Freier Mitarbeiter: Jobs, Steuer und Wissenswertes

Eine Arbeit als freier Mitarbeiter kann attraktiv sein: Bei freier Mitarbeit entscheiden Sie, wie, wo und wann Sie arbeiten. Sie haben die Vorteile der Selbstständigkeit und dennoch eine gewisse Sicherheit, denn oft ist eine freie Mitarbeit von etwas längerer Dauer. Hier erfahren Sie, was Sie wissen sollten, wenn Sie darüber nachdenken, sich als freier Mitarbeiter selbstständig zu machen.

Freie Mitarbeit: Bedeutung

Was ist freie Mitarbeit genau? Was unterscheidet freie Mitarbeiter von Angestellten? Und welche Vor- und Nachteile können mit einer Tätigkeit als freier Mitarbeiter einhergehen?

Freie Mitarbeiter arbeiten regelmäßig für einen Arbeit- beziehungsweise Auftraggeber. Anders als festangestellte Mitarbeiter sind sie jedoch selbstständig. Das heißt, dass sie nicht fest in die Organisation und Abläufe vor Ort eingegliedert sind. Sie sind nicht den Weisungen des Arbeitgebers unterworfen und können in eigenem Ermessen bestimmen, wie, wo und wann sie arbeiten – theoretisch zumindest. Praktisch können sich durch die Vorgaben des Auftraggebers gewisse Einschränkungen ergeben.

Freie Mitarbeit ist in manchen Bereichen gängig. Dazu zählen neben Journalismus und IT beispielsweise auch Werbung, Eventmanagement und Beratung. Eine freie Mitarbeit kann auf Dauer und unbefristet angelegt sein. Oder sie erstreckt sich nur auf bestimmte Projekte und ist damit zeitlich von vornherein begrenzt.

Vor- und Nachteile einer freien Mitarbeit

Für Beschäftigte kann eine freie Mitarbeit mit verschiedenen Vorteilen einhergehen. Diese Form der Arbeit ist selbstbestimmt und flexibel. Sie kann besonders gut an eigene, private Bedürfnisse angepasst werden und praktisch sein, um Arbeit und Familie miteinander zu vereinen. Freie Mitarbeiter können selbst entscheiden, wo, wie und wann sie arbeiten – das kann diese Form der Beschäftigung attraktiv machen.

Eine Tätigkeit als freier Mitarbeiter bietet jedoch wenig Sicherheit. Langfristig planen können freie Mitarbeiter selten – sie haben schließlich keinen Kündigungsschutz und eine Zusammenarbeit könnte jederzeit enden. Auch versicherungstechnisch kann eine freie Mitarbeit Nachteile haben, denn Selbstständige müssen sich selbst versichern. Sie müssen sich zudem um Formalitäten wie die Anmeldung beim Finanzamt und gegebenenfalls beim Gewerbeamt kümmern. Bei einer freien Mitarbeit besteht kein Anspruch auf bezahlten Urlaub oder eine Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Besonders, wenn es sich tatsächlich um eine Scheinselbstständigkeit handelt, kann es passieren, dass Beschäftigte durch eine freie Mitarbeit mehr Nachteile als Vorteile haben.

Voraussetzungen und Vorgehen: Wie wird man freier Mitarbeiter?

Wie findet man Jobs als freier Mitarbeiter und welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein? Wichtig ist grundsätzlich, dass Sie die nötigen fachlichen Qualifikationen mitbringen. Nur wenn Sie etwas Überzeugendes anzubieten haben, werden Auftraggeber an einer freien Mitarbeit interessiert sein.

Dabei kann ein großes Netzwerk sehr nützlich sein: Über Connections können Sie besonders in der Anfangszeit schneller fündig werden. Wenn man Sie kennt oder jemanden kennt, der Sie empfiehlt, werden Sie sich mit weniger Vorbehalten konfrontiert sehen. Ist der Einstieg einmal gelungen, müssen Sie sich „nur noch“ beweisen. Im besten Fall haben Sie dann treue Kunden, für die Sie regelmäßig als freier Mitarbeiter tätig sind.

