Achtung Zeitfresser: So können Sie Zeit sparen!

Manche Menschen erledigen ihre Aufgaben zügig, während andere scheinbar ewig an bestimmten Dingen sitzen. Wie schnell jemand Dinge abhaken kann, hängt nicht nur davon ab, wie viel er zu tun hat. Entscheidend ist auch, ob er seine Zeit optimal nutzt. Dabei lauern im Job, dem Studium oder in der Freizeit immer wieder Zeitfresser, die Ihnen Ihre Zeit rauben können. Welche Zeitfresser es gibt, wie Sie Zeitfresser erkennen und was Sie dagegen tun können erfahren Sie hier.

Was sind Zeitfresser?

Zeitfresser definiert der Duden als „Vorgehensweise, Einrichtung, Gewohnheit o. Ä., die [mehr oder weniger unbemerkt] viel Zeit kostet“. Damit sind Zeitfresser – auch bekannt als Zeiträuber oder Zeitdiebe – einerseits Dinge, mit denen generell und unweigerlich ein hoher Zeitaufwand verbunden ist. Andererseits können auch Tätigkeiten damit gemeint sein, die einem unnötig viel Zeit rauben. Ohne die Zeiträuber wäre man dann schneller. In solchen Fällen sind Zeitfresser meist Ablenkungen, die Zeit kosten und einen aus dem Fokus herausreißen, oder umständliche Vorgehensweisen.

Unterschieden werden können innere und äußere Zeitfresser. Äußere Zeitfresser ergeben sich von außen. Damit können zum Beispiel Kollegen gemeint sein, die immer wieder ungebeten ins Büro schneien und Sie immer wieder beim konzentrierten Arbeiten stören. Oder eingehende Telefonate. Innere Zeitfresser ergeben sich durch Ihre Herangehensweise. Das kann mit der Art und Weise zusammenhängen, wie Sie Ihre Arbeit angehen, aber auch mit Ihrer Konzentrationsfähigkeit in bestimmten Momenten.

Zeitfresser: Beispiele

Egal, ob im Job, im Studium oder bei der Gestaltung der Freizeit: Zeitfresser lauern überall. Wohl niemand entscheidet sich freiwillig und in vollem Bewusstsein darüber, seine Zeit zu verplempern – vor allem nicht, wenn er dadurch insgesamt länger zu tun hat. Dabei können die Dinge, die einen vom Wesentlichen ablenken, ganz unterschiedlicher Natur sein. Hier finden Sie eine Zeitfresser-Liste mit Beispielen für häufige Zeiträuber:

