Online-Bewerbung: Hinweise, Tipps & Beispiele

Für viele Firmen werden sie immer attraktiver: Online-Formulare, über die Bewerbungen hochgeladen werden können. Bestimmte Aspekte sollten dabei beachtet werden, um es in die nächste Runde des Bewerbungsprozesses zu schaffen.

Die Bewerbung auf digitalem Weg abzuschicken hat sich hierzulande längst als Mittel der Wahl für die meisten Arbeitgeber durchgesetzt. Nur noch selten wünschen sich Firmen, die Unterlagen auf dem postalischen Weg in gedruckter Form zu erhalten. Meist werden die Bewerbungen dabei per E-Mail verschickt. Immer häufiger werden Bewerber jedoch gebeten, ihre Dokumente oder Informationen über ein Bewerbungsportal im Internet hochzuladen. Das ist besonders bei großen Unternehmen der Fall. Was es dabei zu beachten gibt, darum geht es in diesem Ratgeber für die Online-Bewerbung.

Online-Bewerbungsformulare unterscheiden sich zum Teil stark voneinander

Für die Firmen bieten Bewerbungen, die über Online-Formulare hochgeladen werden, vor allem eines: Übersichtlichkeit. Die Formulare sind standardisiert, es gibt für jeden Bestandteil der Bewerbung ein bestimmtes Feld, welches für dessen Upload vorgesehen ist. Das wiederum macht es für die zuständigen Personaler einfacher, die Bewerbungsunterlagen der oft sehr vielen Kandidaten zu sichten und kritisch zu prüfen. Auch können die einzelnen Kandidaten auf diese Weise besser miteinander verglichen werden als es bei zusammenhängenden Bewerbungsunterlagen der Fall ist.

Wie diese Online-Bewerbungsformulare im Detail aussehen, unterscheidet sich dabei je nach Unternehmen zum Teil stark. Manche Firmen stellen eine Vielzahl von Fragen, die ein Bewerber direkt im dafür vorgesehenen Feld beantworten muss. Andere gestalten diese Portale so, dass hauptsächlich die eigentlichen Bestandteile einer Bewerbung in PDF-Form hochgeladen werden. In diesem Fall gibt es dann beispielsweise ein spezielles Feld für das Bewerbungsanschreiben, den Lebenslauf, das Bewerbungsfoto und entsprechende Anlagen.

Das Hochladen der einzelnen Dokumente als PDF hat für die Kandidaten um die offene Stelle den Vorteil, dass sie weniger als in einer E-Mail-Bewerbung auf die Dateigröße achten müssen. Während eine E-Mail-Bewerbung in ihrer Gesamtgröße etwa drei bis vier Megabyte nicht überschreiten sollte, ist es nicht selten der Fall, dass dies in einer Online-Bewerbung für ein einziges PDF-Dokument gilt. Somit bleibt dem Bewerber mehr Spielraum; er muss seine Bewerbung nicht nachträglich verkleinern – mit Tools, die nicht selten auf Kosten der Qualität der Dokumente gehen.

Online-Bewerbung: Sorgfältig vorgehen – und kritisch prüfen

Die Vorgehensweise, wenn eine Online-Bewerbung erstellt wird, ist zunächst dieselbe wie bei jeder anderen Bewerbung auch. Das bedeutet: Im ersten Schritt verschafft sich der Interessent Informationen über den potenziellen Arbeitgeber und die Stelle. Er sichtet seine eigenen Unterlagen und prüft, ob etwas fehlt – zum Beispiel ein aktuelles und professionelles Bewerbungsfoto.

Auch sollte geprüft werden, ob alle relevanten Nachweise in guter Qualität digital vorhanden sind. Falls nicht, müssen diese sorgfältig eingescannt werden.

Ein Anschreiben sowie ein Lebenslauf werden auch bei einer Online-Bewerbung gefordert. Bei der Erstellung dieser Dokumente sollte der Bewerber ganz genauso sorgfältig vorgehen wie bei jeder anderen Bewerbung auch. Diese Dokumente gehören nach wie vor zu den Bestandteilen der Bewerbungsunterlagen, auf die Personaler das größte Augenmerk legen – und auf die sie somit auch die meiste Zeit verwenden. Wer hier nicht positiv heraussticht, hat gerade bei Jobs, für die es viel Konkurrenz gibt, keine Chance.

