Debriefing: Aus Erfahrungen lernen

Erfahrungen sind wertvoll, denn man kann aus ihnen lernen. Dabei spielt es keine Rolle, ob etwas gut oder nicht so gut lief, ob alles reibungslos vonstatten ging oder ob Fehler passiert sind. Besonders bei größeren Aufgaben im Team und Projekten kann es sich deshalb lohnen, Debriefings zu nutzen. Eine abschließende Besprechung ermöglicht es, das Geschehene einzuordnen und daraus Schlüsse für die Zukunft zu ziehen. Was genau ein Debriefing ist, welche Vorteile es hat und wie es abläuft, erfahren Sie hier.

Debriefing Definition: Was ist ein Debriefing?

Was ein Briefing ist, ist den meisten Menschen klar: Eine Gruppe von Menschen bespricht sich vor einem anstehenden Ereignis oder Projekt. Ein Debriefing markiert hingegen das Ende eines Projekts. Auch hierbei handelt es sich um eine Besprechung im Team, allerdings ist eine Nachbesprechung gemeint.

Es geht bei einem Debriefing darum, das, was passiert ist, zu reflektieren, zu analysieren und einzuordnen. Auf diese Weise ist es möglich, aus den Geschehnissen und Verläufen zu lernen. Bei einem Debriefing sind typischerweise die an einem Sachverhalt beteiligten Mitarbeiter und mindestens ein Vorgesetzter beteiligt.

Vor allem größere Unternehmen setzen Debriefings ein. Entstanden sind Debriefings allerdings in einem anderen Kontext. Das Militär hat sie zuerst eingesetzt, um Missionen Revue passieren zu lassen und den Soldaten die Chance zu geben, über ihre Erlebnisse zu sprechen und diese zu verarbeiten.

Wann setzt man ein Debriefing ein?

Debriefings können grundsätzlich bei allen wichtigen Ereignissen im Beruf genutzt werden. Typischerweise werden sie im Rahmen von Projekten oder anderen längerfristigen Tätigkeiten eingesetzt. Einen wichtigen Stellenwert haben sie außerdem nach wie vor im Militär, aber auch im medizinischen Bereich und bei Einsatzkräften jeder Art.

Von einem Debriefing ist auch die Rede, wenn es darum geht, einen Job an einen Nachfolger zu übergeben. Das Debriefing kann in solchen Fällen dafür sorgen, dass das Wissen und die Erfahrung des scheidenden Mitarbeiters nicht verlorengehen. Der neue Mitarbeiter kann dank einer geregelten Übergabe davon profitieren und muss nicht bei null anfangen, wenn er seine Arbeit aufnimmt.

Diese Vorteile hat ein Debriefing

Vieles spricht dafür, im Joballtag regelmäßig Debriefings einzusetzen. Gibt es keine Debriefings, werden Projekte und Maßnahmen zwar trotzdem durchgeführt. Es wird anschließend auch grundsätzlich klar sein, ob sie erfolgreich waren oder nicht. Und sicherlich fällt auch ohne Debriefing der eine oder andere Punkt auf, der noch verbessert werden könnte.

Ein Debriefing geht jedoch wesentlich planmäßiger und zielgerichteter an die Evaluation von bestimmten Ereignissen heran. Das macht es wahrscheinlicher, dass es den Beteiligten gelingt, die richtigen Schlüsse aus Projekten zu ziehen. Dadurch wird es leichter möglich, aus Fehlern zu lernen und so sicherzustellen, dass sie nicht unbewusst beim nächsten Mal wieder passieren.

Auch für das involvierte Team hat ein Debriefing Vorteile. Die gemeinsame Nachbesprechung eines Ereignisses kann die interne Kommunikation verbessern. Außerdem haben die Mitarbeiter eher das Gefühl, dass jeder involviert ist und alle an einem Strang ziehen, es also ein gemeinsames Ziel gibt. Das kann den Zusammenhalt im Team stärken und vor allem die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern. Zudem fördert ein Debriefing den Blick der Angestellten auf das große Ganze; die Mitarbeiter sehen schließlich, wie ihr Beitrag sich auf das Projekt an sich ausgewirkt hat. Das kann ihre Motivation und ihr Engagement steigern.

