Multitasking im Job: Eine gute Idee?

Multitasking bedeutet, dass wir mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten. Das soll Zeit sparen und somit unsere Produktivität fördern. Aber stimmt das auch? Können wir verschiedene Task effektiv gleichzeitig bearbeiten? Die Forschung kommt zu einem eindeutigen Ergebnis.

Multitasking: Bedeutung des Begriffs

Multitasking ist ein Begriff aus der Informatik. Er bezeichnet die Fähigkeit eines Computers, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Beispielsweise kann der Computer in der Regel ohne größere Probleme ein Dokument aus dem Internet herunterladen, während der Benutzer einen Text tippt.

Beim Menschen ist das nicht so einfach. Da unser Gehirn anders funktioniert als ein Computer, können wir nicht ohne weiteres zwei oder mehr Dinge gleichzeitig tun. Jedenfalls nicht, ohne das Arbeitsergebnis zu gefährden.

Multitasking schadet der Konzentration

Wir sind nicht in der Lage, zwei Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und beiden die gleiche Aufmerksamkeit zu schenken. Wenn wir von echtem Multitasking sprechen, meinen wir damit das gleichzeitige Erledigen von zwei oder mehr Aufgaben, die ein völlig unterschiedliches Ziel verfolgen. Wer gleichzeitig an einer Excel-Tabelle arbeitet und eine Präsentation zu einem ganz anderen Thema vorbereitet, wird wahrscheinlich Schwierigkeiten haben, sich auf die einzelnen Aufgaben zu konzentrieren. Die Folge ist, dass mindestens eine Aufgabe mit weniger Konzentration und Fokus und damit mit einem schlechteren Ergebnis erledigt wird.

Kein echtes Multitasking ist es dagegen, wenn wir zwei oder mehr Aufgaben nahezu gleichzeitig bearbeiten, die in einem inhaltlichen Zusammenhang zueinanderstehen. Wenn die Excel-Tabelle, die der Mitarbeiter vorbereitet, in der Präsentation eine Rolle spielt, würde man das nicht unbedingt als Multitasking bezeichnen. Vielmehr bearbeitet man in diesem Fall zwei Aufgaben in engem zeitlichem Abstand, die in einer Beziehung zueinanderstehen.

Multitasking: Spart es Zeit?

Wenn wir von Multitasking im Job sprechen, bedeutet das, dass wir verschiedene Aufgaben nacheinander bearbeiten. Ein Vorgehen, das mehr Zeit kostet, als es spart. Und dabei lautet das Versprechen des Multitaskings doch gerade, dass es unsere Produktivität steigern soll. Denn: Mitarbeiter, die zwei Aufgaben gleichzeitig erledigen, können mehr in gleicher Zeit schaffen – so die Theorie.

In der Praxis hat sich jedoch gezeigt, dass dies nicht stimmt, sondern dass Multitasking uns eher unproduktiver macht. Das liegt unter anderem daran, dass wir immer eine gewisse Zeit brauchen, um uns in einen neuen Arbeitsschritt hineinzudenken.

Wer also eine Präsentation vorbereitet und gleichzeitig eine Excel-Tabelle erstellt, wird die Präsentation unterbrechen, um sich die Zahlen im Excel-Dokument anzuschauen. Je nachdem, wie nah die beiden Aufgaben inhaltlich beieinander liegen, braucht man mehr oder weniger Zeit, um sich wieder in die neue Aufgabe hineinzudenken.

Warum Multitasking nicht funktioniert: Machen Sie den Test

Das alles ist Ihnen zu theoretisch? Dann gibt es eine einfache Möglichkeit, herauszufinden, ob Multitasking Sie in Ihrem täglichen Arbeitsablauf mehr bremst als es Ihnen nützt:

