Von der Prokrastination zum Karriere-Boost: So schaffen Sie es

Viele Menschen kennen das Problem: Bestimmte Dinge schiebt man ewig auf. Weil man keine Lust darauf hat oder weil man nicht weiß, wie man sie angehen soll. Das kann aber zu einem Hindernis auf dem beruflichen Weg werden. Besser also, wenn man weiß, wie man lästige Aufgaben aus dem Weg räumen kann. Was tun gegen Prokrastination? Hier erfahren Sie es.

Was ist Prokrastination?

Prokrastination ist auch als Aufschieberitis bekannt. Das Synonym macht deutlich, worum es dabei geht: Jemand schiebt eine wichtige Aufgabe auf. Und das in dem Wissen, dass die Aufgabe gemacht werden muss oder zumindest sollte. Es ist den Betroffenen also klar, dass das Verhalten negative Folgen haben könnte. Die möglichen Konsequenzen nehmen sie jedoch hin – meist, um unmittelbare negative Gefühle abzuwenden, welche die Aufgabe mit sich bringen würde.

Menschen, die dazu neigen, Dinge aufzuschieben, werden manchmal als faul bezeichnet. Das muss jedoch nicht der Fall sein. Prokrastination bezieht sich auf ganz bestimmte Aufgaben. Wer darunter leidet, bleibt nicht generell inaktiv oder macht nichts, sondern scheut sich vor einem bestimmten Vorhaben. Faule Menschen sind demgegenüber oft antriebslos und es ist ihnen häufig egal, ob etwas erledigt wird oder nicht. Menschen, die zu Prokrastination neigen, haben hingegen oft hohe Ansprüche an sich selbst. Gerade die perfektionistische Neigung kann es sein, die eine Aufgabe so bedrohlich wirken lässt.

Prokrastination kann sich bei Vorhaben im Privatleben zeigen, sie kann aber auch im Joballtag eine Rolle spielen. Da schiebt dann zum Beispiel eine Arbeitnehmerin einen wichtigen Report vor sich her. Oder ein Beschäftigter widmet sich lieber erst einigen weniger wichtigen Aufgaben, bevor er sich der komplexen Aufgabe stellt.

Prokrastination: Symptome für die Aufschieberitis

Wenn jemand zu Prokrastination neigt, kann sich das auf verschiedene Art und Weise äußern. Gängige Symptome für Prokrastination sind zum Beispiel:

Wichtige Aufgaben werden immer wieder aufgeschoben – nicht selten solange, bis es höchste Zeit ist und Zeitdruck dafür sorgt, dass sie doch erledigt werden.
Aufgaben, die als (zu große) Herausforderung oder als unangenehm empfunden werden, werden gemieden.
Die Betroffenen haben zwar ihre „Pflicht“, die Aufgabe zu erledigen, ständig im Hinterkopf. Sie versuchen aber, sich davon abzulenken, und stürzen sich häufig in weniger komplexe oder anstrengende Aufgaben.
Wer zu Prokrastination neigt, ist häufig perfektionistisch veranlagt. Weil er alles richtig machen möchte, kann eine Aufgabe schwieriger werden – und damit Prokrastination begünstigen.
Gedanken an die unerwünschte Aufgabe werden häufig als sehr belastend empfunden und können unterschwellig für Stress sorgen.

Prokrastination: Ursachen für Prokrastination im Job

Prokrastination im Job oder Privatleben kann verschiedene Ursachen haben. Wenn jemand die Arbeit aufschiebt, können insbesondere die folgenden Aspekte eine Rolle spielen.

Keine Lust

Prokrastination betrifft fast immer Aufgaben, auf die die Betroffenen keine Lust haben. Es kann sein, dass die Aufgabe als monoton oder langweilig empfunden wird. Vielleicht ist sie auch sehr aufwendig und komplex oder erfordert sehr viel Konzentration.

