Sonderzahlungen: Welche gibt es und wann besteht ein Anspruch?

Viele Arbeitnehmer dürfen sich über Sonderzahlungen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld freuen. Indem sie Prämien zahlen, können Arbeitgeber die Mitarbeiterbindung erhöhen und ihre Mitarbeiter zu guten Leistungen anspornen. In diesem Beitrag geht es darum, wodurch sich ein Anspruch auf Sonderzahlungen begründen kann, wie hoch Sonderzahlungen ausfallen können und ob sie versteuert werden müssen.

Welche Sonderzahlungen gibt es und was ist damit gemeint?

Mit Sonderzahlungen können Arbeitgeber Lohn oder Gehalt ihrer Beschäftigten ergänzen. Aber was ist das eigentlich? Es handelt sich um eine Extra-Zahlung in Form einer Prämie, die Arbeitnehmer etwa als Belohnung für gute Leistungen oder die Treue zum Arbeitgeber erhalten können. In anderen Fällen sind Sonderzahlungen als Anreiz gedacht, die Beschäftigten zu guten Leistungen zu motivieren. Anders als beim Arbeitsentgelt erhalten Arbeitnehmer eine Sonderzahlung vom Arbeitgeber in der Regel nicht in Form von laufenden Bezügen, sondern als einmalige Zahlung in einem bestimmten Zeitraum – etwa einmal im Jahr.

Es gibt verschiedene Varianten von Sonderzahlungen, etwa die folgenden Beispiele:

• Urlaubsgeld
• Weihnachtsgeld
• Gewinnbeteiligungen
• Gratifikationen
• Tantiemen
• Urlaubsabgeltungen
• Sachleistungen

Wer hat Anspruch auf Sonderzahlungen?

Sonderzahlungen sind für Arbeitnehmer immer ein Grund zur Freude. Aber gibt es auch einen Anspruch darauf? Einen allgemeinen Anspruch auf Sonderzahlungen haben Arbeitnehmer nicht. Es handelt sich in den meisten Fällen um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers.

Ein Anspruch auf eine bestimmte Sonderzahlung kann sich im Einzelfall aus verschiedenen Regelungen ergeben. Wird etwa Weihnachtsgeld gezahlt, sind die Modalitäten oft bereits im Arbeitsvertrag geregelt. Dort können Beschäftigte dann ablesen, wann Anspruch auf die jeweilige Prämie besteht, wie hoch sie ausfällt und ob der Arbeitgeber sie immer zahlen muss.

Aus einer ursprünglich freiwilligen Leistung des Arbeitgebers kann sich im Laufe der Zeit eine betriebliche Übung entwickeln. Dadurch kann es passieren, dass sich für Arbeitnehmer ein Anspruch auf eine bestimmte Sonderzahlung ergibt. In der Regel kann davon ausgegangen werden, dass eine betriebliche Übung gegeben ist, wenn der Arbeitgeber dreimal in Folge eine Sonderzahlung geleistet hat. Die Beschäftigten können dann nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts erwarten, dass sie auch künftig wieder dieselbe Sonderzahlung erhalten. Hat sich eine betriebliche Übung einmal ergeben, ist es für Arbeitgeber nicht so einfach, die Zahlung wieder einzustellen.

Ein Freiwilligkeitsvorbehalt kann verhindern, dass betriebliche Übung entsteht

In vielen Arbeitsverträgen ist deshalb ein Freiwilligkeitsvorbehalt zu finden, wenn es um Sonderzahlungen geht. Der Arbeitgeber versucht damit, sich vor Nachteilen zu schützen, die für ihn mit einem Anspruch der Mitarbeiter auf die betreffende Sonderzahlung einhergehen. Nicht immer sind solche Klauseln wirksam; ob sie juristisch haltbar sind, hängt von der konkreten Formulierung ab.

Wenn die jeweilige Sonderzahlung im Arbeitsvertrag nicht geregelt ist, kann der Arbeitgeber auch im Rahmen ihrer Auszahlung an den Mitarbeiter erklären, dass die Zahlung freiwillig erfolgt. Auch hier gilt: Die Formulierung entscheidet darüber, ob der Freiwilligkeitsvorbehalt wirksam ist.

Für Arbeitnehmer kann sich ein Anspruch auf bestimmte Sonderzahlungen neben dem Arbeitsvertrag auch aus einer Betriebsvereinbarung oder einem anwendbaren Tarifvertrag ergeben.

Müssen Sonderzahlungen eine bestimmte Höhe haben?

Für Arbeitnehmer ist nicht nur interessant, ob sie bestimmte Sonderzahlungen erhalten, sondern auch, in welcher Höhe diese ausfallen. Das hängt davon ab, ob die Zahlung für den Arbeitgeber freiwillig ist oder nicht.

Wenn die Prämie für den Arbeitgeber freiwillig ist, kann er ihre Höhe selbst festlegen. Dabei darf er jedoch nicht manche Beschäftigte schlechter behandeln als andere. Zahlt er seiner Belegschaft Sonderzahlungen in unterschiedlicher Höhe, ist das nur erlaubt, wenn er diese Unterscheidung begründen kann. Es wäre etwa denkbar, die Höhe einer Sonderzahlung an die Dauer der Betriebszugehörigkeit oder besonders gute Leistungen zu knüpfen.