Um Kunden zu finden, ist Selbstmarketing wichtig. Dazu gehört auch eine informative, ansprechend gestaltete Webseite. Je nachdem, in welchem Bereich Sie nach einer freien Mitarbeit suchen, können auch spezielle Portale im Internet nützlich sein. In manchen Tätigkeitsfeldern gibt es Webseiten, über die Auftraggeber Aufträge vergeben. Wer sich hier bewährt, kann darüber neue Kunden gewinnen.

Der Gang zum Finanzamt und Gewerbeamt

Auch die formalen Voraussetzungen müssen für eine Arbeit als freier Mitarbeiter erfüllt sein. Sie müssen sich dafür selbstständig melden. Dazu wenden Sie sich als Freiberufler ans Finanzamt. Je nach Tätigkeit kann es sein, dass Sie ein Gewerbe anmelden müssen. Das erledigen Sie beim Gewerbeamt. Bei der Gründung müssen Sie sich gegebenenfalls für eine Rechtsform entscheiden, wenn Sie zusammen mit anderen ein Unternehmen gründen möchten.

Optionen sind etwa ein Einzelunternehmen, eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), eine offene Handelsgesellschaft (OHG) oder eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Eine weitere Entscheidung kann die Frage betreffen, ob sich eine Tätigkeit als Kleinunternehmer lohnt oder Sie darauf verzichten wollen (oder müssen, weil Sie zu viel verdienen).

Aufträge als freier Mitarbeiter finden: Tipps

Zu Beginn einer Tätigkeit als freier Mitarbeiter ist es oft nicht so einfach, passende Auftraggeber zu finden. Von selbst ergibt sich meist nichts, es sei denn, Sie haben Beziehungen, über die Sie schnell fündig werden können. Ansonsten kommen Sie um eine Kundenakquise nicht herum.

Überlegen Sie sich, welche Art von Tätigkeit Sie suchen und wo Sie diese Arbeit finden können. Dann haben Sie mehrere Optionen: Für eine klassische Akquise gehen Sie direkt auf potenzielle Kunden zu und bieten Ihre Unterstützung an. Hierzu rufen Sie an oder schreiben eine E-Mail. Sie sollten klar darlegen können, was Sie zu bieten haben. Machen Sie sich vorher Gedanken über die Konditionen, zu denen Sie zu einer freien Mitarbeit bereit wären. Ansonsten kann es Ihnen passieren, dass Auftraggeber diktieren, wie Sie arbeiten und was Sie dabei verdienen. Gerade beim Honorar ist es wichtig, dass Sie Ihre Vorstellungen und Bedürfnisse berücksichtigen – Nachverhandlungen sind oft schwierig.

Jobs für freie Mitarbeit können Sie in manchen Fällen auch über Online-Plattformen finden. Rechnen Sie aber damit, dass Sie auf entsprechenden Portalen nicht viel verdienen. Für den Anfang kann es trotzdem durchaus sinnvoll sein, über solche Plattformen nach Freie-Mitarbeit-Jobs zu suchen: Es kann sich eine längerfristige Zusammenarbeit daraus ergeben.

Netzwerken: Zeitaufwendig, aber lohnenswert

Um mehr mögliche Kunden anzusprechen, kann sich ein Profil in Karrierenetzwerken wie Xing oder LinkedIn lohnen. Dabei ist es wichtig, dass Sie Ihr Profil möglichst aussagekräftig gestalten. Ein professionelles Foto kann sehr hilfreich sein, um Ihre Chancen zu verbessern. Treten Sie Gruppen bei und tauschen Sie sich aktiv mit anderen aus – das hilft, sich einen Namen zu machen und Ihren Bekanntheitsgrad zu steigern.

Um neue Kontakte zu knüpfen, ist es außerdem sinnvoll, aktives Networking zu betreiben und wichtige Veranstaltungen in Ihrem Tätigkeitsbereich zu besuchen. Denken Sie daran: Wen Sie kennen, ist oft entscheidender als Ihre formalen Qualifikationen. Das Netzwerken mag zeitaufwendig sein und liegt nicht jedem, aber es ist oft eine lohnenswerte Investition.

