Bewerbung erstellen: Vorgehen & Tipps

Egal, ob der Jobwechsel freiwillig ist oder die Phase der Arbeitslosigkeit endlich enden soll – wer eine neue Stelle haben möchte, muss eine Bewerbung erstellen. Um beim Personaler zu punkten, ist es besonders wichtig, diese Tipps zu beherzigen.

Das Schreiben von Bewerbungen ist für die meisten eher ein notwendiges Übel als eine Sache, die ihnen großen Spaß bereitet. Wer nach einem Job sucht, kommt um das sorgfältige Erstellen von Bewerbungsunterlagen jedoch nicht herum. Um die Chancen auf die offene Stelle zu erhöhen, sollten sich Bewerber vorab informieren, welche Unterlagen in jedem Fall zur Bewerbung hinzugefügt werden sollten und welche Aspekte dabei zu beachten sind. Wir geben Tipps, worauf es dabei ankommt.

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Der erste Schritt: Unterlagen auf Vollständigkeit prüfen

Jede Bewerbungsphase fängt damit an, Stellenanzeigen zu durchforsten – entweder im Internet auf Jobportalen oder ganz klassisch in Zeitungen oder Anzeigeblättern. Wenn ein ansprechendes Jobangebot gefunden worden ist, geht es ans eigentliche Erstellen der Bewerbung. Schon vorher macht es jedoch Sinn, sicherzustellen, dass die eigenen Unterlagen vollständig sind – und mögliche fehlende Elemente zu erlangen.

Eine Sichtung der Unterlagen macht deshalb im ersten Schritt Sinn. Dabei geht es um geforderte Bestandteile einer jeden Bewerbung sowie den möglichen Anlagen. Um zu prüfen, was vorhanden ist und was nicht, muss der Kandidat zunächst wissen, welche Bestandteile in eine Bewerbung gehören.

Das sind zwingend (von Kurzbewerbungen einmal abgesehen):

• Anschreiben
• Lebenslauf inklusive Bewerbungsfoto
• Arbeitszeugnisse
• Für Freiberufler: Referenzen oder Empfehlungsschreiben
• Weitere Nachweise, etwa über Praktika (Praktikumszeugnisse)
• Dokumente, die den Bildungsweg belegen, meist das höchste Abschlusszeugnis
• Etwaige geforderte weitere Nachweise oder Arbeitsproben

Optional können diese weiteren Bestandteile in einer Bewerbung enthalten sein:

• Deckblatt
• Motivationsschreiben
• Kurzprofil
• Anlagen in Form von Nachweisen, die nicht explizit gefordert sind, etwa Nachweise über Sprachkenntnisse oder Weiterbildungen

Wer gerade erst aus seinem letzten Job ausgeschieden ist, hat den ehemaligen Arbeitgeber möglicherweise noch nicht um ein Arbeitszeugnis gebeten. Daran sollte frühzeitig gedacht werden, weil es eine Weile dauern kann, bis das erwünschte Dokument dann auch tatsächlich vorliegt.

Auch ein aktuelles und ansprechendes Bewerbungsfoto hat nicht jeder Bewerber immer vorrätig. Dann ist es Zeit, ein neues, professionelles Bild machen zu lassen. Am besten sucht man dafür einen Profi-Fotografen oder ein Fotostudio auf. Zwar kosten die Bilder dort mehr als in billigen Studios oder gar am Automaten, dafür macht sich der Unterschied in aller Regel in der Qualität der Fotos bemerkbar. Gerade das Bewerbungsbild trägt oft maßgeblich zum ersten Eindruck bei, den der Personaler vom Bewerber hat.

Bewerbung erstellen: Welche Unterlagen sind gefordert?

Im zweiten Schritt sollten die vorhandenen Unterlagen mit den in der Stellenanzeige geforderten Dokumenten verglichen werden. Nicht jeder Nachweis ist für jede Bewerbung sinnvoll. Wenn jedoch in der Stellenausschreibung explizit bestimmte Dokumente gefordert werden, sollten diese auch unbedingt in der Bewerbung enthalten sein.