Angst, es nicht gut zu machen

Perfektionistische Menschen neigen stärker zu Prokrastination als andere. Das liegt daran, dass sie alles – und besonders die wirklich wichtigen Dinge – besonders gut machen möchten. Die hohen Ansprüche an die eigene Arbeit können lähmend wirken. Auch Angst vor Kritik oder Ablehnung durch andere kann eine Rolle spielen.

Überforderung

Manchmal wird eine Aufgabe aufgeschoben, weil die betreffende Person sich damit überfordert fühlt. Das muss nicht heißen, dass sie nicht die nötigen Kompetenzen besitzt, um die Aufgabe zu erledigen. Es kann auch ein subjektives Gefühl sein, das dem Tun im Weg steht. Jemand weiß zum Beispiel nicht, wo er anfangen soll, weil es sich um ein sehr aufwendiges Vorhaben handelt.

Unangenehme Gefühle, die mit einer Aufgabe verknüpft sind

Fast immer spielen unangenehme Gefühle bei Prokrastination eine Rolle. Jemand entwickelt zum Beispiel Ängste, fühlt sich minderwertig oder hat Stress. Diese unangenehmen Gefühle werden vermieden, wenn man die Aufgabe (für den Moment) ignoriert.

(Noch) Kein Zeitdruck

Wenn jemand zu Prokrastination neigt, heißt das nicht, dass die Aufgabe gar nicht erledigt wird. Sie wird vielmehr so lange aufgeschoben, bis es nicht mehr anders geht, als sich damit zu befassen. Im Umkehrschluss kann Prokrastination auftreten, wenn der (Zeit-)Druck noch nicht groß genug ist.

Ablenkungen

Dass etwas Wichtiges nicht erledigt wird, kann auch damit zusammenhängen, dass sich jemand bewusst oder unbewusst immer wieder ablenkt. Auch andere Menschen können die Arbeit unterbrechen und verhindern, dass jemand die nötige Ruhe entwickelt, um sich in ein komplexes Vorhaben zu vertiefen. Besonders problematisch kann die Arbeit in einem großen Büro sein, in dem es trubelig und laut ist.

Schlechte Organisation

Manchmal hängt Prokrastination auch damit zusammen, dass jemand nicht gut organisiert ist. Er hat zum Beispiel keinen Überblick über seine Aufgaben und setzt keine Prioritäten, sondern arbeitet ab, was ihm als Erstes in den Sinn kommt. Das kann dazu führen, dass Dringendes schnell weggearbeitet wird, aber wichtige Vorhaben liegen bleiben.

Probleme beim Zeitmanagement

Wenn jemand dazu neigt, seine Arbeit aufzuschieben, kann das auch mit seinem Zeitmanagement zusammenhängen. Er ist vielleicht nicht gut darin, Aufgaben rechtzeitig einzuplanen. Möglicherweise schätzt er den Zeitaufwand für bestimmte Dinge falsch ein. Das kann im Joballtag für Probleme sorgen.

Andere Prioritäten

Manchmal hat Prokrastination den simplen Grund, dass eine Aufgabe als nicht sonderlich wichtig empfunden wird. Vielleicht ist es eine Tätigkeit, in der ein Beschäftigter keinen wirklichen Sinn sieht, die ihm aber aufgezwungen wurde. Es kann auch sein, dass andere Aufgaben vorrangig sind. Gibt es ständig wichtigere Dinge, wird anderes immer wieder aufgeschoben.

Zu viel Stress

Prokrastination kann wahrscheinlicher werden, wenn jemand im Job viel Stress hat. Besonders Dauerstress kann dafür sorgen, dass man keinen klaren Kopf mehr fassen kann. In einer solchen Situation noch die nötigen Kapazitäten für eine komplexe Aufgabe zu finden, kann eine Herausforderung sein.

Technologie als Hindernis? Wie Smartphone, Social Media und Co Prokrastination befördern können

In Fällen von Prokrastination können auch moderne Technologien eine Rolle spielen. Besonders das Smartphone und soziale Netzwerke können die Neigung zum extremen Aufschieben verstärken.