Wie läuft ein Debriefing ab?

An einem Briefing sind üblicherweise alle beteiligt, die bei dem Projekt oder der Maßnahme involviert waren, um die es geht. Grundsätzlich lässt sich der Ablauf eines Debriefings in drei Phasen unterteilen:

1. Was ist passiert? (Bestandsaufnahme)
2. Warum ist es passiert? (Interpretation)
3. Was kann man künftig anders machen? (Transfer)

Zu Beginn eines Debriefings geht es darum, dass die Beteiligten neutral schildern, was passiert ist. Dabei sollten positive Aspekte ebenso genannt werden wie negative Aspekte. Eine Wertung erfolgt nicht, es handelt sich lediglich um eine Bestandsaufnahme, bei der möglichst viele Informationen zusammengetragen werden sollten.

Im nächsten Schritt gilt es, die genannten Aspekte einzuordnen. Warum lief etwas gut oder schlecht? Was hat zum Erfolg oder Misserfolg des Projekts beigetragen? Hierbei geht es also darum, die richtigen Schlüsse aus den Erlebnissen und Geschehnissen zu ziehen.

Zuletzt erfolgt der Transfer zwischen dem, was war, und der weiteren Entwicklung in der jeweiligen Angelegenheit. Was macht man mit den gesammelten Erkenntnissen? Wie kann man daraus lernen? Was kann man nächstes Mal anders machen? Möglicherweise gibt es auch Dinge, die zeitnah getan werden sollten. Dann sollte im Debriefing eindeutig festgelegt werden, wer wofür zuständig ist und bis wann er damit fertig sein sollte.

Tipps für ein erfolgreiches Debriefing

Wie gewinnbringend ein Debriefing ist, hängt von seiner Planung und Umsetzung ab. Grundsätzlich ist es wichtig, dass das Debriefing zeitnah nach dem Abschluss eines Projekts oder einer Aufgabe stattfindet. Dann können sich die Beteiligten noch gut an die Geschehnisse erinnern.

Es kann sinnvoll sein, wenn der Vorgesetzte oder ein anderweitig Verantwortlicher vorab einen Fragebogen verschickt, auf dem jeder beteiligte Mitarbeiter seine Gedanken und seine Version des Geschehens festhalten kann. So wird jeder Beteiligte gehört – auch die, die sich in Meetings zurückhalten.

Für das Debriefing sollte ein Zeitfenster festgelegt werden. Wenn das Meeting zeitlich nicht oder zu wenig begrenzt ist, besteht die Gefahr, dass die Teilnehmer sich in Details verrennen und den Blick auf das wirklich Wichtige verlieren. Das Debriefing verläuft unter solchen Umständen wahrscheinlich wenig effektiv; außerdem leidet die Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmer mit fortschreitender Dauer des Treffens.

Wertfreie Schilderungen statt Schuldzuweisungen

Wichtig ist, dass beim Debriefing eine positive, offene Atmosphäre herrscht. Es sollte jedem Teilnehmer möglich sein, Fehler zuzugeben oder Schwächen anzusprechen, ohne dass dies von den anderen Mitarbeitern bewertet wird. Entscheidend ist, dass niemand anderen die Schuld für etwas zuschiebt, sondern wirklich nur nüchtern zusammengetragen wird, was passiert ist.

Wenn es darum geht, Schlüsse aus dem Erlebten zu ziehen, sollten die Teilnehmer so konkret wie möglich werden. Andernfalls bleibt es häufig bei vagen Absichtserklärungen, außerdem besteht die Gefahr von Missverständnissen. Generell ist es sinnvoller, einige wenige Verbesserungsvorschläge im Detail auszuarbeiten, statt einen ganzen Maßnahmenkatalog zusammenzustellen, der am Ende doch nie umgesetzt wird.

Um die Ergebnisse des Debriefings festzuhalten, sollte einer der Teilnehmer ein Protokoll anfertigen. Darin sollten die wichtigsten Erkenntnisse, mögliche geplante Maßnahmen und nächste Schritte sowie Verantwortlichkeiten festgehalten sein. Dadurch können sich die Beteiligten den Inhalt des Treffens jederzeit wieder ins Gedächtnis rufen.

Bildnachweis: goodluz / Shutterstock.com