Verlauf des Texts werden Details der Zusammenarbeit beschrieben. Auch deren Dauer ist von Bedeutung. Besondere Fähigkeiten oder Erfolge sollten ebenfalls erwähnt werden. Weitere mögliche Punkte, durch die sich die betreffende Person für die gewünschte Stelle eignet, werden benannt. Diese sollten mit Beispielen belegt werden, damit sie glaubhaft sind. Generell sollten auch Soft Skills, die für die gewünschte Stelle eine Rolle spielen, erwähnt werden.

Das Empfehlungsschreiben endet mit dem Datum und der Unterschrift des Verfassers. In der Bewerbung wird es unmittelbar hinter den Lebenslauf einsortiert – also noch vor anderen Zeugnissen. Im Anschreiben sollte auf das Empfehlungsschreiben hingewiesen werden.

Was bei einem Empfehlungsschreiben formal und inhaltlich noch zu berücksichtigen ist

Auch wenn es keine festen Vorgaben für den Aufbau eines Empfehlungsschreibens gibt: Der Verfasser sollte sich kurz halten. In der Regel ist ein Empfehlungsschreiben nicht länger als eine Seite. Zu kurz wiederum sollte es auch nicht sein, denn dann kann der Eindruck entstehen, dass der Aussteller wenig zu loben hatte. Die Empfehlung ist – im Gegensatz zum Arbeitszeugnis – häufig in Ich-Form geschrieben. Dies verleiht dem Schreiben noch mehr Glaubwürdigkeit; schließlich geht es darum, den Bewerber persönlich zu beurteilen.

Anders als die eher nüchterne Sprache eines Arbeitszeugnisses kann im Empfehlungsschreiben emotionaler geschrieben werden. Hier ist es gerade die persönliche Note, die zählt. Auch wenn der Zweck eines Empfehlungsschreibens die Empfehlung eines Bewerbers ist – über den grünen Klee gelobt werden sollte dieser darin auch nicht. Sind im Text zu viele, möglicherweise auch noch unbelegte Superlative enthalten, wird ein Personaler in der Regel misstrauisch, ob es sich nicht um ein reines Gefälligkeitsschreiben handelt.

Formal sollte das Schreiben frei von Rechtschreib- oder Grammatikfehlern sein. Diese fallen ansonsten nicht nur negativ auf den Empfehlungsgeber, sondern auch den Bewerber zurück – denn diesem sind die Fehler offenbar nicht aufgefallen.

Wen kann ich um ein Empfehlungsschreiben bitten – und wen besser nicht? Tipps zum Vorgehen

Als Aussteller von Empfehlungsschreiben kommen für Angestellte ausschließlich Vorgesetzte – und nicht etwa Kollegen – in Frage. Dabei muss es sich nicht zwangsläufig um den ranghöchsten Vorgesetzten handeln, denn schließlich kennt der unmittelbare Vorgesetzte seinen Mitarbeiter in der Regel viel besser. Wichtig ist das persönliche Verhältnis und die Frage, ob der Aussteller qualifizierte Angaben machen kann. Bei Freiberuflern eignen sich auch Kunden oder Geschäftspartner als Empfehlungsgeber. Studenten können ihren Professor bitten, ihnen eine Empfehlung für die Bewerbung zu geben.

Wenn absehbar ist, dass ein Empfehlungsschreiben benötigt wird, sollte dies möglichst rasch angefragt werden, um dem Aussteller genügend Zeit zu lassen, einen überzeugenden Empfehlungstext zu verfassen. Häufig gibt es zudem Absprachen zwischen dem Aussteller und seinem (ehemaligen) Mitarbeiter, was genau im Text erwähnt werden soll. Nicht jeder Empfehlungsgeber hat Erfahrungen mit solchen Schreiben, weshalb vor dem Verfassen klar sein sollte, welche Bestandteile die Empfehlung in jedem Fall enthalten sollte.

Als Mitarbeiter um ein Empfehlungsschreiben bitten

Wer sich als Angestellter um eine Stelle bewerben möchte, aber noch gar nicht gekündigt hat, sollte diskret vorgehen, wenn er ein Empfehlungsschreiben benötigt. Wenn der Chef noch nichts von den Absichten der Kündigung weiß, sollte er nicht um eine Empfehlung gebeten werden. Möglicherweise gibt es andere Führungspersonen in der Firma, mit denen persönlicher Kontakt bestand. Das können ehemalige Chefs sein oder Leiter anderer Abteilungen. Dabei sollte man sich jedoch im Klaren sein, dass diese Personen absolut loyal sein müssen, damit die Information über den bevorstehenden Weggang nicht publik wird. Zudem sollte sich der Bewerber sicher sein, dass der Aussteller gute Leistungen bescheinigen kann. Auf welche Art und Weise der potenzielle Aussteller um eine Empfehlung gebeten wird, hängt dabei vom persönlichen Verhältnis ab – je nachdem fragt man am besten persönlich, in einem Telefonat oder per E-Mail. Anschließend sollten Details und Inhalte des Schreibens besprochen werden.