Das hängt damit zusammen, dass Smartphones und Social Media starke Ablenkungen darstellen können. Apps und soziale Netzwerke sind so konzipiert, dass sie Aufmerksamkeit binden. Es kann schwer sein, sich davon zu lösen. Sie können einen außerdem immer wieder bei der Arbeit unterbrechen – etwa das Smartphone mit seinen Push-Mitteilungen.

Solche Technologien sind für Menschen, die eine Aufgabe aufschieben, eine willkommene Ablenkung. Liegt das Smartphone zum Beispiel auf dem Schreibtisch oder ist ein Messenger geöffnet, kann es sehr schwer sein, den nötigen Fokus für komplexe Aufgaben zu finden.

Erschwerend kommt hinzu, dass positive Erlebnisse mit Apps oder in sozialen Netzwerken die negativen Gefühle überdecken können, die die Prokrastination auslösen. Die Nutzung solcher Angebote sorgt für eine unmittelbare Belohnung, durch die eine langwierige Aufgabe noch unattraktiver werden kann. Wer sich immer wieder auf Ablenkungen einlässt, verliert dabei nicht nur die Zeit, die er mit Smartphone oder Social Media verbringt. Das ständige Umschalten kostet das Gehirn Ressourcen, wodurch die tatsächlichen Zeitverluste noch viel größer sind. Die Produktivität sinkt und die Arbeit gestaltet sich zäher.

Wer immer wieder zum Smartphone greift oder ständig „nebenbei“ durch soziale Netzwerke scrollt, kann sich außerdem häufig schlechter konzentrieren. Studien zufolge kann das die Aufmerksamkeitsspanne verringern und dafür sorgen, dass es schwerer ist, sich in eine Aufgabe zu vertiefen, während man andere Dinge ausblendet.

Welche Folgen es haben kann, wenn wir Dinge aufschieben

Eine Aufgabe aufzuschieben, fühlt sich unmittelbar oft ganz gut an: Man widmet sich lieber angenehmeren Dingen, statt sich der Herausforderung zu stellen oder eine ungeliebte Tätigkeit zu beginnen. Die Erleichterung ist aber meist nur von kurzer Dauer. Die Betroffenen wissen oft genau, dass sie die Aufgabe eigentlich dringend einplanen sollten. Dass sie es nicht tun – wieder und wieder, obwohl sie es sich vorgenommen hatten –, kann Stress verursachen.

Prokrastination geschieht häufig aus negativen Gefühlen heraus, sie sorgt in vielen Fällen aber auch ihrerseits für negative Gefühle. Das kann zulasten der Zufriedenheit gehen und die Motivation der Betroffenen im Job verringern.

Wenn die Prokrastination extremes Aufschieben bedeutet, kann das außerdem Ängste auslösen. Die Betroffenen haben Angst vor negativen Konsequenzen. Das kann ein unzufriedener Chef sein, aber auch ein gefährdeter Arbeitsplatz. Dass der Job in Gefahr ist, ist dabei eher in Extremfällen möglich. Die meisten Betroffenen schaffen das, was wichtig ist, noch rechtzeitig, auch wenn sie dadurch viel Stress haben können.

Gibt es im Joballtag Aufgaben, die regelmäßig aufgeschoben werden, kann das zu Leistungseinbußen führen. Es kann dafür sorgen, dass jemand nicht so vorankommt, wie er es eigentlich könnte. Diese Verzögerungen können auch zulasten anderer gehen – zum Beispiel der Kolleginnen und Kollegen im Team, die sich auf die Zuarbeit verlassen.

Was tun gegen Prokrastination? So lernen Sie, Aufgaben anzugehen

Aufgaben zügig und entschlossen anzugehen, können Sie lernen. Es gibt viele Ansätze, die zum Erfolg führen können. Hier finden Sie Tipps, um Ihre Prokrastination zu überwinden.