• Smartphones sind wahre Zeitfresser. Wie oft scrollt man sich gedankenlos durch Social-Media-Feeds oder googelt etwas, das einen eigentlich gar nicht interessiert – weil man das Handy eben gerade in der Hand hat und der Drang, sich weiter damit zu beschäftigen, stark sein kann. Das gilt besonders, wenn Sie sich damit vor weniger aufregenden Aufgaben drücken.
• Soziale Netzwerke werden gerne zur Ablenkung genutzt, wenn man sich auf die eigentliche Arbeit gerade nicht konzentrieren kann. In den endlosen Feeds kann man sich verlieren, oder über ein Profil zum nächsten gelangen – bis man sich irgendwann Urlaubsfotos von Fremden anschaut und sich fragt, warum eigentlich.
• „Was ist eigentlich…“ oder auch „Was macht eigentlich…“ – Solche Fragen können der Anlass sein, „nur mal schnell“ etwas zu googeln. Meistens Dinge, die einen eigentlich nicht sonderlich interessieren, die aber interessanter sind als das, wovor man sich damit drückt.
• Unterhaltungen mit Kollegen sind oft ein Zeitfresser bei der Arbeit. Gute Beziehungen zu den Kollegen sind natürlich wichtig, aber mit den Kollegen den neusten Klatsch und Tratsch auszutauschen sorgt nicht dafür, dass Ihre Arbeit schneller geschafft ist.
• E-Mails sind ein weiterer Klassiker auf der Zeitfresser-Liste. Ein Pop-Up-Fenster, das Sie über eine eingehende E-Mail informiert, reißt Sie sehr wahrscheinlich aus Ihrem Fokus. Ebenso kostet es Zeit, E-Mails zu lesen und zu beantworten.
• Telefonate zählen ebenfalls zu den Zeiträubern im Job. Das gilt vor allem für Telefongespräche, die nicht von Ihnen ausgehen und bei denen die andere Person unnötig lange redet.
• Meetings können ein veritabler Zeitfresser sein. Viele Meetings sind unnötig lang und verlaufen unproduktiv. Noch schlimmer sind Meetings, bei denen es um Dinge geht, die einen eigentlich gar nicht direkt tangieren – wo aber die eigene Anwesenheit trotzdem erwartet wird.
• Lärm ist ein Problem, wenn man sich auf etwas konzentrieren muss. Wenn Sie zum Beispiel in einem Großraumbüro arbeiten, kann es sein, dass Sie für viele Aufgaben viel länger brauchen als Sie müssten, weil es ständig laut um Sie herum ist.
• Mangelnde Organisation kann Ihnen ebenfalls Zeit rauben. Wenn Sie kopflos vorgehen und Ihre Arbeit nicht klar strukturieren, steht das einem fokussierten, zügigen Arbeiten im Weg.
• Unordnung macht es Ihnen nicht nur schwer, benötigte Unterlagen oder Gegenstände schnell zu finden. Sie kann auch ablenken und die Konzentration stören.
• Multitasking ist keine gute Möglichkeit, vieles auf einmal zu schaffen. Es geht nämlich nur vermeintlich schnell; tatsächlich dauert es meist sogar länger. Der Grund: Das Gehirn ist nicht dazu in der Lage, sich mehreren anspruchsvollen Tätigkeiten gleichzeitig zu widmen. Es schaltet vielmehr ständig hin und her, wodurch es schwierig bis unmöglich wird, sich in eine Sache so zu vertiefen, dass Sie in einen Flow kommen.
• Perfektionismus kann zwar für gute Ergebnisse sorgen, Sie auf dem Weg dorthin aber länger als nötig aufhalten. Wenn Sie zum Beispiel jede E-Mail fünfmal lesen, bevor Sie sie abschicken, dauert die Kommunikation länger.
• Überstunden können ebenfalls ein Zeitfresser sein. Das liegt daran, dass Sie anschließend weniger Zeit für Erholung und Schlaf haben. Dadurch sind Sie am nächsten Tag wahrscheinlich wieder kaputt, können sich wieder schlecht konzentrieren und brauchen wieder länger – und der Teufelskreis geht weiter.

Darum sind Zeitfresser so ein Problem

Manche Zeitfresser lassen sich nicht vermeiden. Manchmal hat man Aufgaben zu erledigen, die naturgemäß länger dauern – meist sind es zugleich monotone, langweilige Aufgaben. Wenn diese Dinge erledigt werden müssen, führt trotzdem kein Weg um sie herum. Andere Zeitfresser sind unnötig, weil wir uns davon ablenken lassen und sie keinen tieferen Zweck erfüllen. Genau diese Arten von Zeiträubern sind ein Problem, und zwar nicht nur im Beruf, sondern auch im Privatleben.

Im Beruf führen Zeitfresser dazu, dass Sie für Ihre Arbeit länger brauchen als nötig. Das kann Überstunden notwendig machen, in denen der Drang, sich abzulenken, womöglich noch größer ist, weil Ihre Konzentrationsfähigkeit gleich null ist. Die Folge: Die Arbeit zieht sich wie Kaugummi und Sie haben das Gefühl, gar nichts erledigt zu bekommen.

