E-Mail-Bewerbung: Anschreiben, Betreff & Anhang

Bewerbungen werden mittlerweise sehr häufig per E-Mail verschickt. Dabei gibt es im Vergleich zum postalischen Versand der Unterlagen einige wichtige Punkte zu beachten, damit die eigene Bewerbung nicht an Formfehlern scheitert.

Eine Bewerbung gehörte früher fein säuberlich einsortiert in eine makellose Bewerbungsmappe – und fand ihren Weg zum Adressaten in aller Regel postalisch. Immer häufiger ist eine Bewerbung per E-Mail oder über ein Upload-Portal nicht nur eine Option für den Bewerber, sondern sogar die präferierte Methode für Firmen, Bewerbungen zu empfangen. Dabei gilt es jedoch, einige Punkte zu beachten – wir haben die wichtigsten Tipps für Bewerber, wenn die Bewerbung per E-Mail verschickt wird.

Dabei setzt sich die E-Mail als Mittel der Wahl bei der Übermittlung der Bewerbung immer stärker durch. Manche Unternehmen akzeptieren hingegen postalische Bewerbungen gar nicht mehr. Für Bewerber ist dies einerseits bequem, andererseits gibt es bestimmte Regeln, die bei der Bewerbung per E-Mail beachtet werden müssen, damit die eigene Bewerbung nicht aufgrund der Nicht-Einhaltung bestimmter formaler Regeln negativ auffällt.

Was es bei der E-Mail-Bewerbung zu beachten gilt

Grundsätzlich gilt für eine Bewerbung, ganz egal, auf welchem Weg sie am Ende übermittelt wird: Sie sollte sorgfältig erstellt werden und vor dem Absenden am besten mehrfach und durch mehrere Personen Korrektur gelesen werden. Es sollte sichergestellt werden, dass keinerlei Rechtschreib- oder Grammatikfehler enthalten sind – diese sind für viele Personaler ein No-Go und können schon einmal dazu führen, dass die eigene Bewerbung keine Beachtung mehr findet. Durch Sorgfalt lässt sich das vermeiden.

Zugleich sollte besonders viel Akribie auf die Erstellung der beiden wichtigsten Dokumente der Bewerbung gelegt werden – dem Anschreiben und dem Lebenslauf. Hier gilt es, den Personaler mit Fakten, den eigenen Stärken und Qualifikationen zu überzeugen. Auch die Motivation, bei dieser bestimmten Firma zu arbeiten, sollte unbedingt vom Bewerber herausgestellt werden.

Im Gegensatz zur postalischen Bewerbung tauchen bei dem Versand einer Bewerbung per E-Mail jedoch für viele Bewerber ganz neue Fragen auf – vor allem in Bezug auf die Größe des Anhangs, den Betreff und der Frage, was in das eigentliche Textfeld der E-Mail geschrieben werden sollte.

Die Eigenheiten der E-Mail-Bewerbung

Wer seine Bewerbungsunterlagen vollständig zusammengestellt hat und sichergestellt hat, dass darin keine Fehler (mehr) zu finden sind, ist meist erleichtert, wenn er die Bewerbung endlich abgeschickt hat. Wenn dies digital geschieht, spielt das Format der Bewerbung eine wichtige Rolle. Fast alle Arbeitgeber legen Wert darauf, dass die Bewerbungsunterlagen nicht gestückelt in mehrere Dokumente bei ihnen ankommen. Aus Gründen der Übersichtlichkeit sollte die Bewerbung daher als ein einziges PDF-Dokument versandt werden.

Verschiedene Textdokumente, die in ein PDF umgewandelt werden, können leicht zusammengefügt werden – meist per schlichtem Drag and Drop. Wenn eines der PDF-Dokumente geöffnet ist – praktischerweise die designierte erste Seite der Bewerbung, also das Anschreiben – können über die eingeblendete Miniatur-Leiste weitere PDF-Dokumente eingefügt werden. Das PDF muss anschließend nur noch gespeichert werden.

Bei einem E-Mail-Versand der Bewerbung sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass die Dateigröße einen gewissen Rahmen nicht übersteigt. Meist liegt der, je nach Arbeitgeber, irgendwo zwischen drei und fünf Megabyte. Wer auf der sicheren Seite sein möchte, sorgt dafür, dass das PDF-Dokument nicht größer ist als drei Megabyte. Häufig ist die maximal zulässige Größe für die Bewerbung jedoch auch in der Stellenausschreibung vermerkt. Daran sollte sich der Bewerber in jedem Fall halten.

An dieser Stelle stehen viele Bewerber vor einem Problem, denn gerade, wenn viele Dokumente eingefügt werden, ist ein PDF leicht sehr viel größer als drei MB. Insbesondere die Auflösung von eingescannten Dokumenten spielt hier eine große Rolle. Um die Größe des Bewerbungs-PDFs gering zu halten, ist es sinnvoll, die Qualität schon beim Scan herabzusetzen. Darunter sollte die Lesbarkeit jedoch nicht leiden. Alternativ können bereits eingescannte oder anderweitig vorhandene Dokumente auch nachträglich in ihrer Größe verkleinert werden.