Ergibt sich aus Tarifverträgen ein Anspruch auf Sonderzahlungen, können Arbeitgeber deren Höhe in der Regel nicht frei bestimmen. Sie geht im Normalfall aus der entsprechenden Regelung im Tarifvertrag hervor. Sofern der Tarifvertrag auf das Arbeitsverhältnis anwendbar ist, sind Arbeitgeber an die jeweiligen Vorgaben gebunden.

Es kann zulässig sein, die Höhe einer Sonderzahlung im Einzelfall zu mindern, wenn ein Beschäftigter etwa längere Zeit arbeitsunfähig war. Dafür bedarf es jedoch einer entsprechenden Vereinbarung.

Sonderzahlungen: Steuerfrei oder nicht?

Sonderzahlungen gelten steuerlich als sonstige Bezüge und müssen voll versteuert werden. Das sorgt bei vielen Arbeitnehmern, die eine Sonderzahlung erhalten, für ein böses Erwachen – der Bruttobetrag kann sich durch die anfallenden Steuern deutlich mindern. Einmalbezüge sind nicht nur steuerpflichtig, es fallen auch Sozialabgaben darauf an. Dadurch verringert sich der tatsächliche Auszahlungsbetrag weiter.

In der Corona-Krise haben manche Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Sonderzahlungen gewährt. Ein Beispiel hierfür sind Sonderzahlungen für Pflegekräfte oder für Verkäufer. Dafür galt im Jahr 2020 im Hinblick auf die Steuer eine Ausnahmeregelung: Auf Corona-Sonderzahlungen in Höhe von bis zu 1.500 Euro, zu denen auch Sachleistungen gehören können, fielen keine Steuern oder Sozialversicherungsabgaben an.

Ursprünglich sollte diese Ausnahmeregelung nur bis Ende des Jahres 2020 gelten, sie wurde jedoch bis Juni des Jahres 2021 verlängert. Solche Sonderzahlungen sind nur steuerfrei und sozialversicherungsfrei, wenn sie im Zusammenhang mit der Corona-Krise stehen. Es ist zudem nicht möglich, zweimal eine steuerfreie Sonderzahlung an Beschäftigte zu leisten. Wer bereits im Jahr 2020 Corona-Prämien gezahlt hat, kann das nicht 2021 erneut steuerfrei tun.

Bestimmte Sonderzahlungen durch den Arbeitgeber können generell steuerfrei sein. Das ist etwa der Fall, wenn der Arbeitgeber die Kinderbetreuung von Angestellten bezuschusst. Auch Sonderzahlungen, die der betrieblichen Gesundheitsvorsorge dienen, sind bei der Auszahlung steuerfrei – allerdings nur bis zu einer Höhe von 500 Euro im Jahr.

Was ist mit Sonderzahlungen im Fall einer Kündigung?

Muss man Sonderzahlungen zurückzahlen, wenn man das Unternehmen verlässt? Es kommt darauf an. Viele Arbeitgeber sichern sich mit Rückzahlungsklauseln im Arbeitsvertrag ab. Darin ist dann festgelegt, welche Modalitäten in welchen Fällen greifen.

So kann der Arbeitgeber etwa festlegen, dass eine schon überwiesene Sonderzahlung im Fall einer Eigenkündigung des Mitarbeiters anteilig zurückgezahlt werden muss. Auch bei einer Kündigung durch den Arbeitgeber kann es sein, dass Arbeitnehmer Sonderzahlungen zumindest anteilig zurückzahlen müssen. Das setzt jedoch in der Regel eine verhaltensbedingte Kündigung voraus, die der Beschäftigte selbst verschuldet hat.

Ob Rückzahlungsforderungen des Arbeitgebers rechtlich haltbar sind, hängt maßgeblich davon ab, welcher Zweck mit der Sonderzahlung verbunden ist. Dient sie als Belohnung, darf der Arbeitnehmer die Prämie in der Regel behalten. Wollte der Arbeitgeber seinen Beschäftigten hingegen zu guten zukünftigen Leistungen motivieren, kann es rechtens sein, die Sonderzahlung nicht mehr auszuzahlen oder sie (anteilig) vom Mitarbeiter zurückzufordern.

Rückzahlung von Sonderzahlungen: Der Zeitpunkt der Kündigung ist entscheidend

Praktisch kommt es bei Sonderzahlungen als Ansporn für gute Leistungen auch darauf an, wann es nach dem Bezug einer Sonderzahlung zu einer Kündigung kommt – besonders, wenn die Kündigung vom Arbeitnehmer ausgeht. Generell können Beschäftigte damit rechnen, dass sie nach dem Erhalt einer Sonderzahlung noch mindestens drei Monate im Unternehmen bleiben sollten, wenn die Sonderzahlung maximal einem Monatsgehalt entspricht.

Bei einer höheren Sonderzahlung kann eine weitere Betriebszugehörigkeit von mindestens einem halben Jahr von Arbeitnehmern erwartet werden. Macht die Sonderzahlung schon zwei Monatsverdienste aus, kann es zulässig sein, dass eine Rückzahlungspflicht greift, wenn der Mitarbeiter nicht noch mindestens neun Monate im Betrieb bleibt. Entsprechende Bindungsklauseln sind jedoch nicht rechtens, wenn Sonderzahlungen als Belohnung eingesetzt werden.

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