Das ist demotivierend, frustrierend und kann es sehr schwer machen, konzentriert am Ball zu bleiben. Wenn Sie am Ende eines langen Tages endlich nach Hause gehen, sind Sie nicht nur erschöpft, Ihnen bleibt auch weniger Freizeit, in der Sie Ihre Ressourcen wieder aufladen könnten. Das kann nicht nur Ihre Unzufriedenheit und Ihren Stress erhöhen, es kann auf Dauer auch krank machen.

Zeitfresser im Alltag als Hindernis für die Erholung

Auch in der Freizeit können Zeitfresser ein Problem werden. Freie Zeit ist für viele berufstätige Menschen ein rares Gut. Hat man dann endlich Freizeit, beschäftigt man sich oft mit dem buchstäblich Naheliegenden – dem Handy. Mit Instagram, Facebook und Co können Sie viel Zeit verbringen, fühlen sich danach aber wahrscheinlich nicht unbedingt gut. Viele Menschen empfinden die Zeit auf sozialen Netzwerken zumindest rückblickend als auslaugend und nicht gewinnbringend.

Trotzdem ist der Drang, zum Handy zu greifen, für viele Menschen groß. Handys machen süchtig, weil beim Scrollen Dopamin ausgeschüttet wird. Dadurch wird das Belohnungszentrum im Gehirn aktiviert. Genau das ist der Grund, warum wir oft sofort nachsehen, wer uns geschrieben hat oder welche Mitteilung das Handy von sich gegeben hat.

Der Drang, sich mit unproduktiven Zeitfressern abzulenken, ist während der Freizeit besonders groß, wenn man Dinge zu erledigen hat, die wenig Freude bereiten. Statt zu saugen hängen wir dann lieber auf dem Sofa und checken zum x-ten Mal Instagram. Dabei wird das schlechte Gewissen aber immer größer – und wirklich genießen werden Sie die Zeit am Handy sicherlich auch nicht. Am Ende fehlt Ihnen die Zeit dann, um sich wirklich schönen Dingen zu widmen.

Zeitfresser eliminieren: So geht’s

Wie kann man Zeitfressern am besten begegnen – und verhindern, dass einem Dinge völlig unnötigerweise die Zeit rauben? Das hängt davon ab, um was für eine Art von Zeitfresser es sich handelt. In erster Linie ist wichtig, dass Sie wissen, dass bestimmte Dinge Sie viel Zeit kosten. Oft bemerkt man das nämlich gar nicht. Wenn Sie am Ende des Tages nicht wissen, wo eigentlich die Zeit hin ist, schreiben Sie einfach mal einen Tag lang minutiös alles auf, was Sie machen – auch die Dinge, denen Sie sich „nur mal kurz zwischendurch“ widmen. Womöglich sind Sie erstaunt, wie viel Zeit diese Dinge Sie in der Summe kosten.

Nachdem Sie die wichtigsten Zeitfresser identifiziert haben, können Sie sich Strategien überlegen, um sie zu eliminieren. Dabei hängt es von der Art des Zeitfressers ab, wie Sie ihm am besten begegnen können:

