Vorstellungsgespräch für eine Ausbildung: Ablauf & Tipps

Das Vorstellungsgespräch ist eine entscheidende Hürde auf dem Weg zum Ausbildungsplatz. Wer sich mit dem Ablauf auskennt und gut vorbereitet ist, hat gute Chancen, dass das Gespräch zum vollen Erfolg wird.

Jedes Jahr im Spätsommer ist es wieder so weit: Tausende junger Menschen beginnen eine Ausbildung. Der Weg zu einem Ausbildungsplatz führt über eine überzeugende Bewerbung und ein gelungenes Vorstellungsgespräch beim Wunsch-Betrieb. Mit den folgenden Tipps wird das Bewerbungsgespräch zum Erfolg.

Mit dem Vorstellungsgespräch rückt der Ausbildungsplatz in greifbare Nähe

Wenn die Bewerbungsunterlagen zusammengestellt sind und die Bewerbung an einen oder mehrere Ausbildungsbetriebe abgeschickt ist, heißt es zunächst: warten. Stoßen die eigenen Unterlagen bei einem Betrieb auf Interesse? Winkt bald die Einladung zum Vorstellungsgespräch? Das Warten auf eine Rückmeldung nach dem Versand von Bewerbungsunterlagen ist immer eine aufregende Zeit.

Im besten Fall klingelt dann bald darauf tatsächlich das Telefon, und ein Termin für das Vorstellungsgespräch wird ausgemacht. Auf dem Weg zum ersehnten Ausbildungsplatz ist damit eine wichtige Hürde genommen. Nun gilt es allerdings, im Vorstellungsgespräch überzeugend aufzutreten – und den möglichen künftigen Chef davon zu überzeugen, dass man der richtige Bewerber um den Ausbildungsplatz ist.

Viele Bewerber um einen Ausbildungsplatz haben noch gar keine oder kaum Erfahrung in puncto Vorstellungsgespräch. Für viele ist es das erste Gespräch überhaupt. Umso größer ist bei vielen Kandidaten die Aufregung – und die Angst, etwas falsch zu machen. Wer jedoch den Ablauf des Vorstellungsgesprächs kennt, geht in der Regel schon viel beruhigter in das Kennenlernen.

Die Wahl des passenden Outfits

Wie formell oder informell ein Vorstellungsgespräch, bei dem es um eine Ausbildung geht, abläuft, hängt ganz grundlegend von der Branche ab. Auch die Wahl der passenden Kleidung ist abhängig von den Gepflogenheiten in diesem beruflichen Umfeld.

Es macht einen Unterschied, ob der Schulabgänger Bankkaufmann werden möchte oder Gärtner im Garten- und Landschaftsbau. Wenn Ersteres der Fall ist, sollte der Bewerber im Anzug oder zumindest in eleganter Kleidung erscheinen, während das Auftreten in letzterem Fall durchaus etwas legerer sein kann. Ein paar Regeln zum eigenen Outfit gelten jedoch ganz unabhängig von der Branche.

So sollte die Kleidung immer ordentlich und sauber sein. Es sollten weder Flecken vorhanden noch die Kleidung allzu zerknittert sein. Auch ein muffiger Geruch, etwa durch Zigarettenrauch, macht bei den meisten Gesprächspartnern keinen guten Eindruck. Auch die Schuhe sollten sauber und gepflegt aussehen.

Wer also zum Vorstellungsgespräch in eine Bank eingeladen wird, sollte im besten Fall einen Anzug dazu tragen. Wer jedoch Tischler oder Maler werden möchte, liegt mit einer ordentlichen Hose und einem schlichten Hemd meist richtiger.

Wer sich nicht sicher ist, welcher Dresscode angezeigt ist, sollte sich besser etwas zu schick kleiden. Es ist besser, sich ein kleines bisschen „overdressed“ vorzukommen als festzustellen, dass der gemütliche Freizeitlook, in dem man zum Gespräch erscheint, wohl doch nicht elegant genug war. Mit Make-Up sollten Bewerber generell eher dezent vorgehen, ebenso mit Parfum oder Aftershave.

Wichtig ist nicht zuletzt, dass sich Bewerber in der gewählten Kleidung wohl fühlen und das Outfit ihrer Persönlichkeit entspricht.

