Teamsitzungen: Darum sind sie so wichtig

Teamsitzungen erfreuen sich häufig nur wenig Beliebtheit. Viele Mitarbeiter empfinden solche Zusammenkünfte als Zeitverschwendung. Die Sitzungen dauern lange, sind frustrierend oder führen nicht zum Ziel. Trotzdem sind regelmäßige persönliche Treffen auch in digitalen Zeiten wichtig. Denn gute Teamsitzungen sind viel mehr als nur ein reiner Informationsaustausch. Wenn sie klug und umsichtig geplant werden, leisten sie einen Anteil am Erfolg eines Unternehmens. Worauf Sie bei der Planung einer Teamsitzung achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Teamsitzung: Warum ist sie so bedeutend?

Engagierte und motivierte Mitarbeiter bewältigen ihre Aufgaben nachweislich besonders gut. Oft dann, wenn sie in ein Team eingebunden sind, das ein gemeinsames Ziel verfolgt. Teamarbeit steigert die Effektivität jedoch nur dann, wenn es eine gemeinschaftliche Basis gibt. Zu dieser gehört, dass das Miteinander möglichst konfliktfrei funktioniert. Und genau hier kann eine wertschätzend verlaufende Teamsitzung einen Beitrag leisten.

Denn Teamsitzungen helfen nicht nur bei betrieblichen Abstimmungsprozessen, sondern wirken bestenfalls positiv auf die Teamkultur. Das funktioniert dann besonders gut, wenn jede Teamsitzung ein konkretes Ziel verfolgt. Wenn du eine Teamsitzung planst, solltest du vorab also folgende Fragen beantworten können:

Was soll erreicht werden?
Wie kann ich die einzelnen Mitarbeiter am besten in die Teamsitzung integrieren?
Kann die Teamsitzung dazu beitragen, den Zusammenhalt im Team zu stärken?

Teamsitzungen gestalten: Warum Teamsitzungen oft unbeliebt sind

Teamsitzungen helfen also, Bindungen zwischen Mitarbeitern zu stärken. Voraussetzung für den Erfolg von Besprechungen ist, dass diese genau geplant werden. Das ist jedoch gar nicht so einfach und daher sehen Teamsitzungen häufig noch so aus, dass die Mitarbeiter stundenlang zusammensitzen, am Ende aber nur wenig Substanzielles dabei herausgekommen ist.

Es gibt viele Ursachen, warum eine Besprechung nicht den erwünschten Erfolg bringt. In manchen Fällen zehrt eine Teamsitzung sogar an den Kräften der Beteiligten. Nach dem Meeting müssen sich die Mitarbeiter erst einmal erholen. Das ist natürlich so ziemlich das Gegenteil von dem, was der Vorgesetzte mit der Teamsitzung erreichen wollte.

Ein Grund dafür, dass die Sitzung nicht so verlaufen, wie man es sich vorstellt, ist die Wahl des Zeitpunkts: Wenn Sie eine Besprechung auf den späten Nachmittag legen, sind ihre Teamkollegen nach einem langen Arbeitstag oft unkonzentriert und müde. Oft sind Teamsitzungen auch unnötig lang oder verlaufen chaotisch, weil eine vernünftige Struktur fehlt.

Teamsitzungen gestalten: häufige Fehler

Bereits bei den Vorbereitungen passieren oft Fehler, die sich bei besserer Planung vermeiden lassen:

Sie berufen Teamsitzungen zu kurzfristig ein.
Sie versäumen es, für ein gutes Arbeitsklima zu sorgen (ungeeignete Räumlichkeiten, schlechte Raumluft…).
Es gibt keinen Entscheidungsträger

Der Erfolg einer Besprechung hängt nicht nur von den Vorbereitungen ab, sondern auch vom Ablauf der Sitzung. So können Teamsitzungen daran scheitern, dass die Moderation nicht optimal abläuft. Noch schlimmer ist es, wenn niemand die Moderation übernimmt und die Sitzung fast schon chaotisch endet.

Ein weiterer Fehler, der sich negativ auf den Ablauf der Teamsitzungen auswirkt, sind Konflikte unter den Beteiligten oder langwierige Diskussionen, die nur selten zu einem echten Ergebnis kommen.

Hauptaugenmerk der Person, die die Teamsitzung verantwortet, sollte daher darin liegen, das Meeting so zu gestalten, dass es den Beteiligten einen Motivationsschub gibt – anstatt Motivation zu rauben.

Vorbereitung der Teamsitzung: alle ins Boot holen

Ein Patentrezept für eine erfolgreiche Teamsitzung gibt es leider nicht. Das liegt daran, dass sich die Besprechung stets an den Gegebenheiten ausrichten muss. Sind viele Teilnehmer passiv oder lustlos, sind andere Strategien gefragt als in einer Runde voller Selbstdarsteller. Heißt konkret: Derjenige, der die Teamsitzung vorbereiten möchte, sollte sich zunächst Gedanken über die verschiedenen Persönlichkeiten machen, die an dem Meeting teilnehmen werden.

