Bewerbung: Kopfzeile richtig gestalten

Sie sorgt für Übersichtlichkeit und wirkt professionell – die Kopfzeile in einer Bewerbung. Was es bei ihrer Gestaltung zu beachten gibt, erklären wir in diesem Artikel.

Zugegeben, erforderlich ist sie nicht – eine ansprechend gestaltete Kopfzeile kann die eigene Bewerbung jedoch erheblich aufwerten. Zudem macht sie einen professionellen Eindruck. Grund genug, einen Überblick darüber zu geben, worauf es bei der Gestaltung der Kopfzeile in einer Bewerbung ankommt und was dabei beachtet werden sollte.

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Die Kopfzeile einer Bewerbung sorgt für Übersicht und spart Platz

Eine Kopfzeile für die eigene Bewerbung zu erstellen ist, wie bereits erwähnt, rein optional und somit den Vorlieben des Bewerbers überlassen. Gut ankommen tut diese jedoch bei den meisten Personalern. Schließlich sind hier alle wichtigen Kontaktinformationen des Kandidaten übersichtlich und meist, im Vergleich zur Version ohne Kopfzeile, platzsparend notiert. Letzteres hängt damit zusammen, dass die Kopfzeile meist im Dokument über dem eigentlichen Beginn des Textbereichs angeordnet ist.

Der Briefkopf empfiehlt sich dabei nicht nur auf dem Anschreiben, sondern auch auf weiteren selbsterstellten Dokumenten der Bewerbung. Dazu zählt in jedem Fall der Lebenslauf und möglicherweise noch weitere Bestandteile wie ein Motivationsschreiben. Auch stellt der Bewerber so sicher, dass seine Unterlagen immer wieder zugeordnet werden können.

Das gehört in die Kopfzeile einer Bewerbung

In die Kopfzeile gehören alle wichtigen Kontaktdaten des Bewerbers. Dazu zählen

• der Name,
• die Adresse inklusive Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Wohnort,
• Kontaktdaten in Form von der Telefonnummer oder mehreren Telefonnummern (Festnetz und mobil)
• sowie die E-Mail-Adresse.

Möglicherweise wird hier auch auf die eigene Homepage verwiesen. Dies macht jedoch vor allem Sinn, wenn diese für die Bewerbung und die ausgeschriebene Stelle relevant ist. Sie sollte auch nur genannt werden, wenn sie ausreichend professionell gemacht ist. Andernfalls kann sie ein negatives Licht auf den Kandidaten werfen.

Hinweise zur Gestaltung der Kopfzeile einer Bewerbung

Wenn es um die Gestaltung der Kopfzeile geht, gilt es, bestimmte formale Kriterien zu beachten. Bewerber sollten sich deshalb mit der DIN-Norm 5008 vertraut machen. Zwar gibt es keine Verpflichtung, diese DIN-Norm zu beachten, jedoch ist diese bei geschäftlicher Korrespondenz in Deutschland üblich und deshalb auch für Bewerbungen empfehlenswert. Die Details sind durch das Deutsche Institut für Normung geregelt.

Die DIN 5008 regelt beispielsweise die Abstände, Seitenränder aber auch die Verwendung von Satzzeichen. Auch Abkürzungen oder Hervorhebungen sind hier geregelt. Konkret bedeutet dies im Fall einer Bewerbung, dass der linke Seitenrand 2,5 Zentimeter beträgt. Absätze werden durch eine Leerzeile voneinander getrennt, etwa nach der Anrede des Adressaten oder vor der Grußformel.

Der Abstand zum rechten Seitenrand beträgt nach der DIN 5008 zwei Zentimeter, ebenso verhält es sich mit dem Abstand des Textes zum oberen Seitenrand. Abweichungen davon sind möglich, unterschritten werden sollten diese Marken jedoch eher nicht. Zum unteren Rand macht die Norm tatsächlich keine Angaben, aus optischen Gründen sollte dieser jedoch mindestens einen halben Zentimeter betragen – besser mehr.

Zu beachten ist auch, dass die DIN-5008-Norm nur für Deutschland gilt. Im Ausland gelten andere Regeln.

Kopfzeile: Übersichtlich gestalten und leichte Akzente setzen

Wer sich nicht dafür entscheidet, eine Kopfzeile in der Bewerbung zu verwenden, notiert seine eigenen Kontaktdaten im Anschreiben in der Regel rechtsbündig, bevor danach linksbündig die Informationen des Empfängers folgen. Platzsparender und häufig übersichtlicher ist es jedoch, eine Kopfzeile zu verwenden. Diese setzt über dem eigentlichen Text an, weshalb dort wiederum mehr Platz zur Verfügung steht – etwa für das Anschreiben. Durch einen Doppelklick in den oberen Seitenbereich gelangt man in einem Word-Dokument in die Kopfzeile. Soll danach der restliche Text weitergestaltet werden, wird in diesen Bereich doppelgeklickt.