Dazu gibt es zum einen spezielle Computerprogramme. Auch über bestimmte Kniffe beim Speichern eines Dokuments ist dies möglich – etwa in einem Word-Dokument oder über die Optionen im PDF-Dokument. Eine ZIP-Datei sollte hingegen nicht erstellt werden. Hier ist die Gefahr zu groß, dass der Ansprechpartner sie nicht öffnen kann und die eigene Bewerbung somit durch technische Mängel unter den Tisch fällt.

Schließlich sollte das Bewerbungs-PDF einen aussagekräftigen Namen enthalten – etwa „Bewerbung_KMüller“ oder „KMüller_Marketingleitung_Bewerbung“. So ist es für den zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung einfacher, die Bewerbung auch später noch korrekt zuzuordnen.

Einen aussagekräftigen Betreff wählen und das Textfeld der E-Mail füllen

Wenn schließlich die eigene Bewerbung in einem PDF-Dokument zusammengefasst ist, das eine gewisse Größe nicht überschreitet, geht es an den eigentlichen Versand der Bewerbung per E-Mail.

Nun muss zunächst ein geeigneter, aussagekräftiger Betreff für die E-Mail gewählt werden. In der Regel ist dies analog zum Betreff im Anschreiben, also etwa „Bewerbung als Marketing-Leiter“. Hier ist es wichtig, möglichst alle relevanten Informationen zur offenen Stelle einzubinden. In jedem Fall sollte das Wort „Bewerbung“ im Betreff der E-Mail an die Personalabteilung oder den Ansprechpartner auftauchen.

Es sollte für den Adressaten möglichst einfach sein, die eigene Bewerbung zuzuordnen und entsprechend, falls nötig, an den richtigen Ansprechpartner weiterzuleiten.

Im nächsten Schritt muss der Bewerber eine Entscheidung darüber treffen, wie er mit dem Textfeld der E-Mail verfährt. Dabei hat er zwei Optionen. Entweder, er kopiert den Text des Anschreibens in die E-Mail hinein. Auf Ort, Datum und Kontaktdaten von Empfänger und Sender sollte in diesem Fall entsprechend verzichtet werden. Auch die Betreffzeile entfällt dann. Sie ist bereits durch den Betreff der E-Mail abgedeckt.

Alternativ kann sich der Kandidat dafür entscheiden, alle Dokumente der Bewerbung als PDF anzuhängen und im Textfeld der E-Mail lediglich auf seine Bewerbung zu verweisen. Hier reicht ein kurzer Text mit einem entsprechenden Hinweis, der alle relevanten Informationen enthalten sollte.

Ein Beispiel:
„Sehr geehrte Frau [Name],
anbei sende ich Ihnen meine Bewerbung für die von Ihnen ausgeschriebene Stelle als [Stellenbezeichnung]. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und verbleibe
mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname].“

Alternativ kann der Bewerber hier noch etwas ausführlicher werden, etwa so:
„Sehr geehrter Herr [Name],
anbei sende ich Ihnen meine Bewerbung um die offene Stelle als [Stellenbezeichnung] bei Ihrer Firma. Hierin erläutere ich Ihnen, warum ich der passende Bewerber für die Position bin. Ich freue mich darauf, Sie persönlich kennenzulernen.
Mit freundlichen Grüßen
[Vorname Nachname].“

Welche Variante sinnvoller ist, darüber herrschen unterschiedliche Ansichten. Manche Personaler bevorzugen es, wenn das Anschreiben schon im Textfeld der E-Mail zu lesen ist. Andere mögen es nicht, dort bereits zu viel Text lesen zu müssen. Zudem lässt sich das Anschreiben leichter formatieren, wenn es in der eigentlichen Bewerbung enthalten ist. Wird die E-Mail firmenintern weitergeleitet, besteht zudem die Gefahr, dass das Anschreiben dabei verloren geht.

Schließlich sollte im Textfeld der E-Mail auch die Signatur des Bewerbers enthalten sein. Zwar sind diese Daten auch in der eigentlichen Bewerbung enthalten, es schadet jedoch nicht, diese dem Personaler auch in der E-Mail auf einen Blick zu präsentieren. Name, Adresse, Telefonnummer(n) und, je nach ausgeschriebener Position, auch der Link zur eigenen Homepage oder zu Social-Media-Accounts sollten hier enthalten sein.

E-Mail-Bewerbung: Vorteile für den Bewerber – und neue Hürden

In vielerlei Hinsicht hat die Bewerbung per E-Mail nicht nur für ihren Adressaten, sondern auch für den Bewerber Vorteile. So ist eine kurzfristige Bewerbung leichter möglich als wenn der Kandidat noch den Postweg seiner Unterlagen in die Frist zur Einreichung der Bewerbung einkalkulieren muss. So lässt sich eine Bewerbung beispielsweise auch abends erledigen und abschicken – ganz unabhängig von den Versandzeiten der Post.