Mit guter Vorbereitung die Aufregung in den Griff bekommen

Eine gründliche Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch hilft dabei, die eigene Aufregung in den Griff zu bekommen. Denn wer vorher weiß, was ihn erwartet, kann gelassener in das Kennenlernen mit dem Chef des möglichen Ausbildungsbetriebs gehen.

Deshalb ist es auch wichtig, sich mit dem typischen Ablauf eines Vorstellungsgesprächs vertraut zu machen. Egal, ob es um einen Ausbildungsplatz oder einen Job geht – der Aufbau ist meist sehr ähnlich.

Es geht im Kern immer darum, dass sich der mögliche Arbeitgeber und der Bewerber persönlich kennenlernen und diese dabei feststellen, ob es menschlich und fachlich passt oder nicht. Beide Seiten bekommen ein Gespür dafür, ob sie kompatibel miteinander sind. Für den Chef geht es zudem darum, den Bewerber abseits von dessen Bewerbungsunterlagen in natura kennenzulernen – und zu überprüfen, ob der Kandidat dem Bild entspricht, welches der Chef bei der Lektüre der Bewerbung bekommen hat.

In jedem Vorstellungsgespräch wird der Chef etwas zur Firma erzählen und seinen Gesprächspartner über die Ausbildung und ihre Modalitäten aufklären. Außerdem wird er dem Bewerber eine Reihe von Fragen zur Person stellen, und schließlich darf (und sollte) auch der Bewerber wichtige Informationen gezielt durch Fragen einholen.

Die Dauer des Bewerbungsgesprächs kann dabei stark schwanken. Das liegt daran, dass manche Gespräche zur Vergabe von Ausbildungsplätzen informeller verlaufen als andere. Nicht jeder Arbeitgeber führt ein klassisches und vollständiges Bewerbungsgespräch durch, sondern verlässt sich vielleicht auf sein Bauchgefühl, nachdem er den Kandidaten einige Minuten kennengelernt hat.

Wie lang das Vorstellungsgespräch dauert ist deshalb nur bedingt ein Indikator dafür, wie gut es gelaufen ist. Zudem sollten Bewerber im Hinterkopf behalten, dass manche Branchen händeringend nach Auszubildenden suchen. Wenn sie im Extremfall sogar der einzige Bewerber um den Ausbildungsplatz sind, kann das Vorstellungsgespräch schon aus einem Mangel an alternativen Kandidaten sehr viel kürzer ausfallen.

Vor dem Vorstellungsgespräch: Informationen einholen

Vor dem Vorstellungsgespräch sollten sich Bewerber mit dem Unternehmen beschäftigen, bei dem sie die Ausbildung gerne beginnen möchten. Hierzu gehört es, möglichst viele Informationen über die Firma einzuholen. Oft ist das über eine Homepage möglich. Wenn es sich um eine sehr bekannte Firma handelt, kann auch das Archiv der lokalen Zeitung unter Umständen eine Fundgrube darstellen. Im Verlauf des Vorstellungsgesprächs wird der Bewerber vermutlich gebeten werden, zu erklären, warum er gerade bei diesem Betrieb seine Ausbildung machen möchte. Es lohnt sich deshalb, sich auf diese Frage schon vorher eine Antwort zurechtzulegen.

Auch über die Ausbildung als solche sollte sich der Kandidat gründlich informieren – schon allein, um möglichst auszuschließen, dass dieser Weg gar nicht der richtige für den Bewerber ist. Wenn möglich, ist es immer sinnvoll, vorher in dem gewünschten Bereich schon ein Praktikum gemacht zu haben. Oft ist es auch möglich, dieses im selben Betrieb zu machen, in dem eine Ausbildung angestrebt wird. So haben der angehende Auszubildende und der Chef und das Team zudem die Möglichkeit, unverbindlich zu schauen, ob sie zueinander passen oder nicht.

Zu einer guten Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch kann es auch gehören, das eigentliche Gespräch zu simulieren. Eine nahestehende Person, etwa ein Familienmitglied, kann dafür gebeten werden, die Rolle des möglichen Chefs zu übernehmen. Wichtig ist dabei, das Gespräch so authentisch wie möglich zu gestalten und dieses in Gänze zu trainieren – inklusive Begrüßung und Verabschiedung.

So läuft das Vorstellungsgespräch für eine Ausbildung ab

Wenn der große Tag gekommen ist, sollte der Bewerber rechtzeitig zum Vorstellungsgespräch aufbrechen, um pünktlich dort zu sein. Vor Ort wird er vermutlich in ein Gesprächszimmer gebeten, in dem entweder der Chef des Betriebs schon wartet oder in dem der Kandidat zunächst allein ist.