• Sie lenken sich ständig ab, indem Sie Dinge googeln, Nachrichtenseiten checken oder sich durch soziale Netzwerke scrollen, weil Sie sich nicht mehr konzentrieren können: Machen Sie regelmäßig Pausen und gehen Sie dann nach Möglichkeit raus an die frische Luft. Alternativ sollten Sie in Ihren Pausen wenigstens Lüften und den Arbeitsplatz kurz verlassen.
• Gegen Ablenkungen im Internet kann es auch hilfreich sein, das Internet vorübergehend auszuschalten, wenn Sie es nicht für Ihre Arbeit benötigen.
• Unterhaltungen mit Kollegen sind ein typischer Zeitfresser im Büro. Machen Sie doch gemeinsam Mittags- oder eine Kaffeepause, statt auf dem Flur zusammenzustehen. Oder treffen Sie sich nach Feierabend.
• Mails sind ein weiterer typischer Zeitfresser im Arbeitsalltag. Das liegt auch daran, dass jede eingehende Mail einen aus der aktuellen Aufgabe herausreißen kann. Gewöhnen Sie sich an, Mails nur periodisch zu checken und zu beantworten. In der Zwischenzeit machen Sie Ihr E-Mail-Programm aus.
• Das Handy lenkt ab – vor allem, wenn es vor Ihnen auf dem Tisch liegt. Es kann Studien zufolge selbst dann die Konzentration stören, wenn damit gar nichts passiert. Verstauen Sie es deshalb an einem Ort, den Sie nicht direkt im Blick haben, schalten Sie es auf lautlos oder gleich ganz aus.
• Sie haben das Gefühl, unstrukturiert vorzugehen? Dann kann eine tägliche und/oder wöchentliche To-do-Liste helfen, alles im Blick zu behalten.

Tipps für ein gutes Zeitmanagement

Wenn Sie immer wieder mit Zeitfressern zu kämpfen haben, kann es sich lohnen, sich grundsätzlich Gedanken über Ihr Zeitmanagement zu machen. Dabei sind To-do-Listen sehr hilfreich – aber nur, wenn sie richtig eingesetzt werden. Schreiben Sie für jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat auf, was Sie erledigen möchten.

Belassen Sie es bei den wichtigsten Dingen und achten Sie darauf, dass Ihre To-do-Listen realistisch sind, Sie also tatsächlich alles schaffen können. Es ist sinnvoll, die einzelnen Punkte auf der Liste nach Prioritäten zu ordnen. Falls die Zeit doch knapp wird, wissen Sie, womit Sie anfangen müssen.

Vielleicht stellen Sie fest, dass es Aufgaben gibt, die Sie immer wieder auf die nächste To-do-Liste verschieben. Das sollten Sie nicht tun. Fragen Sie sich lieber, warum diese Dinge einfach nicht erledigt werden. Wirken Sie kaum machbar? Wissen Sie nicht, wo Sie anfangen sollen? Oder haben Sie einfach keine Lust? Es kann in solchen Fällen helfen, die Dinge möglichst konkret zu benennen und eine größere Aufgabe in mehrere Zwischenziele zu unterteilen.

Zu wenig Schlaf kann die Konzentrationsfähigkeit beeinträchtigen

Wichtig ist auch, dass Sie wissen, wann Sie Ihre produktivsten und wann Ihre weniger produktiven Zeiten sind. Dann können Sie Ihre Aufgaben entsprechend verteilen. Wenn Sie sich gut konzentrieren können, machen Sie Dinge, die anspruchsvoll und wichtig sind. Während Konzentrationstiefs können Sie dann zum Beispiel administrative Dinge erledigen, etwa Planung oder Mails beantworten.

Viele Menschen haben im Arbeitsalltag viel Stress. Eine Fülle an Dingen, die zu erledigen sind, kann schnell überfordernd wirken. Machen Sie deshalb eines nach dem anderen, statt kopflos alles parallel machen zu wollen. Nach und nach werden Sie Ihre To-dos abarbeiten; bleiben Sie ruhig und machen Sie einfach weiter. Vergessen Sie nicht, ausreichend Pausen zu machen. Niemand kann sich stundenlang ununterbrochen konzentrieren.

Bei der Arbeit spielt auch Ihre unmittelbare Umgebung eine nicht zu unterschätzende Rolle. Wenn es um Sie herum aufgeräumt ist und wenig herumsteht, wird es Ihnen leichter fallen, fokussiert zu arbeiten.

Achten Sie auch auf genügend Schlaf. Wer zu wenig schläft, kann sich schlechter konzentrieren und weniger effektiv arbeiten. Mit anderen Worten: Wenn Sie weniger schlafen, brauchen Sie länger, haben weniger Freizeit und bekommen anschließend wieder zu wenig Schlaf.

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