Tagesordnung: So organisieren Sie Besprechungen

Besprechungen ohne Tagesordnung können schnell chaotisch werden. Damit öffnen Sie nämlich dem ungeordneten Vortragen verschiedener Meinungen und Einsichten Tür und Tor. Das kann nicht nur sehr laut werden, am Ende des Meetings ist häufig auch nicht viel erreicht. Denn statt die vorher festgelegten Punkte der Tagesordnung zu besprechen und zu verbindlichen Ergebnissen zu kommen, hat jeder Teilnehmer einfach nur ein paar Minuten geredet. Um zu vermeiden, dass die Besprechung vollkommen unproduktiv verläuft und zu einer einzigen Zeitverschwendung wird, sollte der oder die Verantwortliche vorab Tagesordnungspunkte festlegen und sinnvoll gliedern. Wie das gelingen kann erfahren Sie hier.

Tagesordnung: Wozu ist sie da?

Eine Tagesordnung kann dabei helfen, Besprechungen besser zu gliedern und damit effektiver zu gestalten. Auf einem Dokument werden die Tagesordnungspunkte festgehalten. So haben alle Teilnehmer der Besprechung einen Überblick darüber, was im Meeting zur Sprache kommen soll.

Auf der Tagesordnung können aber auch schon erste Ergebnisse festgehalten werden. Der Mitarbeiter, der sich um die Organisation kümmert, kann zum Beispiel bestimmte Zielvorgaben oder Rechercheergebnisse ebenfalls auf das Dokument setzen.

Wichtig bei der Tagesordnung ist außerdem ein konkreter zeitlicher Rahmen. Indem jedem einzelnen Tagesordnungspunkt eine bestimmte Minutenanzahl zugeordnet wird, haben alle Beteiligten den Ablauf der Besprechung direkt vor Augen. Im Idealfall werden so ungewollte Verzögerungen vermieden.

Meeting vorbereiten: So geht’s

Die Tagesordnung ist damit ein wichtiges Element, das bei der Vorbereitung und Durchführung von Meetings helfen kann. Wer die Besprechung effizient gestalten möchte, sollte aber noch auf weitere Punkte achten:

• Ziel festlegen: Derjenige, der das Meeting vorbereitet, hat häufig andere und mehr Informationen als die übrigen Teilnehmer der Besprechung. Damit das Meeting trotzdem für alle Beteiligten gleich sinnvoll und ergebnisreich ist, gehören daher bestimmte Punkte auf die Tagesordnung. In erster Linie sollte ein klares Ziel formuliert sein. Sollten Sie derjenige Mitarbeiter sein, der das Meeting organisiert, fragen Sie auch bei ihren Kollegen nach: Was erwarten sie von der Besprechung? Welche Punkte sollten dabei geklärt werden und welche Informationen brauchen sie zusätzlich? Gerade bei wichtigen Entscheidungen sollten Sie außerdem darauf achten, dass allen Teilnehmern die relevanten Daten und Fakten bekannt sind. Diese können Sie daher als eigenen Punkt auf der Tagesordnung aufführen und in der Besprechung noch einmal ausführlicher darauf eingehen.
• Titel festlegen: Nicht nur ein klares Ziel, auch einen deutlichen Titel braucht jedes Meeting. Und dieser Titel gehört ganz oben auf die Tagesordnung. So ist jedem Teilnehmer klar, worum es hauptsächlich gehen soll und der Leiter des Meetings kann mit einem kurzen Hinweis auf den Titel daran erinnern, was eigentlich besprochen werden sollte – sofern sich einige Teilnehmer in zu vielen Details verlieren. Sollten Sie den Titel formulieren, achten Sie darauf, dass er nicht zu abstrakt ist. Vielmehr schätzen es Teilnehmer, wenn ihnen sofort klar wird, worum es in der Besprechung und in den einzelnen Tagesordnungspunkten gehen soll.
• Teilnehmer festlegen: Natürlich dürfen auch die Teilnehmer nicht fehlen, denn diese sind es, die die verschiedenen Tagesordnungspunkte durchsprechen und im besten Fall zu neuen Ergebnissen kommen sollen. Daher ist es wichtig, nicht zu viele Teilnehmer für die Besprechung einzuplanen. Das könnte nicht nur unübersichtlich werden, sondern dazu führen, dass nicht alle Punkte der Tagesordnung tatsächlich behandelt werden. Sie kennen ja das Sprichwort von den Köchen und dem Brei. Eine bekannte und bewährte Faustformel, um den Teilnehmerkreis übersichtlich zu halten, ist die sogenannte Zwei-Pizza-Regel. Sie besagt, dass derjenige, der die Tagesordnung festlegt, nur so viele Teilnehmer zur Besprechung einlädt, wie von zwei Pizzen satt werden würden. Je nach Hunger und Größe der Pizza kommt man dabei in der Regel auf fünf bis acht Teilnehmer.