Wenn es dann um die Begrüßung geht, sollte der Bewerber in jedem Fall aufstehen. Es folgt ein fester Händedruck. Auch Blickkontakt macht einen guten Eindruck. Beide Teilnehmer des Gesprächs sollten sich namentlich begrüßen. Auch ein freundliches Lächeln ist hier nie fehl am Platz.

In der Regel bietet der Chef dem angehenden Auszubildenden einen Sitzplatz an, den dieser einnehmen sollte. Zunächst wird sich der Chef darum bemühen, etwas Smalltalk zu betreiben – zum Beispiel, indem er den Bewerber fragt, ob dieser gut hergefunden hat. Das hat das Ziel, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen und das Eis zu brechen.

In der danach beginnenden ersten Phase des Vorstellungsgesprächs redet meist erst einmal der Chef. Für den Bewerber geht es darum, aufmerksam zuzuhören und sich, falls nötig, Notizen zu machen. Auch Rückfragen können auf diese Weise notiert werden. Der Chef oder sonstige Zuständige wird dem Bewerber zum einen die Tätigkeit des Betriebs und die dort herrschenden Abläufe im Detail erklären. Außerdem wird er den Kandidaten über die Modalitäten der Ausbildung informieren.

Im zweiten Teil steht der Bewerber im Fokus. Der Gesprächspartner wird nun die Gelegenheit nutzen, dem Bewerber eine Reihe von Fragen zu stellen. Typische Fragen im Vorstellungsgespräch sind zum Beispiel:

Warum möchten Sie eine Ausbildung als [Beruf] machen?
Wie sind Sie auf unsere Firma gestoßen?
Was interessiert Sie besonders am Beruf als [Bezeichnung]?
Was eignet Sie in Ihren Augen für den Beruf als [Bezeichnung]?
Was sind Ihre Stärken?
Welche Schwächen haben Sie?
Warum glauben Sie, dass Sie ein guter [Berufsbezeichnung] wären?
Welche Schulfächer mögen Sie am liebsten, und welche eher weniger?
Was sind Ihre Interessen?

Möglicherweise wird der Kandidat auch gebeten, frei etwas zur eigenen Person zu erzählen. Auch die Stärken und besonderen Fähigkeiten des Bewerbers stehen in diesem Zuge im Fokus des Gesprächs. Wenn der Chef den Bewerber in dieser Phase näher kennengelernt hat, wird er diesen fragen, ob dieser selbst Rückfragen hat. Diese Gelegenheit sollte der Bewerber unbedingt wahrnehmen. Einerseits gibt es eigentlich immer eine Handvoll Fragen, die zu diesem Zeitpunkt für den Bewerber noch ungeklärt sind. Zum anderen bekräftigt der Bewerber so sein Interesse am Ausbildungsplatz. Wer hingegen diese Gelegenheit, das Gespräch vorschnell zu beenden, allzu dankend annimmt, kann seine Chancen um die Ausbildungsstelle enorm schmälern.

Mögliche Fragen, die der Bewerber dem Chef des Betriebs stellen könnte, sind etwa:

Wie sind die Mitarbeit im Betrieb und die Zeit in der Schule zeitlich aufgeteilt?
Welche Ausbildungsinhalte stehen im Fokus?
Welche Schwerpunkte setzt das Unternehmen?
Welche Aufgaben kommen auf den Auszubildenden zu?
Welche Arbeitszeiten gibt es?
Wie groß ist das Team?
Findet die Ausbildung in verschiedenen Abteilungen statt?
Welche Schulungen gehören zur Ausbildung?
Wie stehen die Chancen, nach der Ausbildung vom Betrieb übernommen zu werden?

Zu guter Letzt kann der Kandidat auch erfragen, wann er mit einer Entscheidung über die Vergabe des Ausbildungsplatzes rechnen kann. Im selben Atemzug sollte das eigene Interesse noch einmal bekundet werden.

Zum Abschluss des Gesprächs sollte sich der Bewerber bei seinem Gesprächspartner für das Gespräch bedanken.

Weitere Tipps für ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch

Wenn ein Vorstellungsgespräch geplant ist, zählen neben guter Vorbereitung auch einige andere Aspekte.