Um nicht ständig nach einem neuen Job als freier Mitarbeiter suchen zu müssen, ist es sinnvoll, langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen. Dafür gilt: Wenn Sie mit Ihrer Arbeit überzeugen und es auch persönlich passt, steht einer längerfristigen Zusammenarbeit oft nichts im Weg. Stimmt die Qualität, ergibt sich eine regelmäßige Kooperation häufig von selbst.

Vertrag als freier Mitarbeiter: Darauf sollten Sie achten

Bei einer regelmäßigen freien Mitarbeit ist es üblich, dass freie Mitarbeiter einen Vertrag mit dem Auftraggeber unterzeichnen. Dabei ist es wichtig, auf verschiedene Aspekte zu achten.

Es fängt schon bei der Art des Vertrags an: Gängig sind Werkverträge oder Dienstverträge. Bei einem Werkvertrag geht es darum, dass ein bestimmtes Ergebnis erzielt wird. Dieses Werk kann zum Beispiel eine App oder Software sein, ein Tisch oder eine Renovierungsarbeit. Das Honorar wird in diesem Fall erst ausgezahlt, wenn das Werk zur Zufriedenheit des Kunden fertiggestellt wurde.

Bei einem Dienstvertrag geht es hingegen um eine bestimmte Leistung. Das Ergebnis oder ein bestimmter Ausgang ist für den Anspruch des freien Mitarbeiters auf Bezahlung nicht entscheidend. Die Pflicht besteht für diesen darin, die vereinbarte Tätigkeit auszuüben. Der Selbstständige haftet anders als bei einem Werkvertrag nicht für etwaige Mängel oder einen ausbleibenden Erfolg.

Wichtige Bestandteile von Verträgen über freie Mitarbeit

Wenn ein freier Mitarbeiter einen Vertrag unterschreibt, lohnt es sich, das Dokument vorher im Detail zu lesen (und gegebenenfalls einem Fachanwalt vorzulegen). Wichtig ist zum Beispiel, dass

• die beiden Parteien darin namentlich und mit ihren Adressen genannt werden. 
• aus dem Vertrag über freie Mitarbeit klar hervorgeht, dass es sich um eine Zusammenarbeit auf selbstständiger Basis handelt und nicht um ein Arbeitsverhältnis und dass der freie Mitarbeiter nicht weisungsgebunden ist.
• die vereinbarten Leistungen im Detail beschrieben werden.
• die Vergütung geklärt wird: Erhält der freie Mitarbeiter ein Honorar auf Stundenbasis, Tagesbasis oder eine pauschale Vergütung? Bis wann muss der freie Mitarbeiter seine Arbeit in Rechnung stellen? Was ist mit Spesen wie zum Beispiel Fahrtkosten – werden sie vom Auftraggeber übernommen?
• geklärt wird, inwieweit der Selbstständige seine Arbeitszeiten selbst festlegen darf.
• aus dem Vertrag hervorgeht, ob es sich um eine befristete oder unbefristete freie Mitarbeit handelt und ob bestimmte Kündigungsmodalitäten gelten.
• Nutzungsrechte und Urheberrechte geklärt werden, ebenso Fragen in Bezug auf Haftung, Vertraulichkeit und Datenschutz. 

Zeit- und Selbstmanagement als freier Mitarbeiter: Tipps für die Organisation

Wer als freier Mitarbeiter erfolgreich sein möchte, muss sich gut organisieren können. Dazu gehört auch ein effektives Zeitmanagement. Es ist wichtig, Zeit sinnvoll zu verplanen. Das ist anfangs nicht ganz einfach, weil es noch an Erfahrungswerten fehlt. Mit der Zeit wird es leichter, realistisch einzuschätzen, welche Aufgaben wie lange dauern. Essenziell ist auch, Tätigkeiten zu priorisieren, damit nicht am Ende die Dinge unerledigt bleiben, die besonders wichtig oder dringend sind.