Auch ist die Erstellung einer digitalen Bewerbung vergleichsweise einfach, schließlich muss nichts gedruckt werden. Davon profitieren insbesondere Menschen, die keinen Drucker zuhause haben und ihre Bewerbung ansonsten umständlich, etwa in einem entsprechenden Laden, ausdrucken müssten. Im Vergleich zur postalischen Bewerbung ist eine E-Mail-Bewerbung zudem deutlich günstiger. Weder muss Porto bezahlt werden – was insbesondere bei sehr vielen Bewerbungen doch deutlich ins Gewicht fallen kann –, noch muss für jede Bewerbung eine Bewerbungsmappe angeschafft werden. Auch die Druckkosten können durch eine rein digitale Bewerbung gespart werden.

Viele Firmen bevorzugen es, alle erforderlichen Unterlagen digital vorliegen zu haben. Mit einer E-Mail-Bewerbung ist es nicht mehr nötig, die Bewerbungen der Kandidaten einzuscannen. Zudem können alle Unterlagen einfach mit einem Mausklick an den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden.

Eine Bewerbung per E-Mail hat jedoch nicht nur Vorteile. So ist es möglich, dass die Bewerbung aufgrund von Problemen mit dem eigenen Postfach oder dem Postfach des Empfängers nicht oder nur verzögert ankommt. Hier empfiehlt es sich, den korrekten Versand der E-Mail samt aller erforderlichen Anhänge nach dem Abschicken der Mail noch einmal zu überprüfen. Auch die Gefahr, an den bereits beschriebenen Formfehlern zu scheitern, ist gegeben.

Auch Online-Bewerbungen werden immer häufiger

Neben der E-Mail-Bewerbung ist insbesondere die Bewerbung über ein Online-Portal auf dem Vormarsch. Über entsprechende Seiten, für die meist eine Anmeldung erforderlich ist, können Bewerber ihre Unterlagen meist einzeln in dafür vorgesehene Felder hochladen. So gibt es beispielsweise unterschiedliche Upload-Slots für das Anschreiben, den Lebenslauf sowie meist für einige weitere Anlagen oder bestimmte geforderte Unterlagen.

Der Vorteil gegenüber der Bewerbung per E-Mail ist der, dass die einzelnen Dokumente meist eine größere Dateigröße aufweisen können. Im Gegensatz zur E-Mail-Bewerbung, die in aller Regel in einem einzigen PDF-Dokument zusammengefasst versandt wird, bezieht sich die Beschränkung der Dateigrößen hier auf jeden einzelnen Bestandteil. Meist bleibt dabei für den Bewerber mehr Spielraum.

Manchmal ist das Hochladen von Dokumenten bei dieser Form der Online-Bewerbung jedoch gar nicht mehr vorgesehen, sondern der Bewerber wird aufgefordert, entsprechende Fragen zu seinem Hintergrund und Werdegang direkt auf der betreffenden Homepage zu beantworten. Hier kann in aller Regel zwischengespeichert werden, so dass die eigenen Angaben nach und nach weiter bearbeitet werden können. Auch ist es häufig möglich, die eigene Bewerbung noch nach dem Absenden dieser zu bearbeiten – sofern der Adressat diese noch nicht aufgerufen hat.

Besonderheit: Initiativbewerbung per E-Mail verschicken

Initiativbewerbungen werden vergleichsweise selten geschrieben – dabei sind die Chancen für den Bewerber, einen Job zu bekommen, unter Umständen sogar höher als bei einer Bewerbung um eine ausgeschriebene Stelle. Das hängt damit zusammen, dass auf diese Weise mit etwas Glück Jobs ergattert werden können, die noch gar nicht ausgeschrieben sind. Zudem unterstreicht der Bewerber mit einer Initiativbewerbung seine Motivation, bei der angeschriebenen Firma tätig zu werden – schließlich möchte er dort so gerne arbeiten, dass er sich dort bewirbt, obwohl offiziell keine vakanten Positionen zu besetzen sind.

Selbst wenn die Personalabteilung zu diesem Zeitpunkt tatsächlich keine passenden Stellen zu besetzen hat – oft bleibt die Initiativbewerbung im Gedächtnis. Wenn doch etwas frei wird, stehen die Chancen des Initiativbewerbers gut, zum Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden. In jedem Fall werden Initiativbewerbungen aufmerksam gelesen.

Auch Initiativbewerbungen werden mittlerweile ganz überwiegend per E-Mail verschickt. Da die Stelle jedoch nicht ausgeschrieben ist, ist es für den Bewerber schwieriger, herauszufinden, an wen er die Bewerbung richten soll. Unter Umständen kann eine andere offene Position bei diesem Unternehmen, die ausgeschrieben ist, weiterhelfen – wenn die E-Mail-Adresse, die dort als Kontakt angegeben ist, darauf hindeutet, dass es sich dabei um einen Kontakt handelt, der für Bewerbungen zuständig ist – etwas personal@lebenslauf.net oder jobs@lebenslauf.net.

Vielversprechender ist es jedoch, den richtigen Ansprechpartner in Erfahrung zu bringen. Dies lässt sich meist mit einem kurzen Telefonat klären. Wer so vorgeht, stellt sicher, dass die Bewerbung nicht untergeht, weil sie im falschen oder ungeeigneten E-Mail-Postfach gelandet ist.