So sollten Bewerber sicherstellen, dass sie vor dem wichtigen Gespräch genügend Schlaf bekommen, damit sie nicht übermüdet in das Gespräch gehen. Unbedingt wichtig ist auch ein pünktliches Erscheinen. Zwar sollten Bewerber nicht schon 20 Minuten früher vor der Tür stehen – dies würde den Chef unnötig unter Druck setzen. Aber fünf bis zehn Minuten vorher sollten sie ihre Anwesenheit schon bemerkbar machen.

Gerade, wenn die Anreise etwas länger dauert, sollten Bewerber auf Nummer sicher gehen und früher aufbrechen. Das kann auch bedeuten, einen früheren Bus zu nehmen, um vor Verspätungen und Ausfällen gefeit zu sein. Wer mit dem Auto anreist, sollte mit Stau rechnen. Es ist immer besser, unmittelbar vor dem Gespräch noch etwas Zeit totzuschlagen als vollkommen gehetzt am Ort des Geschehens anzukommen.

Zum Gespräch sollte der Bewerber seine Bewerbungsunterlagen mitbringen. Auf diese Weise kann er jederzeit nachlesen, was er darin geschrieben hat. Das ist insbesondere wertvoll, wenn viele Bewerbungen verschickt wurden. Diese Unterlagen kann der Bewerber im Gespräch offen vor sich auf den Tisch legen. Ebenfalls sinnvoll sind ein Notizblock und etwas zu schreiben, damit sich der Bewerber wichtige Informationen, Gedanken oder Fragen im Verlauf des Gesprächs notieren kann. Um selbst Fragen stellen zu können, ist es außerdem sinnvoll, sich diese Fragen vorab notiert zu haben und den entsprechenden Zettel ebenfalls mit zum Gespräch zu bringen.

Im Gespräch selbst sollte sich der Bewerber interessiert zeigen. Eine aufrechte Körperhaltung und regelmäßiger Blickkontakt signalisieren Interesse. Wer sich damit schwer tut, seinen Gesprächspartner direkt anzuschauen, kann auch auf einen Punkt zwischen dessen Augenbrauen schauen – der Effekt ist ähnlich. Wenn der Gesprächspartner spricht, kann der Bewerber dessen Ausführungen gelegentlich mit einem Nicken quittieren. Ein freundliches und professionelles Auftreten können die Chancen des angehenden Auszubildenden enorm verbessern, denn schließlich spielt auch Sympathie eine große Rolle in der Entscheidung um die Vergabe des Ausbildungsplatzes. Falls der Bewerber etwas nicht versteht, sollte er unmittelbar nachhaken und im Zweifel nachfragen beziehungsweise den Chef bitten, diesen Aspekt erneut zu erklären.

Falls der Bewerber mit allzu großer Aufregung zu kämpfen hat und vor lauter Nervosität kaum klar denken kann, kann es sinnvoll sein, sein Gegenüber darauf aufmerksam zu machen und die eigene Aufregung offen anzusprechen. In Vorstellungsgesprächen aufgeregt zu sein, ist völlig normal – und wer offen damit umgeht, fühlt sich danach oft besser. Schließlich ist Aufregung auch ein Hinweis darauf, dass dem Bewerber wirklich etwas an der Ausbildungsstelle gelegen ist. Viel schlimmer wäre es, wenn der Kandidat völlig desinteressiert wirken würde.

Nach dem Vorstellungsgespräch

Wenn das Vorstellungsgespräch beendet ist, ist die wichtigste Hürde auf dem Weg zum Ausbildungsplatz genommen. Nun heißt es für den Kandidaten wieder: abwarten. Es kann eine Weile dauern, bis das Unternehmen wieder von sich hören lässt.

Um das eigene Interesse zu unterstreichen, ist es eine gute Idee, kurz nach dem Vorstellungsgespräch eine Dankes-E-Mail zu verschicken. Der Kandidat kann sich darin kurz und knapp noch einmal für das freundliche und informative Gespräch bedanken und sein Interesse an dem Ausbildungsplatz bekräftigen. Am Ende kann er darauf verweisen, dass er sich freut, von der Firma zu hören. Ein guter Zeitpunkt für eine solche E-Mail ist einen bis zwei Tage nach dem Gespräch. Dann ist die Erinnerung des Chefs an den Bewerber noch frisch – und die Entscheidung über die Vergabe der Ausbildungsstelle vermutlich noch nicht gefallen.