Tagesordnungspunkte moderieren

Damit die Besprechung nicht ins Stocken gerät oder die Teilnehmer wie wild durcheinanderreden, sollte man außerdem darauf achten, dass die verschiedenen Punkte auf der Tagesordnung moderiert werden.

Wer die Moderation übernimmt, wird in der Regel im Voraus festgelegt. Häufig ist es die Führungskraft oder die Person, die am meisten Wissen zum jeweiligen Tagesordnungspunkt hat. Denn auch das ist wichtig: Nicht jeder Punkt auf der Tagesordnung muss von der gleichen Person moderiert werden. Denkbar ist auch, dass unterschiedliche Verantwortliche für die verschiedenen Themen festgelegt werden.

Das hat den Vorteil, dass sich im Idealfall alle Teilnehmer in die Besprechung einbringen. Was wiederum bedeutet, dass die Besprechung lebhafter wird als Meetings, bei denen nur einer spricht und alle anderen zuhören.

Ergebnisse festhalten

Viele Teilnehmer von Besprechungen schätzen es sehr, wenn sie am Ende des Tages etwas Schriftliches mit an ihren Schreibtisch nehmen können. Wenn Sie Protokoll zu den verschiedenen Punkten der Tagesordnung führen, können Sie die wichtigsten Punkte, auf die sich alle Teilnehmer geeinigt haben, noch einmal verbindlich festhalten.

Ein Protokoll ist also nicht dazu da, jede Minute der Besprechung detailliert festzuhalten, sondern die wichtigsten Ergebnisse zusammenzufassen. Und zwar so, dass sie später nicht nur für alle Beteiligten nachvollziehbar sind. Idealerweise wird das Protokoll so geführt, dass sich auch Personen, die nicht bei der Besprechung anwesend waren, ein Bild der verschiedenen Tagesordnungspunkte inklusive ihrer Ergebnisse machen können.

Folgende Angaben gehören auf das Protokoll:

• Ort
• Datum
• Uhrzeit
• Name des Verantwortlichen für den Tagesordnungspunkt
• Name der Person, die das Protokoll führt

Neben diesen allgemeinen Angaben, die in der Regel auf dem Kopf des Protokolls stehen, gehören die Ergebnisse zu den Tagesordnungspunkten natürlich auch mit dazu. Diese können Sie zum Beispiel so gliedern:

• Bezeichnung des Tagesordnungspunkts: An dieser Stelle können Sie knapp das Thema umreißen.
• Problem: Hier können Sie kurz auf die wichtigsten Daten und Fakten zum Tagesordnungspunkt eingehen.
• Diskussion: Welche Meinung vertraten die Teilnehmer der Besprechung zu diesem Punkt der Tagesordnung?
• Antrag: Gibt es einen Beschluss oder einen Antrag zum Thema? Wenn ja, welchen?
• Maßnahmen und Termine: Wenn sich die Beteiligten auf weitere Maßnahmen geeinigt haben, die bis zu einem bestimmten Termin umgesetzt werden sollen, muss auch das auf dem Protokoll festgehalten werden.

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