Produktivität steigern: So gelingt es Ihnen
Unser Alltag stell immer größere Anforderungen – sowohl beruflich als auch privat. Wir haben immer weniger Zeit zur Verfügung und müssen gleichzeitig immer mehr erledigen. Deshalb kann es helfen, unsere Produktivität zu steigern. Die gute Nachricht: Das lässt sich schon mit relativ einfachen Methoden erreichen.
Definition: Was versteht man unter Produktivität?
Produktiv arbeitende Arbeitnehmer und Selbstständige zeichnen sich dadurch aus, dass sie ihre Aufgaben effizient erledigen und ihre gesetzten Ziele somit schneller erreichen.
Wer seine Arbeitsproduktivität steigern möchte, muss Ressourcen wie Zeit, Energie und Stärken optimal einzusetzen. So lassen sich mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen. Das gelingt im Job zum Beispiel sogenannten High Performern. Und die haben gute Chancen, befördert zu werden oder eine Gehaltserhöhung zu bekommen.
Eine höhere Produktivität ermöglicht mehr Freizeit und eine bessere Work-Life-Balance. Wer seine Aufgaben rechtzeitig erledigt, vermeidet Überstunden und stressige Situationen bei Deadlines. Stattdessen kann man effizient arbeiten und früh Feierabend machen, um die Freizeit zu genießen. Denn auch Pausen und Erholung sind wichtig für die Produktivität. Ausreichende Erholungsphasen tragen sogar dazu bei, am nächsten Tag noch produktiver zu sein.
Produktivität steigern: Diese Methoden können helfen
Um produktiver zu arbeiten, muss man sich zunächst einen Überblick über die anstehenden Aufgaben verschaffen. Dies gilt insbesondere für Personen, die in projektorientierten Umgebungen tätig sind und mit einer Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben jonglieren müssen. Oft bemerkt man gar nicht, dass man manchen Aufgaben übermäßig viel Aufmerksamkeit schenkt und andere dabei vernachlässigt. Das kann dazu führen, dass die Priorisierung nicht stimmt und man unter Zeitdruck gerät – eine äußerst ungünstige Situation, um produktiv zu arbeiten.
Der erste Schritt besteht darin, Klarheit über Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu schaffen. Nehmen Sie sich dazu ein Blatt Papier oder öffnen Sie ein Word-Dokument und notieren Sie alles, was Sie erledigen müssen. Sie können die anstehenden Aufgaben beispielsweise in einer To-Do-Liste festhalten oder ein fortschrittlicheres Tool wie die Eisenhower-Matrix verwenden. Das Ziel ist es, eine strukturierte Übersicht über Ihre Aufgaben zu haben, um diese effektiv zu organisieren und priorisieren zu können.
1. Wenden Sie die Eisenhower-Matrix an
Die Eisenhower-Matrix ist ein nützliches Werkzeug, um Aufgaben zu strukturieren und zu priorisieren. Es hilft dabei, zwischen wichtigen und unwichtigen sowie zwischen dringenden und weniger dringenden Dingen zu unterscheiden. Das ist entscheidend, um produktiv und effizient zu arbeiten.
Das Prinzip der Eisenhower-Matrix basiert auf einer Tabelle mit den Vertikalen „unwichtig“ und „wichtig“ sowie den Horizontalen „dringend“ und „nicht dringend“. Dadurch ergeben sich vier Quadranten. Die anstehenden Aufgaben werden in die entsprechenden Felder eingetragen. Ein großer Vorteil besteht darin, dass nicht dringende und unwichtige Aufgaben in der Regel vernachlässigt werden können, sodass die ursprüngliche To-Do-Liste bereits etwas reduziert wird.
2. Legen Sie Perfektionismus ab
Die 80-20-Regel, auch als Pareto-Prinzip bekannt, ist ein Zeitmanagement-Klassiker, der uns helfen kann, unsere Produktivität zu steigern. Vereinfacht ausgedrückt besagt die Regel, dass wir etwa 80 Prozent unserer Ergebnisse mit lediglich 20 Prozent unseres Aufwandes erreichen können. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass wir überproportional viel Zeit und Ressourcen investieren müssten, um die restlichen 20 Prozent zu erreichen. Indem wir uns auf die Aufgaben und Tätigkeiten konzentrieren, die den größten Einfluss auf unsere Ergebnisse haben, können wir unsere Effizienz steigern und wertvolle Zeit sparen.
Im Büroalltag ist übertriebener Perfektionismus zum Beispiel hinderlich. Ein 100-prozentiges Ergebnis wird so gut wie nie benötigt. Und wir haben alle schon erlebt, dass Aufgaben nicht abgeschlossen werden, weil sich die Anforderungen des Kunden oder die Vorgaben der Führungskraft geändert haben. In solchen Fällen wäre es ärgerlich, wenn wir viel Zeit und Ressourcen in eine Aufgabe investiert hätten, die nun nicht mehr benötigt wird.