In kleinen Schritten beginnen

Aufgaben wirken weniger bedrohlich, wenn Sie in kleinen Schritten loslegen. Sie können sich zum Beispiel vornehmen, eine wichtige Aufgabe zunächst nur zehn oder 15 Minuten lang zu erledigen. Eine solche Zeitspanne ist überschaubar. Wenn Sie nicht vorankommen oder sich langweilen, macht das nichts – Sie können ja nahezu sofort wieder etwas anderes machen. Oft ist durch eine solche Herangehensweise aber der Start schon mal geschafft. Vielleicht bleiben Sie sogar freiwillig länger dabei. So oder so verliert die Aufgabe ihren Schrecken.

Komplexe Aufgaben aufteilen

Bei komplexen Vorhaben ist es sinnvoll, sie in mehrere Abschnitte und kleinere Aufgaben zu unterteilen. Das macht das Projekt zugänglicher und sorgt für mehr Übersicht. Es ermöglicht Ihnen auch eine realistischere Zeitplanung.

Ablenkungen verringern

Es ist gerade bei Aufgaben, auf die Sie ohnehin schon keine Lust haben, problematisch, wenn überall Ablenkungen lauern. Das können laute Kollegen oder ein wuseliges Treiben um einen herum sein. Auch eingehende E-Mails oder Anrufe können Sie ablenken. Versuchen Sie, alles, was Sie beim fokussierten Arbeiten stören könnte, zu minimieren. Dazu gehört auch, Ihr Handy lautlos zu schalten und es nicht in Sichtweise liegen zu haben. Ablenken kann Sie auch Chaos auf dem Schreibtisch – es lohnt sich, aufzuräumen.

Fokussierter arbeiten

Wenn Sie es schaffen, sich ganz auf Ihre Aufgabe zu fokussieren, geht sie Ihnen leichter von der Hand. Um fokussierter zu arbeiten, ist es einerseits wichtig, dass Sie möglichst wenig abgelenkt werden. Auch ein wenig Disziplin gehört dazu: Nehmen Sie sich zum Beispiel fest vor, sich in den nächsten 15, 30 oder 60 Minuten intensiv mit der betreffenden Tätigkeit zu befassen. Bitte kein Multitasking – das stört den Fokus.

Pausen einplanen

Regelmäßige Pausen sind wichtig, um fokussiert arbeiten zu können. Im besten Fall legen Sie spätestens nach einer Stunde Arbeit eine Pause ein. So kann sich Ihr Gehirn regenerieren, wodurch Ihnen die Arbeit anschließend leichter fällt. Häufige Pausen wirken zudem motivierend, denn die nächste Auszeit ist immer schon in Aussicht. Nutzen Sie Pausen bestmöglich, indem Sie kurz aufstehen, sich strecken oder sich mit Kollegen unterhalten. Denken Sie auch ans Lüften – ohne ausreichend Sauerstoff ist die Arbeit schwieriger.

Das Wichtigste zuerst

Um Prokrastination vorzubeugen, sollten Sie Prioritäten setzen. Überlegen Sie, was alles getan werden muss und welche dieser Aufgaben besonders wichtig sind. Handeln Sie dann entsprechend, indem Sie die verschiedenen Tätigkeiten nach Ihrer Priorität einplanen. An diesen Plan halten Sie sich – so haben Sie die beruhigende Gewissheit, dass nach und nach alles Wichtige erledigt wird. Hierbei kann die Eat-the-Frog-Methode nützlich sein: Sie erledigen die wichtigste und unangenehmste Aufgabe als Erstes – also genau das, was Sie womöglich gern aufschieben würden. Anschließend fühlen Sie sich wahrscheinlich erleichtert und haben die Aufgabe nicht noch den ganzen Tag vor sich.

Belohnungen in Aussicht haben

Um sich für eine Aufgabe zu motivieren, können Sie sich dafür belohnen. Dabei müssen Sie nicht warten, bis Sie insgesamt fertig sind. Bei umfangreicheren Vorhaben können Sie auch Belohnungen nutzen, wenn Sie einen Teilschritt abhaken können.