Als Student um ein Empfehlungsschreiben bitten

Für Studienabgänger oder Studenten kann ein Empfehlungsschreiben in der Bewerbung sehr sinnvoll sein. Schließlich haben sie meist noch keine Gelegenheit gehabt, einen Job auszuführen, bei dem sie Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben. Auch für einige weiterführende (Master-)Studiengänge kann ein solches Empfehlungsschreiben verlangt werden. Ein Student, der eine Empfehlung benötigt, kann sich an einen Professor wenden. Diese sind oft erfahren im Ausstellen von Empfehlungsschreiben. Wichtig ist dabei, einen Dozenten zu fragen, der den Bewerber tatsächlich kennt und einschätzen kann. Dies kann zum Beispiel der Betreuer der Abschlussarbeit sein oder ein Professor, mit dem man im Rahmen einer studentischen Hilfstätigkeit Kontakt hatte. Wer eine Empfehlung benötigt, kann dem Aussteller eine E-Mail schreiben oder ihn persönlich um eine Referenz bitten. Dabei ist es wichtig, klar zu machen, was genau benötigt wird – und wofür. Da Professoren häufig viel zu tun haben, sollten sie sehr frühzeitig um eine Empfehlung gebeten werden.

Beispiele

• „Sehr geehrter Professor [Name], Sie haben meine Master-Arbeit zum Thema [Thema] betreut. Da nun der Abschluss meines Studiums näher rückt, möchte ich mich für eine Stelle als [Stellenbezeichnung] bei [Arbeitgeber] bewerben. Wären Sie bereit, mir für die Bewerbung ein Empfehlungsschreiben auszustellen? Bei Interesse würde ich mich sehr freuen, wenn wir die Details in einem persönlichen Gespräch klären könnten. Herzliche Grüße, [Name].“ (Wenn der Kontakt eher spärlich war)
• „Lieber Herr [Name], ich möchte mich als [Stellenbezeichnung] bei [Arbeitgeber] bewerben. Meiner Bewerbung würde ich gerne ein Empfehlungsschreiben beifügen. Durch meine Arbeit als studentische Hilfskraft in Ihrem Lehrstuhl haben wir viel Kontakt miteinander. Ich wäre Ihnen deshalb sehr dankbar, wenn Sie mir eine solche Empfehlung ausstellen könnten. Könnten wir einen persönlichen Gesprächstermin ausmachen, um alles Weitere zu klären? Freundliche Grüße, [Name].“ (Wenn der Kontakt regelmäßig war)

Als Freiberufler / Selbstständiger um ein Empfehlungsschreiben bitten

Freiberufler sind häufig auf Empfehlungsschreiben oder Referenzen, wie sie häufig genannt werden, angewiesen. Weil sie nicht angestellt sind, haben sie keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Als Empfehlungsgeber kommen zufriedene und möglichst langjährige Auftraggeber in Frage, mit denen es viel Kontakt gab. Die Art der Kontaktaufnahme zur Bitte um eine Empfehlung bemisst sich auch hier am persönlichen Verhältnis.

Ausstellungszeitpunkt und Anzahl: Welche und wie viele Empfehlungsschreiben soll ich meiner Bewerbung beifügen?

Ein Empfehlungsschreiben kann eine sinnvolle Ergänzung für eine Bewerbung sein. Das setzt aber voraus, dass das Schreiben die für die neue Stelle geforderten Fähigkeiten bestätigt. Falls dies zumindest teilweise gegeben ist, stellt sich die Frage, wie viele und welche Empfehlungsschreiben der Bewerbung beigefügt werden sollen. Vorausgesetzt, es handelt sich jeweils um grundsätzlich sinnvolle Empfehlungsschreiben, können durchaus mehrere solcher Empfehlungen verwendet werden. Mehr als zwei oder maximal drei solcher Schreiben sollten es jedoch nicht sein. Ansonsten kann es passieren, dass sich ein Personaler fragt, wieso die betreffende Person nicht mehr bei diesen Arbeitgebern arbeitet. Wichtig ist, dass die Empfehlungen von Personen stammen, mit denen der Bewerber in der jüngeren Vergangenheit zusammengearbeitet hat. Wenn die Zusammenarbeit schon Jahre zurückliegt, könnte die Frage aufkommen, wieso kein nachfolgender Chef eine Empfehlung ausgesprochen hat.