Bewerbungsprozess: Welche Schritte damit verbunden sind

Aus Sicht vieler Bewerber ist es simpel: Der Bewerber braucht einen Job, der Arbeitgeber hat einen zu vergeben. Weil sich für eine freie Stelle jedoch in aller Regel noch andere Bewerber interessieren, besteht der Bewerbungsprozess aus mehreren Schritten. Bis zur Gewissheit, ob es mit dem Job etwas geworden ist oder nicht, kann es deshalb eine Weile dauern. Doch welche Schritte sind überhaupt mit einer Bewerbung verbunden? Was kommt auf Sie als Bewerber (möglicherweise) zu? In diesem Artikel erfahren Sie es.

Schritt 1: Die eigenen Unterlagen richtig verschicken: E-Mail-Bewerbung, Online-Bewerbung und Bewerbung per Post

Am Anfang des Bewerbungsprozesses liegt der Ball beim Bewerber. Wer von einer spannenden Stellenausschreibung gehört hat, entscheidet, ob das Interesse groß genug für eine Bewerbung bei dem Unternehmen ist. In diesem Fall geht es darum, alle nötigen Bewerbungsunterlagen beim möglichen Arbeitgeber einzureichen. Mindestens sollte die Bewerbung aus Anschreiben, Lebenslauf, Arbeitszeugnissen und gegebenenfalls anderen relevanten Nachweisen bestehen.

Von den Präferenzen des Unternehmens oder des Bewerbers hängt es ab, wie die Unterlagen übermittelt werden. Viele Unternehmen bevorzugen inzwischen entweder Bewerbungen per E-Mail oder sie bieten spezielle Online-Formulare an.

Bei E-Mail-Bewerbungen ist es wichtig, alle Dokumente in ein einziges PDF-Dokument zusammenzufassen. Damit hat der Personalverantwortliche alle Unterlagen auf einen Blick und es kann nichts verlorengehen. Die Bewerbung sollte von einer seriösen E-Mail-Adresse aus versandt werden und die angehängte PDF-Datei nicht größer als 5 MB sein. Hat das Unternehmen selbst Angaben zur maximalen E-Mail-Größe gemacht, sollten Sie sich daran halten.

Sind Bewerbungen in gedruckter Form noch üblich?

Online-Bewerbungsformulare werden insbesondere von größeren Unternehmen eingesetzt. Bewerber können ihre Daten dort unmittelbar hinterlegen. Wie genau die Formulare ausgestaltet sind, unterscheidet sich von Arbeitgeber zu Arbeitgeber. Meist können zusätzliche Dokumente hochgeladen werden, etwa ein Anschreiben oder der Lebenslauf. Es ist in der Regel möglich, die Bewerbung im Online-Formular zu speichern und zu einem späteren Zeitpunkt weiter zu bearbeiten, bevor sie übermittelt wird.

Die dritte typische Form der Bewerbung ist die gedruckte Bewerbung. Viele Arbeitgeber lassen dem Bewerber die Wahl, ob er seine Bewerbung per E-Mail oder per Post an sie schickt. Andere verlangen explizit nach Bewerbungen per E-Mail oder bevorzugen diese zumindest. Insbesondere kleine Betriebe freuen sich noch am ehesten über eine gedruckte Bewerbung. In vielen größeren Unternehmen und Konzernen ist sie dagegen weniger gefragt. Wer seine Unterlagen in gedruckter Form übermittelt, sollte auf eine ordentliche Mappe, guten Druck und knickfreie Unterlagen achten.

Schritt 2: Das Unternehmen wählt vielversprechende Bewerber aus

Hat der Bewerber seine Bewerbung verschickt, liegt der Ball beim Unternehmen. Die Personalverantwortlichen sichten nun die eingegangenen Bewerbungen und legen fest, welche Kandidaten in die engere Wahl genommen werden.

Wurde im Bewerbungsprozess ein Online-Bewerbungsformular genutzt, kann es sein, dass Algorithmus-Programme genutzt werden. Diese scannen die Angaben und filtern etwa bestimmte Schlagworte heraus oder stellen Zusammenhänge her. Mit diesen Programmen steht schnell fest, ob ein Bewerber die formalen Anforderungen des Arbeitgebers erfüllt. Auch der Vergleich zwischen Bewerbern wird durch die Software vereinfacht.

Die Einladung zum Vorstellungsgespräch kommt häufig telefonisch. Inzwischen werden solche Einladungen jedoch immer öfter auch per Mail verschickt. Bei der Nutzung von Recruiting-Software kann dieser Schritt sogar automatisch passieren, wenn der Bewerber die Kriterien des Arbeitgebers erfüllt. Meist erfolgt die Einladung zum Bewerbungsgespräch eine bis zwei Wochen vor dem geplanten Termin.

Schritt 3: Das Telefoninterview oder Skype-Interview

Bei sehr begehrten oder hochrangigen Jobs besteht der Bewerbungsprozess oft zusätzlich zum eigentlichen Bewerbungsgespräch noch aus einem vorgelagerten Telefon- oder Skype-Interview. Damit treffen Unternehmen eine weitere Vorauswahl. Zum eigentlichen Bewerbungsgespräch werden dann nur noch die Kandidaten eingeladen, die im Telefon- oder Video-Interview überzeugt haben.

Das Telefon- oder Video-Interview ist meist eher kurz und dauert oft nicht länger als eine halbe Stunde. Es kann jedoch auch bis zu einer Stunde dauern. Im Ablauf ähnelt es dem klassischen Bewerbungsgespräch: Beide Seiten lernen sich kennen, der Personaler stellt dem Bewerber Fragen und dieser kann eigene Fragen loswerden. Auch organisatorische Aspekte werden zum Schluss erläutert.