Positives Mindset

Gehen Sie auch an schwierige oder langweilige Aufgaben mit einem positiven Mindset heran. Dabei können Sie zum Beispiel Visualisierung nutzen: Stellen Sie sich bildlich vor, wie es sich anfühlt, wenn Sie die Aufgabe geschafft haben. Oder setzen Sie auf Affirmationen, indem Sie sich „gut zureden“. Sie sagen sich dann etwa, dass Sie alle Kompetenzen besitzen, um die Tätigkeit zu erledigen. Oder dass Sie alles erreichen können, was Sie sich vornehmen. Es kann für Ihren Erfolg einen großen Unterschied machen, ob Sie negativ voreingestellt sind oder aber beschwingt an die Sache herangehen.

Coaching und Therapie

Wenn Ihre Prokrastination ein extremes Aufschieben ist, das gravierende Nachteile für Sie hat, kann ein Coaching oder eine Therapie sinnvoll sein. Ein Coach kann Sie individuell unterstützen und mit Ihnen zusammen Lösungen erarbeiten, um Ihre Prokrastination zu überwinden. Bei tieferliegenden Problemen könnte sich eine Therapie anbieten.

Werden Sie ein Mensch, der wichtige Dinge sofort angeht

Es ist zwar wichtig, Prokrastination zu bekämpfen, um wichtige Dinge schneller zu erledigen. Sie können aber noch einen Schritt weitergehen – und grundsätzlich ein Mensch werden, der die Dinge sofort angeht, statt sie auf morgen (oder nächste Woche) zu vertagen. Wenn Sie essenzielle Aufgaben so schnell wie möglich erledigen, kann das zahlreiche positive Effekte haben.

Stellen Sie sich vor, Sie lassen Ihre Neigung zur Prokrastination ganz hinter sich. Wenn Sie etwas Wichtiges zu erledigen haben, machen Sie das zur obersten Priorität und ziehen Ihr Vorhaben auch durch. Wie fühlt sich das an? Wahrscheinlich wären Sie erleichtert, vielleicht fühlen Sie sich auch motiviert, beschwingt und selbstbewusst.

Stellen Sie sich nun vor, welche Folgen es hätte, wenn eine wichtige Angelegenheit immer wieder aufgeschoben würde. Prokrastination verursacht oft psychischen Stress und ist von negativen Emotionen begleitet. Am Ende aber muss es doch erledigt werden. Die Arbeit bleibt dieselbe, ob Sie sich ihr sofort widmen oder erst auf den letzten Drücker. Aber Ihre Gefühlslage ist eine ganz andere.

Das Essenzielle sofort erledigen: Proaktivität für die Karriere

Wenn Sie zu Prokrastination neigen, leiden Sie wahrscheinlich darunter – immer wieder, sobald eine Aufgabe bedrohlich auf Sie wirkt. Es kommt also Ihrer Zufriedenheit insgesamt zugute, wenn Sie der Aufschieberitis gar nicht erst verfallen.

Sie sind außerdem sehr wahrscheinlich produktiver, wenn Sie sofort loslegen. Das ist positiv für Ihre Performance im Job und kann Ihrer Karriere einen Boost verleihen. Dabei macht es Ihnen vermutlich gute Laune, dass die unattraktivste Aufgabe schnell aus dem Weg geräumt ist. Sie können effizienter arbeiten und geraten seltener in Zeitdruck, außerdem reduziert sich ihre mentale Last.

Das Gute ist: Sie können lernen, Dinge zügig anzugehen. Je öfter Sie das so machen, desto normaler wird es für Sie werden. Am Anfang wird es Sie womöglich noch viel Disziplin kosten, Dinge nicht aufzuschieben. Mit der Zeit wird es weniger Widerstand bei Ihnen auslösen und Ihnen leichter fallen.

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