Wer eine unvollständige Bewerbung abschickt, macht sich damit nicht nur unbeliebt beim potenziellen Arbeitgeber, sondern katapultiert sich im schlimmsten Fall auch direkt aus dem Rennen. Das ist insbesondere der Fall, wenn der Job sehr begehrt ist und es entsprechend viele Bewerber gibt.

Ebenfalls einen Hinweis darauf, welche Anlagen erforderlich sind, gibt die Stellenanzeige. Hier präzisiert das Unternehmen, welche Qualifikationen und Fähigkeiten es sich vom Bewerber wünscht. Diese sollten dann nicht nur als Stärken des Kandidaten in Lebenslauf und Anschreiben genannt, sondern auch durch die entsprechenden Nachweise belegt werden. Sie untermauern die Glaubwürdigkeit der Angaben des Bewerbers.

Mögliche weitere Bestandteile einer Bewerbung

Im nächsten Schritt geht es an das Verfassen von Anschreiben und Lebenslauf, möglicherweise auch von Deckblatt, Motivationsschreiben und Kurzprofil. Die drei letztgenannten Elemente sind jedoch entweder rein optional oder werden im Speziellen in Einzelfällen gefordert. Das gilt insbesondere für Motivationsschreiben, die oft bei Bewerbungen um ein Stipendium erforderlich sind.

Das Anschreiben ist neben dem Lebenslauf der für Personaler wichtigste Bestandteil einer Bewerbung. Hier macht der Bewerber auf maximal einer DIN-A4-Seite deutlich, warum er sich für den geeigneten Bewerber um die Stelle hält, was er der Firma zu bieten hat und warum er gerade dort tätig werden möchte. Auch Fähigkeiten und Qualifikationen, darunter Soft Skills, werden in diesem Zuge benannt.

Es ist unabdingbar, für jeden potenziellen neuen Arbeitgeber ein neues Anschreiben zu verfassen. Massen-Anschreiben, in denen nur der Adressat und dessen Kontaktdaten verändert werden, fallen meist sofort auf – und senken die Chancen eines Bewerbers um die Stelle in aller Regel beträchtlich.

Im Lebenslauf werden die Fähigkeiten und Qualifikationen des Bewerbers angegeben, die er im Laufe der Zeit erworben hat. Auch persönliche Daten gehören in dieses Dokument, das nicht mehr als zwei Seiten umfassen sollte. Berufliche Stationen werden ebenso tabellarisch gelistet wie praktische Erfahrungen, Schulbildung sowie mögliche Studien, Weiterbildungen, Sprach- und EDV-Kenntnisse, mögliche weitere Qualifikationen und Hobbies. Diese Erfahrungen werden in aller Regel anti-chronologisch, also im amerikanischen Stil, aufgezählt. Die zuletzt zurückliegende Station wird dabei an oberster Stelle genannt, absteigend gefolgt von den weiteren Erfahrungen. Auch ein professionelles Bewerbungsfoto gehört in den Lebenslauf.

Auch beim Lebenslauf ist es sinnvoll, das Dokument je nach Arbeitgeber etwas abzuändern. So kann der Bewerber gezielt auf die Anforderungen der Firma eingehen und beispielsweise in der Kurzbeschreibung seiner Tätigkeiten vor allem solche listen, die am ehesten von dem Unternehmen gewünscht sein könnten. Auch manche außerberuflichen Qualifikationen und Erfahrungen sind in der einen Bewerbung irrelevant, in der anderen unterstreichen sie hingegen die Eignung des Kandidaten.