Hier bietet das Pareto-Prinzip eine bessere Alternative. Indem wir uns auf die wesentlichen 20 Prozent unserer Arbeit konzentrieren, die 80 Prozent des Ergebnisses ausmachen, können wir relativ schnell Erfolge verzeichnen. Dies ermöglicht es uns, dem Vorgesetzten oder Kunden rasch positive Ergebnisse zu präsentieren. Indem wir unsere Anstrengungen auf die entscheidenden Aufgaben fokussieren, können wir effizienter arbeiten und zeitnah Fortschritte erzielen.
3. Holen Sie sich Lob ab
Wenn Sie Ihre Produktivität steigern möchten, sollten Sie aktiv nach Feedback suchen. Studien zeigen, dass positive Rückmeldungen motivierend wirken können. Eine gesteigerte Motivation hat wiederum einen deutlichen Einfluss auf die Produktivität.
Das Pareto-Prinzip kann Ihnen auch hier helfen: Indem Sie schnell erste Fortschritte in Ihrem Projekt an Ihren Vorgesetzten oder Kunden weitergeben, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit für positives Feedback. Dies fördert nicht nur Ihre Motivation, sondern gibt Ihnen auch Einblick in die Aspekte Ihrer Arbeit, die den größten Mehrwert bieten. Durch Fokussierung auf diese Aspekte können Sie noch bessere Ergebnisse erzielen.
4. Wählen Sie das richtige Medium aus
Der Spruch „Ich habe ein weiteres Meeting überlebt, das eine E-Mail sein könnte“ mag plakativ klingen, enthält jedoch eine gewisse Wahrheit. Viele von uns machen häufig den Fehler, das falsche Kommunikationsmedium zu wählen, um Verantwortlichkeiten zu klären oder kurze Absprachen zu treffen.
In vielen Fällen kann es effektiver sein, ein kurzes Telefonat zu führen, anstatt eine lange E-Mail zu schreiben. Einige Zeitmanagement-Experten sind sogar der Ansicht, dass E-Mails mit mehr als fünf Sätzen generell ineffektiv sind und somit nicht zur Steigerung der Produktivität beitragen. In solchen Fällen kann ein Telefonat oder möglicherweise sogar ein Meeting mit allen Beteiligten zielführender sein und dazu beitragen, die Produktivität zu steigern.
5. Achten Sie auf ihre Gesundheit
Wer produktiv arbeiten will, muss auf seine Gesundheit achten. Ausreichend Schlaf und angemessene Pausen sind zum Beispiel von großer Bedeutung. Wenn wir ausgeruht sind, sind wir besonders leistungsfähig.
Pausen haben auch noch einen anderen positiven Effekt auf unsere Produktivität. Studien legen nahe, dass unser Gehirn im entspannten Zustand besser in der Lage ist, neue Lösungsansätze und Ideen zu entwickeln. Wenn wir uns eine Pause gönnen und unseren Gedanken freien Lauf lassen, können sich im Gehirn neue Verbindungen bilden, die wiederum als Ausgangspunkt für kreative Ideen dienen.
Auch eine gesunde Ernährung spielt eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Produktivität. Erstens liefert eine gesunde Ernährung dem Körper alle wichtigen Nährstoffe, die für hohe Performance erforderlich sind. Superfoods wie Beeren oder Nüsse enthalten nicht nur Kalorien, sondern auch die Bausteine, die für eine optimale Konzentration benötigt werden.
Zweitens trägt eine ballaststoffreiche Ernährung zu einem konstanten Blutzuckerspiegel bei. Das ist ebenfalls wichtig, um die Leistungsfähigkeit aufrechtzuerhalten oder sogar zu steigern. Bei einer Ernährung, die arm an Ballaststoffen und Nährstoffen ist, kann der Blutzuckerspiegel schwanken. Das kann zu Müdigkeit und Antriebslosigkeit führen. Eine ausgewogene und nährstoffreiche Ernährung kann dazu beitragen, die Energie und Konzentration auf einem konstanten Niveau zu halten.
6. Vermeiden Sie Ablenkungen
Eine effektive Methode zur Steigerung der Produktivität, insbesondere in Unternehmen, ist die Minimierung von Unterbrechungen. Oftmals werden wir während unserer konzentrierten Arbeit von Kollegen gestört. Das kann dazu führen, dass wir unseren Arbeitsfluss verlieren und Zeit benötigen, um wieder in den Rhythmus zu finden.
Es ist hilfreich, Unterbrechungen von vornherein zu vermeiden – auch wenn es nicht immer einfach ist. Mit etwas Training und der Unterstützung der Kollegen und Vorgesetzten kann es jedoch gelingen. Eine mögliche Methode besteht zum Beispiel darin, mit Ihren Kollegen zu vereinbaren, dass Sie ein Symbol auf Ihrem Schreibtisch platzieren, etwa ein Kuscheltier. Wenn das Kuscheltier dem Eintretenden zugewandt ist, steht Ihre Tür offen. Wenn es dagegen sein Hinterteil zeigt, bedeutet das: Bitte nicht stören! Sie benötigen Ruhe und Konzentration, um eine Aufgabe abzuschließen.
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