1. Sie schreiben sich nach Ihrem Arbeitstag eine To-Do-Liste mit Aufgaben, die Sie am nächsten Tag erledigen wollen. Am nächsten Morgen beginnen Sie damit, die Aufgaben der Reihe nach abzuarbeiten. Gleichzeitig beantworten Sie eintreffende E-Mails sofort, lassen sich von Kollegen unterbrechen, die eine Nachfrage haben, und versuchen neue Aufgaben, die der Vorgesetzte an Sie heranträgt, sofort zu bearbeiten. Abends notieren Sie sich, wie viele der Aufgaben von Ihrer Liste Sie erledigt haben und wie gestresst Sie sich nach dem Arbeitstag fühlen.
2. Ein paar Tage später schreiben Sie erneut eine To-Do-Liste. Auch in diesem Fall beginnen Sie morgens damit, die Liste abzuarbeiten. Im Unterschied zum vorherigen Versuch stellen Sie nun jedoch die E-Mail-Benachrichtigungen ab und bitten Ihre Kollegen darum, Sie nicht zu unterbrechen. Stattdessen versuchen Sie konzentriert, Ihre Aufgaben zu beenden und erst danach die nächste Aufgabe zu bearbeiten. Auch nach diesem Arbeitstag notieren Sie, wie Sie sich fühlen und wie viele der Aufgaben Sie erledigen konnten.

Vermutlich werden Sie feststellen, dass Sie mit einem klaren Fokus und ohne Ablenkung deutlich mehr schaffen und die Arbeitsergebnisse besser sind. Hinzu kommt, dass Sie sich wahrscheinlich auch weniger gestresst fühlen, weil Sie sich voll und ganz auf eine Aufgabe konzentrieren können und nicht mehrere Tasks jonglieren müssen.

Statt Multitasking: So arbeiten Sie effizient

Wenn Sie effizient arbeiten und möglichst viel während ihres Arbeitstages erledigen möchten, sollten Sie folgende Tipps kennen:

Ausreichend Pausen einlegen

Experten sind sich einig: Nur wer Pause macht, kann produktiv arbeiten. Statt also möglichst viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, sollten Sie lieber regelmäßig vom Schreibtisch aufstehen und etwas anderes machen. Idealerweise nutzen Sie zum Beispiel Ihre Mittagspause für einen ausgedehnten Spaziergang an der frischen Luft. Das bringt Sie auf andere Gedanken. Großartiger Nebeneffekt: Wenn Sie frische Luft atmen, wird Ihr Körper besser mit Sauerstoff versorgt. Das ist wichtig für eine produktive Arbeitsweise.

Anstehende Aufgaben kurz bearbeiten

Wenn der Schreibtisch vor Arbeit überzuquellen scheint, hilft folgender Trick: Bilden Sie einen Stapel aller Aufgaben, die Sie erledigen müssen. Dann räumen Sie sich ein ausreichend großes Zeitfenster frei und beginnen damit, diese Aufgaben anzusehen.

Es geht tatsächlich nur darum, einen kurzen Überblick über die Aufgaben zu bekommen. Häufig stellen wir nämlich fest, dass wir einen Teil der Dinge, die wir eigentlich erledigen müssen, gar nicht zu bearbeiten brauchen. Das liegt daran, dass Arbeitsaufträge hinfällig werden oder dass sie gemeinsam mit einem anderen Arbeitsschritt abgearbeitet werden.

Studien deuten darauf hin, dass es schon hilft, wenn wir uns kurz mit der jeweiligen Thematik beschäftigen. Unser Unterbewusstsein arbeitet weiter an der Aufgabe, wenn wir Pause machen, uns auf dem Nachhauseweg befinden oder etwas völlig anderes tun. So fällt uns unter Umständen eine Lösung oder zumindest ein Lösungsansatz für das Problem ein, an den wir ansonsten nicht denken würden.

Zeitmanagement-Tools verwenden

Es gibt eine ganze Reihe nützlicher Tools, die das eigenen Zeitmanagement verbessern können. Zu den Klassikern gehören zum Beispiel die Eisenhower-Matrix, die Pomodoro-Technik oder das Pareto-Prinzip.

Ihnen eine pauschale Lösung zu empfehlen, wird nicht funktionieren, da es beim Zeitmanagement und ganz individuelle Vorlieben und die persönliche Arbeitsweise geht.

Sie werden also nicht umhinkommen, sich die verschiedenen Optionen einmal anzusehen. Wenn Sie die Methode gefunden haben, mit der Sie produktiver werden, wirkt sich das in ganz unterschiedlichen Bereichen sehr erfreulich aus.

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