Ein Online-Formular, bei dem der Bewerber viele relativ schnell zu beantwortende Fragen gestellt bekommt, verleitet einige Kandidaten dazu, direkt mit dem Ausfüllen der Bewerbung loszulegen – und diese dann manchmal auch direkt abzuschicken. Hier lauert jedoch die Gefahr, dass die Unterlagen und Angaben weniger kritisch geprüft wurden. In aller Regel ist es möglich, die eigenen Angaben auf dem Bewerbungsportal zwischenzuspeichern. Davon sollte unbedingt Gebrauch gemacht werden – es schadet nie, die eigenen Unterlagen zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal in Ruhe durchzusehen. Auch Rechtschreib- oder Grammatikfehler lassen sich mit etwas Abstand häufig wesentlich besser entdecken.

Ebenso ist es sinnvoll, die Fragen des möglichen Arbeitgebers nicht direkt im Bewerbungsportal zu beantworten, sondern beispielsweise gesondert in einem Word-Dokument. Das bietet den Vorteil, dass in aller Ruhe formuliert und umformuliert werden kann. Auch sind manche Online-Formulare wenig übersichtlich, zum Beispiel wegen einer voreingestellten relativ kleinen Schriftart. Fehler fallen dann manchmal schwerer auf. Hinzu kommt, dass in einem Textverarbeitungsprogramm das Rechtschreibprogramm verwendet werden kann.

Wenn der fertige und geprüfte Text dann in das entsprechende Feld im Online-Bewerbungsformular kopiert wird, ist es wichtig, dass es keine Probleme mit der Formatierung durch die Übertragung gibt. Das gilt insbesondere für besondere Schriftzeichen, Aufzählungszeichen oder andere Symbole. Viele Formulare für die Online-Bewerbung haben keine (nennenswerten) Formatierungsmöglichkeiten und können solche Zeichen dann nicht darstellen. Der Bewerber sollte entsprechend sicherstellen, dass alles gut aussieht.

Das sollten Bewerber in Online-Bewerbungsportalen unbedingt beachten

Der wichtigste Tipp vorab: Der Weg, auf dem sich eine Firma die Unterlagen ihrer Bewerber wünscht, sollte unbedingt respektiert werden. Wenn nur E-Mail-Bewerbungen akzeptiert werden, sollten die eigenen Bewerbungsunterlagen keinesfalls per Post verschickt werden. Dasselbe gilt, wenn es ein Online-Bewerbungsformular gibt – und dann sollte auch keine Bewerbung per E-Mail verschickt werden. Ein solches Vorgehen würde den Bewerber als jemanden präsentieren, der einfachen Anweisungen nicht folgen kann – kein gutes Omen für einen möglichen Mitarbeiter.

Ebenso wichtig ist es, alle Felder des Online-Formulars vollständig auszufüllen. Keinesfalls sollte aus Unachtsamkeit ein Feld offengelassen oder ein gefordertes Dokument nicht hochgeladen werden. Dies würde dem möglichen Arbeitgeber ebenfalls sehr negativ aufstoßen. In Online-Formularen sind solche Verstöße oft allein deshalb noch gravierender als in E-Mail- oder postalischen Bewerbungen, weil die Vorauswahl häufig automatisch durch einen Computer getroffen wird. Fehlen Angaben, wird der Bewerber in diesem Fall aussortiert – es sei denn, der Personaler guckt auch die automatisch aussortierten Bewerbungen noch einmal durch.

Ein nicht zu vernachlässigender Punkt in Sachen Online-Bewerbung ist auch die Kontakt-E-Mail-Adresse, die der Bewerber im Formular angibt. Diese sollte unbedingt seriös klingen und im besten Fall schlicht aus Vorname und Nachname des Bewerbers bestehen. Weniger Eindruck schinden hingegen Spaß-Adressen wie weird.stuff@email.com oder chica_94@email.com. Wer keine entsprechende E-Mail-Adresse hat, kann diese vor dem Abschicken der Online-Bewerbung bei einem Anbieter erstellen.

Für manche Bewerber mag eine Online-Bewerbung weniger offiziell erscheinen als eine Bewerbung, die per E-Mail oder auf dem Postweg versandt wird. Dieser Illusion sollte sich jedoch kein Bewerber hingeben – die Unterlagen und Angaben werden ganz genauso kritisch vom möglichen Arbeitgeber beäugt. An alle Regeln, die für Bewerbungen im Allgemeinen gelten, sollten sich Bewerber deshalb auch in Online-Formularen halten. Das bedeutet auch, dass Begriffe stets ausgeschrieben werden. Abkürzungen wie „bspw.“, „ca.“ oder „usw.“ sind wie in anderen Bewerbungen auch tabu.