Bei der Zeitplanung kann es helfen, Aufgaben wie Termine im Kalender zu notieren und die entsprechenden Zeiten zu blockieren. Auch Apps und Planungsprogramme für den PC können hilfreich sein. Um alles im Blick zu behalten, sind To-do-Listen wichtig. Sie können tageweise, aber auch für Wochen oder Monate erstellt werden.

Zum Management bei einer freien Mitarbeit gehört außerdem die Finanzplanung. Als freier Mitarbeiter sollten Sie Ihr Honorar realistisch kalkulieren. Ausschlaggebende Faktoren sind zum Beispiel Ihre Lebenshaltungskosten und Ihr finanzieller Bedarf, Betriebsausgaben, Steuern und Versicherungsbeiträge. Kalkulieren Sie auch Urlaubszeiten und Zeiten ein, in denen Sie krankheitsbedingt nicht arbeiten können.  

Als freier Mitarbeiter müssen Sie sich um die Buchhaltung kümmern. Sie müssen Rechnungen schreiben, die den formalen Kriterien genügen, und Zahlungseingänge überprüfen. Denken Sie auch an Umsatzsteuervoranmeldungen und Steuererklärungen.

Die Tätigkeit als freier Mitarbeiter kann hin und wieder stressig werden. Es kann Phasen geben, in denen Sie das Gefühl haben, dass Ihnen alles über den Kopf wächst. Dem können Sie mit einer guten Zeitplanung und Organisation vorbeugen. Eine gute Work-Life-Balance ist wichtig, damit Ihnen genug Zeit für Entspannung bleibt.

Rechtliche Rahmenbedingungen einer freien Mitarbeit: Steuer, Versicherungen und Co

Wer als freier Mitarbeiter arbeiten möchte, muss den rechtlichen Rahmen beachten, in dem das möglich ist. Sie müssen sich zum Beispiel beim Finanzamt selbstständig melden und je nach Art Ihrer Tätigkeit ein Gewerbe anmelden. Und Sie müssen Steuern zahlen: Einkommenssteuer, Umsatzsteuer, gegebenenfalls auch Gewerbesteuer und Kirchensteuer. Sie sind verpflichtet, entsprechende Steuererklärungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben.

Um die Kranken- und Pflegeversicherung kümmern Sie sich bei einer Selbstständigkeit selbst: Sie versichern sich selbst und zahlen die Beiträge in voller Höhe alleine. Eine private Krankenversicherung kann abhängig vom Einkommen aus der freien Mitarbeit möglich sein.

Rentenversichert sind Sie nicht automatisch. Manche Selbstständige sind allerdings gesetzlich dazu verpflichtet, in die gesetzliche Rentenversicherung einzuzahlen. Das betrifft unter anderem Künstler und Publizisten, Handwerker, Lehrer, Erzieher und Pflegekräfte. Ansonsten besteht die Möglichkeit, freiwillig in die Rentenkasse einzuzahlen. Eine private Rentenversicherung kann eine Alternative sein. Sie sind außerdem als Selbstständiger nicht unfallversichert, wenn Sie das nicht selbst übernehmen.

Was ist mit der Haftung?

Denken Sie auch an Fragen der Haftung. Hier lohnt sich ein Blick in den Vertrag über die freie Mitarbeit: Möglicherweise wurde dort eine Haftungsbeschränkung vereinbart. Sie haften dann nur bis zu einer gewissen Höhe oder nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Es kann auch sein, dass Sie haften, wenn Sie Schäden bei Dritten verursachen. Wegen der erhöhten Verantwortung als freier Mitarbeiter kann es sinnvoll sein, eine Berufshaftpflichtversicherung abzuschließen.

Als Selbstständiger haben Sie normalerweise keinen Anspruch auf bezahlten Urlaub oder ein Honorar im Krankheitsfall. Auch vor einer Kündigung sind viele freie Mitarbeiter nicht oder kaum geschützt. Entscheidend ist auch bei diesen Aspekten, was im Vertrag des freien Mitarbeiters steht.