Denn kommt es ganz schlimm, sind Meetings auch von Feindseligkeiten und Rivalitäten unter Kollegen geprägt. Dann muss man versuchen, in der Sitzung diese Konflikte nicht eskalieren zu lassen. Auch das will bei der Vorbereitung bedacht werden.

In wieder anderen Fällen sind die Teilnehmer einfach lustlos und bringen sich nicht mit eigenen Ideen ein. Sie warten vielmehr förmlich ab, bis die Sitzung endlich vorbei ist und sie wieder ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen können.

Das ist natürlich nicht Sinn und Zweck der Veranstaltung. Daher liegt es am Teamleiter, diese individuellen Gegebenheiten schon im Voraus zu bedenken. Der Teamleiter muss also in der Lage sein, sich in die einzelnen Teilnehmer hineinzuversetzen. Im Idealfall schafft er es, die jeweiligen Befindlichkeiten so zu lenken, dass daraus etwas Positives für die gesamte Gruppe entstehen kann.

In jedem Fall hilft es, wenn Teamsitzung folgende Kriterien erfüllen:

Es wird keine Zeit vergeudet.
Jeder Teilnehmer bekommt die Chance, seine Meinung zu äußern.
Die Themen sind transparent aufgearbeitet und werden schon vor dem Meeting kommuniziert.
Alle Teilnehmer haben ausreichend Zeit, sich vorzubereiten und bei Bedarf Fakten zu recherchieren.
Die Themen sind für alle Teilnehmer sinnvoll und relevant.
Entscheidungen werden getroffen, indem sich die relevanten Personen an einer Diskussion beteiligen und ihre Meinung und Sichtweise einbringen.

Teamsitzungen gestalten: Denken Sie auch an Formalien

Bedenken Sie, dass eine sinnvolle Gestaltung einer Besprechung aus vielen Facetten besteht. Diese beginnt bereits mit den vorbereitenden Formalien.

Die Vorbereitung einer Teamsitzung und ihr formaler Ablauf umfasst zum Beispiel folgende Aspekte:

Vor der Teamsitzung	Während der Teamsitzung
rechtzeitige Einladung	pünktlich beginnen
eventuell Vollmachten von Abwesenden einholen, falls es zu Wahlen kommt	anwesende Teilnehmer protokollieren
Protokoll der letzten Sitzung kontrollieren	Aufgaben verteilen (Protokoll, Sitzungsleiter…)
Festlegung des Zeitrahmens	Verspätungen von Kollegen vermerken
Materialbeschaffung für die Teamsitzung (Protokoll, Vorlage)	Einhaltung der Tagesordnung und der inhaltlichen Struktur
Tagesordnung erstellen und mit Teilnehmern abstimmen	Zeitmanagement einhalten

Neben formalen Faktoren scheitern ideale Teamsitzungen oft an folgenden Faktoren:

Andere Meinungen haben kein Gewicht.
Der Teamsitzungsleiter und Mitarbeiter nutzen die Besprechung zur Selbstinszenierung.
Die vorbereiteten Themen geraten aus dem Fokus.
Es kommt zu keinen Entscheidungen oder diese werden nicht umgesetzt.
Die Mitarbeiter bringen sich nicht oder zu wenig ein.
Die Entscheidungen stehen längst fest und die Teamsitzung ist überflüssig.

Vorlage für ein Protokoll bei einer Teamsitzung

Um Ihnen ein paar Formalitäten abzunehmen, können Sie sich an unserem Protokoll für eine Teamsitzung orientieren und es für Ihre Zwecke abwandeln:

Protokoll der Teamsitzung vom Datum, Ort

Hauptthema:

Beginn:
Ende:

Teilnehmer:

Verantwortlich für das Protokoll:

Thema 1:

These

Problemstellung

Argumente

Diskussion

Lösung/Ergebnis

Umsetzung

Verantwortlichkeit

Aufgabenverteilung

Fristen

Thema 2:

These

Problemstellung

Argumente

Diskussion

Lösung/Ergebnis

Umsetzung

Verantwortlichkeit

Aufgabenverteilung

Fristen

Thema 3:

These

Problemstellung

Argumente

Diskussion

Lösung/Ergebnis

Verantwortlichkeit

Aufgabenverteilung

Fristen

Wie gestaltet man eine sinnvolle Teamsitzung?

Ganz praktisch startet eine Teamsitzung mit einer Einleitung. Sind Sie der Sitzungsleiter, stellen Sie die Themen und die Reihenfolge vor. Anschließend benennen Sie Protokollführer und/oder Moderatoren.

Eröffnen Sie das wichtigste Thema mit einem kreativen Einstieg, vielleicht einer provozierenden Aussage. Auf diese Weise erhöhen Sie die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter.