Der Lebenslauf in Textfeld-Form: Formulierungsbeispiele

Wenn der Lebenslauf nicht als einzelnes Dokument hochgeladen werden soll, werden die beruflichen Stationen im Online-Formular in einzelnen Textfeldern abgefragt. Wie im eigentlichen Lebenslauf auch, so werden hier die zeitlichen Daten und das betreffende Unternehmen sowie die Jobbezeichnung genannt. Auch wichtige Tätigkeiten können und sollten in aller Kürze vermerkt werden.

Hier sollten natürlich vor allem Aufgaben gewählt werden, die den Bewerber für die gewünschte Stelle qualifizieren. Nicht immer ist in Textfeldern von Online-Formularen viel Platz. Einige Schlüsselbegriffe sollten jedoch dennoch untergebracht werden, etwa so (immer entsprechend den vorgesehenen Textfeldern):

• [Datum – Datum], [Firma], [Jobbezeichnung]: Produkt-Analyse, Protokolle und Auswertung
• [Zeitraum], [Firma], [Jobbezeichnung]: IT-Management, Projektbetreuung
• [Zeitraum], [Universität], Master-Studium, Thema der Thesis: Zusammenhänge zwischen Gesang und Gesten bei der Balz von Zebrafinken

Weitere Besonderheiten bei der Online-Bewerbung

Die Ausgestaltung der Online-Formulare unterscheidet sich, wie eingangs erwähnt, stark. Manchmal gibt es Felder, über die etwa Lebenslauf und Anschreiben hochgeladen werden können. In anderen Fällen werden die Daten dieser Dokumente direkt im Bewerbungsformular eingegeben.

Im Fall des Lebenslaufs kann das bedeuten, dass entsprechende Daten und Tätigkeitsbeschreibungen direkt in die dafür vorgesehenen Felder eingetragen werden.

Auch für das Anschreiben ist es nicht unüblich, dass dieses direkt im Online-Formular verfasst werden soll. Nicht in jedem Fall ist dieses Feld mit der Überschrift „Anschreiben“ betitelt. Manche Bewerber nutzen ein solches Freitextfeld dann nur, um einen kurzen Gruß an den Personaler zu hinterlassen („Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung, mit freundlichen Grüßen, [Vorname Nachname]“). Dieser Fehler sollte dringend vermieden werden.

Der Bewerber sollte sich bei einem solchen Anschreiben genauso viel Mühe geben wie bei einer Bewerbung in anderer Form auch – und das Anschreiben möglichst in einem Textverarbeitungsprogramm vorschreiben. Auf die Kontaktangaben, Ort, Datum und Unterschrift sollte jedoch verzichtet werden, falls das Anschreiben direkt in ein Textfeld im Bewerbungsformular einzupflegen ist. Eine Anrede, bei der der richtige Ansprechpartner namentlich benannt wird, und eine Schlussformel sollten hingegen schon vorhanden sein.

In den meisten Fällen ist die Zeichenzahl der Textfelder begrenzt. Das kann auch schon einmal bedeuten, dass für das Anschreiben weniger Platz bleibt als auf einer DIN-A4-Seite im Word-Dokument. Umso wichtiger ist es in solchen Fällen, dass der Bewerber sich voll und ganz auf seine Stärken konzentriert und plausibel erklärt, warum er bei diesem Arbeitgeber anfangen möchte. Es ist immer sinnvoll, ein Anschreiben eng angelehnt an die Vorstellungen der Firma, die in der Stellenausschreibung formuliert wurden, zu verfassen. Verzichtet werden kann im Zweifelsfall eher auf Angaben des beruflichen Werdegangs, die der Personaler im Lebenslauf ohnehin nachlesen kann.

Falls Lebenslauf und Anschreiben als PDF-Dokumente hochgeladen werden sollen, gibt es dafür jeweils separate Upload-Felder. Anders verhält es sich häufig bei weiteren Anlagen. Hier gibt es manchmal nur noch ein oder zwei Upload-Felder. Dann müssen entsprechende Anhänge der Bewerbung in einem PDF zusammengefasst werden. Wenn es zwei Upload-Slots für Anhänge gibt, kann es zum Beispiel sinnvoll sein, jeweils Arbeitszeugnisse (oder Referenzen) zusammenzufügen und die relevanten Nachweise zum Bildungsweg.