Optionale Bestandteile beim Erstellen der Bewerbung: Deckblatt, Motivationsschreiben und Kurzprofil

Diese drei Dokumente sind meist optional – und unter Personalern umstritten. Ein Deckblatt etwa ist eigentlich nie gefordert. Es enthält auf einer Seite ein vergleichsweise großflächiges Bild des Bewerbers sowie seine Kontaktdaten. Auch die gewünschte Stelle kann hier noch einmal genannt werden. Es soll dem Personaler eine kurze Übersicht über den Bewerber liefern und den Wiedererkennungswert erhöhen. Umstritten ist es jedoch, weil sich die enthaltenen Informationen in aller Regel mit anderen Bestandteilen der Bewerbung doppeln – und somit aus Sicht vieler Personaler das Deckblatt redundant machen.

Ebenfalls in aller Regel von den Vorlieben des Bewerbers abhängig ist ein Kurzprofil. Hier kann der Bewerber in aller Kürze seine wichtigsten Vorzüge und Fähigkeiten darstellen. Dieses Dokument, das nicht länger als eine Seite sein sollte, ist wenig standardisiert, weshalb es dem Kandidaten obliegt, welche Informationen er hier unterbringen möchte. Auch die eigenen Vorstellungen von der Stelle können genannt werden, ebenso Interessen.
Auch das Kurzprofil ist unter Personalern umstritten. Ein Argument gegen das Kurzprofil lautet, dass der Bewerber in der Lage sein sollte, alle relevanten Aspekte in Anschreiben und Lebenslauf unterzubringen.

Das Motivationsschreiben sollte in der Regel nur erstellt werden, wenn es ausdrücklich gewünscht ist. Das kann insbesondere bei der Vergabe von Stipendien oder Studienplätzen der Fall sein. In diesem Dokument hat der Bewerber Platz, seine Motivation für Job, Stipendium oder Studienplatz darzustellen. Es geht also weniger darum, noch einmal zu begründen, was den Kandidaten befähigt, sondern um das, was er selbst mit der gewünschten Tätigkeit verbindet und warum ihm diese wichtig ist. Wenn es nicht explizit gefordert ist, macht ein Motivationsschreiben eigentlich nur dann Sinn, wenn der Bewerber das Gefühl hat, dass seine Bewerbung nicht überzeugend genug ist – etwa wegen mangelnder praktischer Erfahrungen oder bei einem Berufswechsel in eine andere Branche. Mit einem Motivationsschreiben kann der Bewerber versuchen, den Personaler doch von sich zu überzeugen.

Die Anlagen einer Bewerbung

Zu den wichtigsten Anhängen einer Bewerbung zählen ohne Zweifel Arbeitszeugnisse. Die jüngsten beruflichen Erfahrungen sollten auf diese Weise belegt werden. Unbedingt sollten daher alle Arbeitszeugnisse über die zuletzt ausgeführten Tätigkeiten vorhanden sein. Fehlen diese, fällt das in der Regel negativ auf – und so mancher Personaler fragt sich dann, was der Bewerber verschleiern möchte. Um den Umfang der Bewerbung nicht zu groß werden zu lassen, sollten nur etwa drei möglichst aktuelle Zeugnisse beigefügt werden. Das gilt auch für Referenzen und Empfehlungsschreiben, die für Freiberufler anstelle von Arbeitszeugnissen in Frage kommen. Auf Arbeitszeugnisse haben sie rechtlich keinen Anspruch.

Auch der Bildungsweg des Bewerbers sollte belegt werden – mit Schulzeugnissen für beruflich unerfahrene Kandidaten oder einem möglichen Studienabschluss. Der Nachweis über Letzteren kann auch noch beigefügt werden, wenn der Bewerber schon etwas länger im Berufsleben steht.

Weitere Nachweise können über Praktika, Weiterbildungen und Fortbildungen, Sprachkenntnisse oder andere Fähigkeiten erbracht werden. Auch mögliche geforderte Elemente wie Arbeitsproben oder ein polizeiliches Führungszeugnis können der Bewerbung beigefügt werden.