Wenn die Kontaktdaten des Bewerbers in einer Kopfzeile untergebracht werden, sollte dort zunächst der Name des Bewerbers vermerkt werden. Dieser kann und sollte auffälliger sein als die weiteren Kontaktdaten – etwa, indem der Bewerber den eigenen Namen fettet oder auch farbig gestaltet. Dabei sollten jedoch nur dezente und wenig knallige Farben verwendet werden. Möglich sind etwa Grautöne, ein dunkles Blau oder auch ein dunkles Rot.

Unter dem Namen folgen Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Wohnort. Auch eine oder mehrere Telefonnummern sollten vermerkt werden, ebenso die E-Mail-Adresse des Anwärters auf die freie Stelle.

Da die einzelnen Kontaktinformationen im Gegensatz zur Variante ohne Kopfzeile nicht untereinander, sondern in der Regel nebeneinander gelistet sind, müssen diese mit speziellen Symbolen voneinander getrennt werden. Andernfalls leidet die Übersichtlichkeit, die ja mit der Kopfzeile gerade erreicht werden soll. Am elegantesten sind dabei entweder vertikale Striche oder auch runde Punkte, um die einzelnen Informationen optisch zu separieren.

Damit die Kopfzeile nicht unnötig in die Länge gezogen wird, kann auf Zusätze wie „Telefon:“ oder „E-Mail-Adresse:“ verzichtet werden. Der Personaler erkennt diese Daten auch ohne diese Informationen als solche.

Um die Kopfzeile vom Rest des Textes optisch zu trennen, kann sich eine waagerechte Linie anbieten. Die Stärke und Beschaffenheit der Linie kann dabei nach Belieben verändert werden. So ist zum Beispiel auch eine Doppellinie möglich. Jedoch sollte der Bewerber darauf achten, keine allzu ausgefallene Formatierung oder gar eine besonders bunte Variante zu wählen. Es geht eher um eine dezente Abtrennung dieser Informationen. Mit einer schlichten, aber stilvollen Gestaltung kann der Kandidat in aller Regel mehr beim Personaler punkten als mit einer allzu „kreativen“ Lösung.

Zentriert, links- oder rechtsbündig?

Viele Bewerber, die eine Kopfzeile in die eigene Bewerbung integrieren, entscheiden sich dafür, die dort enthaltenen Informationen zu zentrieren. Dies ist meist sehr übersichtlich und sieht optisch in der Regel ansprechend aus. Eine feste Regel ist dies jedoch nicht; genauso kann sich der Kandidat dafür entscheiden, seine Kontaktdaten in der Kopfzeile links- oder rechtsbündig anzuordnen.

Im Anschluss an die Kopfzeile ist es wichtig, genügend Platz zu den Daten des Empfängers (im Anschreiben) zu lassen. Andernfalls wirkt der Text leicht gequetscht, worunter wiederum die Übersichtlichkeit des Dokuments leidet. Zwei oder drei Leerzeilen zwischen Kopfzeile und Empfängerinformationen sollten es deshalb schon sein.

Schriften und ihre Größe in der Kopfzeile

Elegante Schlichtheit ist bei der Gestaltung der Kopfzeile Trumpf. Entsprechend sollte auch die Auswahl einer geeigneten Schriftart erfolgen. Geeignet sind vor allem neutrale und wenig verspielte Schriftarten. Ganz besonders gängig sind Arial und Times New Roman. Ebenfalls sehr gängig sind Calibri, Cambria, Helvetica oder Verdana.

Die Schriftgröße sollte zum Rest des Dokuments passen. Sie darf ruhig etwas kleiner sein als beim Fließtext – solange darunter die Lesbarkeit nicht leidet. Die Schriftgröße vom Namen und den weiteren Kontaktinformationen können sich zudem (leicht) unterscheiden.

Was nicht in der Kopfzeile stehen sollte

Die Kopfzeile enthält in aller Kürze die Kontaktinformationen des Bewerbers, möglicherweise auch noch die URL zur eigenen Homepage, falls das für die Bewerbung von Bedeutung ist. Darüber hinausgehende Informationen sollten an dieser Stelle hingegen nicht zu finden sein. Hier ist kein Platz für Zitate oder Schlagworte, die die Qualifikationen des Bewerbers zusammenfassen. Dafür ist, falls gewünscht, an anderer Stelle Platz – in der Kopfzeile haben diese Details hingegen nichts zu suchen.