Hier muss dann entsprechend den Vorgaben im Bewerbungsformular auf die maximale Dateigröße geachtet werden. Auch sollten die Dokumente einen Dateinamen erhalten, der aussagekräftig ist und durch den die Unterlagen leicht zugeordnet werden können. Möglich sind hier beispielsweise:

• Lebenslauf_[Name]_[Jobbezeichnung]
• Anschreiben_[Nachname]
• Anschreiben_[Nachname]_[Jobbezeichnung]

Online-Bewerbung: Vor dem Abschicken in Ruhe noch einmal anschauen

Wem nicht gerade der Bewerbungsschluss unmittelbar im Nacken sitzt, der sollte seine Bewerbung im Netz zunächst nur speichern, wenn er damit fertig ist. Mit etwas Abstand kann dann noch ein kritischer Blick darauf geworfen werden – zum Beispiel in Ruhe am nächsten Tag. Ein letztes Mal sollten die eigenen Angaben dabei auf Fehler gescannt werden. Auch holprige Formulierungen können nun noch ausgemerzt werden.

Insbesondere bei Online-Bewerbungen ist es wichtig, zu prüfen, dass tatsächlich alle relevanten Unterlagen verschickt werden. Gerade, wenn für Lebenslauf, Anschreiben und „Anlagen“ Upload-Felder vorhanden sind, kann es passieren, dass ein relevanter Anhang hochgeladen wird und ein anderer in Vergessenheit gerät. Sind etwa Arbeitsproben gefordert? Dann gibt es dafür möglicherweise kein dezidiert so betiteltes Feld, sondern diese müssen, zusammengefügt in einer PDF-Datei, im Feld „Anlagen“ hochgeladen werden.

Vielen Bewerbern fällt es tatsächlich leichter, an alle relevanten Bestandteile der Bewerbung zu denken, wenn sie die Bewerbung als Ganzes vor sich haben und diese etwa per E-Mail verschickt wird. Handelt es sich um eine Online-Bewerbung, kann es hilfreich sein, sich vorher eine Liste der essenziellen Bestandteile der Bewerbung zu machen und die relevanten Punkte abzuhaken. So wird nichts vergessen.

Oft sind noch nachträglich Änderungen möglich

Nicht nur für die Unternehmen, sondern auch für die Bewerber hat ein Upload ihrer Unterlagen über ein Bewerbungsportal Vorteile. So bekommen sie in der Regel sofort eine Bestätigung, dass ihre Bewerbung bei dem Unternehmen eingegangen ist. Oft können sie ihre Angaben sogar noch bearbeiten, bis die Zuständigen beim möglichen Arbeitgeber darauf zugegriffen haben. Fehler können dann sogar noch ausgebügelt werden, wenn sie rechtzeitig bemerkt werden.

Auch wenn keine Änderungen mehr möglich sein sollten, können Bewerber doch über diese Portale in aller Regel den Status ihrer Bewerbung nachvollziehen. Sie sehen dann, wann die Unterlagen geprüft oder an den Zuständigen in der Firma weitergeleitet werden. Und nicht zuletzt fällt es vielen Bewerbern leichter, einzelne Bestandteile ihrer Bewerbung nach und nach hochzuladen als alles auf einmal per E-Mail abzuschicken. Auf diese Weise muss nur ein Dokument geprüft werden, bevor es hochgeladen wird.

Die Unterlagen zum Bewerbungsgespräch mitbringen

Es ist immer sinnvoll, die eigenen Bewerbungsunterlagen zum Bewerbungsgespräch mitzubringen. Nur so hat der Bewerber den Überblick, was er in dieser speziellen Bewerbung geschrieben hat – ein Überblick, der gerade bei vielen Bewerbungen andernfalls leicht verloren gehen kann.

Manchmal können auch die Angaben in einem Online-Bewerbungsformular ausgedruckt werden. Diese Möglichkeit gibt es jedoch nicht immer. In diesem Fall ist es sinnvoll, Screenshots zu machen oder die eigenen Angaben samt den zugehörigen Fragen des Unternehmens in einem Word-Dokument zu speichern. Anschließend können diese Unterlagen ausgedruckt werden, damit der Bewerber sie zum Vorstellungsgespräch mitnehmen kann.