Beim anschließenden Brainstorming zu den jeweiligen Themen geht es darum, so viele Informationen und Ideen wie möglich zusammenzutragen. In der anschließenden Diskussion besprechen Sie gemeinsam Vor- und Nachteile.

Um die Entscheidungen umzusetzen, auf die sich die Teilnehmer verständigt haben, sollten Sie gemeinsam Mitarbeiter auswählen, die diese Aufgabe übernehmen. Ebenfalls wichtig ist eine Deadline. Zu diesem Zweck besprechen Sie, bis wann die Beschlüsse umgesetzt werden und welche Probleme zu beachten sind.

Sollte es bei der Umsetzung zu Problemen kommen, planen Sie einen Termin für eine weitere Teamsitzung. In diesem Termin sollten Sie versuchen, neue Maßnahmen zu definieren, wie sie und die übrigen Teilnehmer das ursprüngliche Ziel erreichen können.

Ablauf einer Teamsitzung

Sitzungsleiter haben manchmal viel zu tun, damit eine Teamsitzung nicht aus den Fugen gerät. Konflikte und auch Rivalitäten kommen in nahezu jedem Betrieb vor. Der Umgang mit Konflikten durch den Teamleiter ist von enormer Bedeutung für eine gelungene Besprechung.

Gleichzeitig steht die Wertschätzung aller Beteiligten durch die Führungskraft im Mittelpunkt. Auf der einen Seite sind die Leiter der Teamsitzung daher gefragt, Mitarbeitern, die sich gerne in den Vordergrund drängen, Einhalt zu gebieten. Auf der anderen Seite sollten sie jedoch auch darauf achten, dass sich auch zurückhaltende Mitarbeiter in der Teamsitzung äußern. Schließlich geht es letztlich darum, die Meinungen aller Beteiligten zu hören und so zu einem optimalen Ergebnis zu kommen.

Checkliste: Teamsitzung wertschätzend führen

Selbstdarsteller bremsen, wortkarge Kollegen einbeziehen

Jeder darf ausreden

Es redet nur ein Teilnehmer, die anderen hören zu

Zwischenbemerkungen nicht kommentieren

Keine sarkastischen, verletzenden und ironischen Äußerungen

Keine Nebengespräche oder ausufernde Diskussionen

Keine Zwischenrufe oder Kommentare

Kreativität fördern (Brainstorming, Provokationstechnik)

Kein Handy und Laptop

Förderung einer hohen Gesprächsbeteiligung

Wahrnehmung nonverbaler Kommunikation bei den Teilnehmern

Warm-up einer Teamsitzung: Wie Sie einen kreativen Einstieg gestalten

Wenn der Einstieg in die Teamsitzung gelingt, verläuft das restliche Meeting häufig gleich viel besser. Ein Trick, um alle Beteiligten schon zu Beginn der Sitzung abzuholen, ist ein sogenanntes Warm-up. Denn das kann zu einer produktiven Atmosphäre beitragen.

Es gibt unzählige Möglichkeiten, die Teilnehmer auf eine vielleicht anstrengende Sitzung vorzubereiten. Damit lassen sich nicht nur die Aufmerksamkeit und Konzentration steigern: Ein gelungenes Warm-up wirkt entspannend und hilft, Stärken und Schwächen der Mitarbeiter besser kennenzulernen. Es dient außerdem dazu, die Gruppendynamik zu fördern und eine gemeinsame Problemlösung voranzutreiben.

Eine einfache Form des Warm-ups ist das sogenannte „Check-in“: Hier erzählen die Teilnehmer, wie es ihnen aktuell geht. Eine Maßnahme, die den Start in eine Teamsitzung erleichtern kann. Generell tragen solche Aufwärmprogramme dazu bei,

sich gegenseitig besser kennenzulernen,
die Produktivität zu fördern,
Vertrauen zu stärken,
sich aktiv zu beteiligen und
die Kreativität zu fö

Eine bekannte Aufwärmmethode zu Beginn einer Sitzung ist die „Angst-Übung“: Alle Teilnehmer notieren anonym auf einem Blatt Papier, wovor sie sich fürchten. Die Notizen werden danach eingesammelt.

Jeder Teilnehmer zieht anschließend einen der Notizzettel und liest diesen vor. Anschließend versucht er, sich in den betreffenden Teilnehmer hineinzuversetzen und innerhalb von 60 Sekunden zu erklären, wie sich dieser fühlen könnte. Diese Übung fördert die Empathie innerhalb der Gruppe und kann so dazu beitragen, dass die Teilnehmer kooperativer zu einer Lösung finden.

Ein weiteres Warm-up, das dabei hilft, sich besser kennenzulernen, ist folgende Übung: Jeder Teilnehmer berichtet, welchen Berufswunsch er als Kind hatte. Auch dadurch werden sich die Teilnehmer untereinander vertrauter, was Konflikten vorbeugen oder helfen kann, sie beizulegen.

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