Das überzeugt Personaler besonders

Wenn es darum geht, den Personaler von der eigenen Befähigung für die gewünschte Stelle zu überzeugen, zählen nicht nur die „Hard Facts“ aus dem Lebenslauf. Zwar sind diese unzweifelhaft wichtig, relevant sind aber auch die Persönlichkeit des Kandidaten und seine Stärken. Auch der äußere Eindruck, den ein Bewerber mit seinen Bewerbungsunterlagen hinterlässt, kann entscheidend sein.

Es ist daher sinnvoll, eine optisch ansprechende und harmonische Bewerbung zu erstellen. Dazu kann der Bewerbung ein spezielles Design verpasst werden. Meist ist es sinnvoll, dies eher dezent zu halten. Über Formatierungsoptionen, Schriftart und -größe sowie Farben kann die Bewerbung individuell gestaltet werden. Dabei ist es wichtig, dass das Endergebnis den Bewerber reflektiert und er sich damit identifizieren kann. Mit Farben und auffälligen Design-Elementen sollte zurückhaltend umgegangen werden. Eine allzu knallige Bewerbung kommt in den meisten Branchen nicht gut an. Letztlich hängt es jedoch nicht nur an der Branche, sondern auch an der Persönlichkeit des Personalers, was bei diesem gut ankommt und was nicht.

Ein einmal gewähltes Design sollte sich, soweit möglich, durch die ganze Bewerbung ziehen. Dies gilt insbesondere auch für die Schriftart und -größe. Nicht zuletzt ist es wichtig, dass die Bewerbung übersichtlich und gut lesbar gestaltet ist. Wer auf diese Art eine ansprechende Bewerbung erstellt, kann sich von den Mitbewerbern um den Job positiv abheben.

Auch die Sorgfalt ist beim Erstellen von Bewerbungsunterlagen extrem wichtig. Dies bedeutet, die Bewerbung in jedem Fall gründlich Korrektur zu lesen, bevor sie abgeschickt wird. Rechtschreib- oder Grammatikfehler fallen jedem Personaler negativ auf. Wenn möglich, sollte zudem mindestens eine andere Person einen Blick auf die Bewerbungsunterlagen werfen. Meist sehen andere Menschen Fehler oder Ungereimtheiten, die dem Bewerber gar nicht (mehr) auffallen. Ebenfalls sollte gründlich geprüft werden, ob der Name des Ansprechpartners richtig geschrieben ist und dessen Kontaktdaten stimmen. Auch die eigenen Daten sollten selbstredend korrekt sein – und etwa kein Zahlendreher in der eigenen Telefonnummer vorhanden sein.

Wer seine Bewerbung postalisch verschickt, sollte zudem darauf achten, dass keine Knicke oder ähnliches vorhanden sind und die Druckqualität gut ist.

Um den Personaler zu überzeugen, ist es wichtig, die angegebenen Fähigkeiten, Soft Skills und Qualifikationen so plausibel wie möglich zu machen. Das gelingt am ehesten, indem konkrete Beispiele genannt werden. Eine reine Aufzählung angeblicher Soft Skills ist beispielsweise wenig überzeugend. Behaupten kann ein Bewerber schließlich vieles. Es sind die Beispiele, die ein konkreteres Bild und damit einen bleibenden Eindruck vom Bewerber beim Personaler hinterlassen.

Ebenfalls zwingend ist es, die Motivation, bei einem bestimmten Arbeitgeber zu arbeiten, zu erklären. Hierauf verwenden viele Bewerber zu wenig Mühe. Insbesondere aus Massen-Anschreiben geht diese Erklärung in aller Regel gar nicht hervor. Den meisten Personalern ist dieser Punkt jedoch sehr wichtig.

Auch die eigenen Stärken sollte der Bewerber konkret nennen. Falsche Bescheidenheit sollte er dabei nicht an den Tag legen, sondern sich als geeigneter Kandidat präsentieren und den Personaler davon überzeugen, dass er unbedingt zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden sollte. Zwar sollte man es auch nicht übertreiben, aber ein selbstbewusstes Auftreten in der Bewerbung kann die Chancen um den gewünschten Job enorm steigern.