Antworten auf häufige Fragen zur freien Mitarbeit

Hier finden Sie Antworten auf Fragen, die im Zusammenhang mit einer freien Mitarbeit häufig gestellt werden.

Wie komme ich an Aufträge als Freiberufler?

Sie haben Interesse an einer freien Mitarbeit als Steuerberater oder möchten im Journalismus als Freelancer arbeiten. Jobs für freie Mitarbeit können Sie finden, indem Sie direkt bei möglichen Auftraggebern nachfragen. Sie können Beziehungen nutzen oder sich dank eines gelungenen Eigenmarketings von Kunden finden lassen. Auch Portale, auf denen Aufträge vergeben werden, können Ihnen den Start in eine Tätigkeit als freier Mitarbeiter erleichtern.

Wie kalkuliere ich meinen Stundensatz?

Als freier Mitarbeiter sollten Sie genau wissen, was Sie verdienen müssen und welcher Stunden- oder Tagessatz zu Ihren Bedürfnissen passt. Faktoren sind zum Beispiel Ihre privaten Ausgaben und Betriebsausgaben. Sie sollten genug Geld verdienen, um Urlaube, Phasen von Krankheit und Verwaltungstätigkeiten kompensieren zu können.

Was Sie verlangen können, hängt davon ab, welche Qualifikationen und Erfahrungen Sie vorzuweisen haben. Je länger Sie dabei sind und je überzeugender Ihre Kompetenzen, desto höher kann das Honorar ausfallen. Wenn Sie nebenberuflich als freier Mitarbeiter arbeiten möchten, müssen Sie nicht ganz so sehr aufs Geld schauen. Wenn Sie über Ihren Hauptjob gut versorgt sind, hängt Ihr Honorar von Ihren Erwartungen und Ihrer Expertise ab.

Zahlungsausfall: Wie damit umgehen?

Es ist eine Horrorvorstellung für freie Mitarbeiter: Der Auftraggeber zahlt das Honorar nicht. Solche Situationen sind zum Glück die Ausnahme, aber sie können trotzdem passieren. Es könnte zum Beispiel sein, dass ein Auftraggeber insolvent wird.

Bei Zahlungsausfällen sind Ihre Möglichkeiten als freier Mitarbeiter begrenzt. Die Leistung haben Sie schließlich schon erbracht und mit Zwang einfordern können Sie Ihr Geld nicht. Prävention lohnt sich: Informieren Sie sich möglichst gut über potenzielle Geschäftspartner und meiden Sie Firmen, bei denen Sie von Anfang an ein schlechtes Gefühl haben. Sie könnten auch Vorkasse vereinbaren. Das ist in der Praxis allerdings meist nicht gängig.

Kommt es zu einem Zahlungsausfall von Kunden, ist ein Gespräch sinnvoll. Möglicherweise ist der Auftraggeber bald wieder solvent. Sie könnten auch einen Zahlungsaufschub oder eine Ratenzahlung vereinbaren. In jedem Fall sollten Sie frühzeitig nachhaken, wenn Sie keinen Zahlungseingang feststellen können. Eine schriftliche Zahlungserinnerung fungiert als Mahnung, aber in freundlichem Ton. Wenn es darum geht, tatsächliche Mahnungen zu verschicken, kann sich der Rat eines Anwalts oder einer Anwältin lohnen.

Welche Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es für freie Mitarbeiter?

Um als freier Mitarbeiter gefragt zu bleiben, ist es wichtig, dass Sie qualifiziert sind und sich in Ihrem Themenbereich auskennen. Auch essenzielle Soft Skills sollten Sie vorweisen können. Mit Weiterbildungen können Sie sich auf dem neuesten Stand halten und Kompetenzen ausbauen. Was sich eignet, hängt davon ab, was Sie verbessernmöchten. Wenn Sie über längere Zeit für einen Auftraggeber als freier Mitarbeiter tätig sind, könnten Sie sich auch erkundigen, ob man sich dort an Weiterbildungskosten beteiligen würde.

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