In manchen Fällen dient das Telefongespräch nur dazu, offene Fragen des möglichen Arbeitgebers zu klären. Dann ist der Ablauf weniger formell und das Gespräch meist nach kurzer Zeit wieder beendet. Egal, um welche Variante es sich handelt: Beim Telefon- oder Video-Interview haben Sie als Bewerber die Chance, einen guten Eindruck zu hinterlassen. Nutzen Sie ihn! Zeigen Sie sich nicht nur kompetent und gut vorbereitet, sondern auch freundlich.

Schritt 4: Das Vorstellungsgespräch

Ist auch das Telefoninterview erfolgreich überstanden oder gab es keine vorgelagerte Auswahlrunde, findet als Nächstes das Vorstellungsgespräch statt. Es dauert abhängig vom Job und dessen Bedeutung meist zwischen einer halben und einer Stunde, kann aber auch etwas länger dauern.

Die Begrüßung zu Beginn ist wichtig. Hier machen Sie den ersten Eindruck auf die Entscheidungsträger. Ein fester Händedruck, ein freundliches Lächeln und der ausgedrückte Dank für die Einladung zum Bewerbungsgespräch sind gute Voraussetzungen für den weiteren Verlauf des Gesprächs. In der Regel wird dem Kandidaten etwas zu trinken angeboten. In der ersten Phase des Vorstellungsgesprächs geht es um Smalltalk. Das soll das Eis brechen, gibt den Personalverantwortlichen aber auch ein Gefühl dafür, wie sich der Bewerber auf persönlicher Ebene gibt. Unterschätzen Sie diese Phase nicht. Seien Sie freundlich und auskunftsfreudig.

Inhaltlich markiert die Selbstpräsentation in der Regel den Einstieg in das Vorstellungsgespräch. Hierauf können Sie sich vorbereiten, indem Sie sich vorher zurechtlegen, was Sie über sich erzählen möchten. Im Anschluss werden ihnen Fragen gestellt, bevor sich das Unternehmen vorstellt und Sie selbst Gelegenheit dazu haben, eigene Fragen loszuwerden. Das sollten Sie unbedingt tun, weil es Interesse signalisiert.

Ihre Gesprächspartner werden Ihnen den weiteren Ablauf erklären und Ihnen sagen, wann Sie mit einer Rückmeldung rechnen können.

Das Assessment Center

Auch ein Assessment Center kann Bestandteil des Bewerbungsprozesses sein. Solche ACs, wie Assessment Center abgekürzt auch genannt werden, sind besonders bei hochrangigen und umkämpften Jobs beliebt und werden meist von größeren Unternehmen genutzt. In der Regel werden zu dem Termin eine Handvoll Kandidaten eingeladen, die sich für mehrere Stunden, einen Tag oder auch mehrere Tage beweisen müssen.

Ein AC besteht aus verschiedenen Übungen, die die fachliche und persönliche Eignung der einzelnen Kandidaten zeigen. Die Selbstpräsentation kann dazu ebenso gehören wie eine Gruppendiskussion, Tests und bestimmte Aufgaben. In Aufgaben wie der Postkorbübung oder Rollenspielen müssen die Teilnehmer zeigen, wie sie im Arbeitsalltag vorgehen würden – und zwar unter Stress. Die Ergebnisse sind meist weniger wichtig als ein durchdachtes, ruhiges Vorgehen. Auch Einzel-Interviews sind in der Regel Bestandteil eines ACs.

Meist gibt es bei ACs auch ein gemeinsames Mittagessen. Achten Sie darauf, dass Sie sich auch dabei so verhalten, dass Sie als vielversprechender Bewerber wahrgenommen werden. Das gilt auch für die Pausen. Die Personalverantwortlichen, die das Assessment Center begleiten, beobachten die Teilnehmer auch in den Zeiten, in denen sie sich unbeobachtet fühlen.

Wie lange dauert der Bewerbungsprozess?

Bewerber sind oft ungeduldig. Wenn sie ihre Bewerbungsunterlagen abgeschickt haben, möchten viele möglichst rasch wissen, wie gut ihre Chancen auf eine Zusage stehen. Im Fall einer Initiativbewerbung bekommen Sie womöglich tatsächlich rasch eine Rückmeldung. Geht es um ausgeschriebene Stellen, zieht sich der Prozess häufig etwas länger hin. So meldet sich der Personalverantwortliche frühestens dann bei Ihnen, wenn die Bewerbungsfrist verstrichen ist und die Bewerbungen gesichtet werden konnten.

Ist die Einladung zum Vorstellungsgespräch da, geht es meist vergleichsweise schnell. Zwischen dem Gespräch und der endgültigen Entscheidung liegen meist nur noch wenige Tage, es können aber in Ausnahmefällen auch einige Wochen sein.

Wer sich bei großen Unternehmen bewirbt, muss oft etwas mehr Geduld haben als bei einer Bewerbung bei einer kleinen Firma. Das hängt damit zusammen, dass dort meist auch mehr Bewerbungen eingehen, aber auch mit dem oft längeren Bewerbungsprozess mit mehr einzelnen Auswahlschritten.

Es kommt immer wieder vor, dass Unternehmen sich auf Bewerbungen gar nicht zurückmelden. Längst nicht jeder verschickt Absagen. Wer monatelang nichts gehört hat, kann davon ausgehen, dass es mit dem Job nicht geklappt hat.