Deadline einhalten: Mit diesen Tipps fällt es Ihnen leichter

Deadlines begegnen uns überall im Leben. Während es bei privaten Deadlines keinen kümmern mag, ob die Deadline eingehalten wurde oder nicht, kann eine verpasste Frist im Job ernsthafte Konsequenzen haben. Vielen Menschen fällt es schwer, Aufgaben so zu strukturieren, dass sie rechtzeitig fertig sind. Hier finden Sie Tipps und Strategien, die Ihnen dabei helfen, Deadlines zu schaffen, ohne in Stress zu geraten.

Deadline: Warum Sie Fristen als etwas Positives sehen sollten

Es gibt Menschen, für die eine Deadline kein Problem darstellt. Sie sind oft schon weit im Voraus fertig mit der jeweiligen Aufgabe und geraten scheinbar nie in Stress. Viele andere Menschen können davon nur träumen. Sie geraten durch Fristen regelmäßig ins Schwitzen – und müssen kurz vor dem Erreichen einer Deadline ranklotzen, um noch rechtzeitig fertig zu werden.

Für viele Menschen bedeuten Deadlines Druck und Stress. Dabei ist eine Deadline eigentlich etwas Gutes, denn Sie hilft Ihnen dabei, Ihre Ziele zu erreichen. Indem Fristen gesetzt werden, kann die Zeit strukturiert werden. Es wird durch Deadlines wahrscheinlicher, dass Aufgaben rechtzeitig fertig werden und es bei langfristigen Projekten vorangeht. Denn seien wir einmal ehrlich: Viele Menschen, die ein Problem mit dem Einhalten von Deadlines haben, hätten dieses Problem auch dann noch, wenn die Deadline nach hinten verschoben wäre.

Eine Deadline hilft Ihnen bei der Planung Ihrer Zeit

Wer Probleme damit hat, Deadlines zu schaffen, dem mangelt es häufig an einem guten Zeitmanagement. Nicht die Deadline selbst ist dann das Problem, sondern die mangelnde Organisation, die durch die Deadline nur offenbar wird.

Sehen Sie eine Frist deshalb nicht als etwas Negatives, sondern als Hilfe bei der Planung von Aufgaben. Zwischenfristen helfen Ihnen dabei, auch umfangreiche Aufgaben rechtzeitig abzuschließen. Dadurch kommen Sie voran – und können im Job glänzen. Anders gesagt: Deadlines einhalten zu können ist die Grundlage für gute Leistungen an der Arbeit. Umgekehrt kann es Ihren Wert aus Sicht eines Arbeitgebers schmälern, wenn Sie regelmäßig Fristen verstreichen lassen.

Warum es vielen Menschen schwer fällt, eine Deadline einzuhalten

Wenn Sie Probleme damit haben, Deadlines zu schaffen, sind Sie nicht allein – viele Menschen geraten kurz vor dem Erreichen wichtiger Fristen in Stress. Meist haben sie nicht rechtzeitig mit der betreffenden Aufgabe angefangen und geraten dann in Panik, weil noch so viel zu tun ist. Wer zu spät anfängt, macht sich nicht nur unnötig Stress. Das Ergebnis kann auch schlechter sein, wenn am Ende die Zeit fehlt, um es wirklich gut zu machen.

Aber warum fällt es vielen Menschen so schwer, Aufgaben fristgerecht zu erledigen? Wenn jemand regelmäßig vor Deadlines unter Druck gerät, kann das verschiedene Ursachen haben. Eine wissenschaftliche Erklärung ist der Planungsfehlschluss, auch bekannt unter seiner englischen Bezeichnung planning phallacy.

Der Ansatz der Psychologen Daniel Kahneman und Amos Tversky, die den Begriff in den 1970er Jahren geprägt haben, lautet wie folgt: Menschen unterschätzen systematisch, wie lange sie für eine bestimmte Aufgabe brauchen. Sie gehen vom bestmöglichen Szenario aus, wenn sie Aufgaben planen. Dauert es dann wider Erwarten länger oder tritt ein unerwartetes Hindernis auf, ist es oft kaum noch möglich, rechtzeitig fertig zu werden.

Schlechtes Zeitmanagement kann dazu führen, dass Fristen überschritten werden

Wenn jemand Probleme damit hat, Fristen einzuhalten, kann das auch an einer Fehleinschätzung der verbleibenden Zeit liegen. Viele Menschen glauben, noch viel mehr Zeit zu haben, als das tatsächlich der Fall ist. Typische Sätze oder Gedanken sind dann „Ach, das ist ja noch ewig hin“ oder „Dafür habe ich auch später noch Zeit“. Bloß: Oft stimmt diese Annahme nicht. Die Zeit vergeht dann doch schneller als gedacht, und die Betroffenen kommen durch die plötzlich auftauchende Deadline in die Bredouille.

Einer Studie der Universität Swansea in Wales zufolge neigen viele Menschen besonders bei großen, umfangreichen Aufgaben zu einer solchen Fehleinschätzung. Das ist besonders bitter, weil solche Aufgaben meist auch besonders wichtig sind.

Halten wir fest: Viele Menschen glauben also, dass sie für Aufgaben noch reichlich Zeit haben, und unterschätzen zugleich den Aufwand, der damit verbunden ist. Erschwerend hinzu kommt oft eine Unfähigkeit, die eigene Zeit sinnvoll zu strukturieren. Mangelndes Zeitmanagement ist damit ein weiterer Grund dafür, warum viele Menschen immer wieder vor Deadlines unter Druck geraten.

Mangelnde Planung als Problem

Wer sich nicht gut organisieren kann, erledigt seine Aufgaben womöglich nicht nach Plan, sondern fängt einfach irgendwo an und schaut, wie weit er kommt. Unter diesen Umständen ist die Gefahr jedoch groß, dass Fristen überschritten werden. Vorher nicht zu wissen, ob man es rechtzeitig schafft, sorgt außerdem für Stress und Hektik.

Wie gut – oder schlecht – Deadlines eingehalten werden, hängt bei vielen Menschen auch davon ab, worum es dabei geht. Gerade schwierige oder sehr umfangreiche Aufgaben können wie eine kaum überwindbare Hürde wirken. Besonders diese Aufgaben schieben viele Menschen immer wieder vor sich her; sie ziehen weniger wichtige Aufgaben vor oder lassen sich immer wieder von anderen Dingen ablenken.

Deadlines leichter schaffen: Tipps & Strategien

Wer seine Zeit umsichtig plant, braucht vor einer Deadline keine Angst zu haben. Falls Sie bislang nicht zu den Menschen gehören, die Fristen stressfrei schaffen, heißt das nicht, dass sich das nicht ändern kann. Die folgenden Ansätze und Strategien zeigen Ihnen, worauf es ankommt, wenn Sie Deadlines fristgerecht und ohne Stress erreichen möchten.

Eine gute Planung als Grundlage

Fristen können Sie nur mit einem guten Zeitmanagement einhalten. Genau damit haben jedoch viele Menschen Probleme – nicht unbedingt, weil sie ihre Zeit tatsächlich nicht planen könnten, sondern weil sie es schlicht nicht (in ausreichendem Maße) tun.

Viele Menschen fangen einfach mit irgendetwas an. Wenn Sie so vorgehen, sparen Sie zwar Zeit für die Planung, Sie wissen aber auch nicht genau, wo Sie bei verschiedenen Aufgaben stehen. Das kann dafür sorgen, dass ständig ein gewisses Stresslevel vorhanden ist. Sie müssen schließlich jederzeit damit rechnen, dass es kurz vor der Deadline doch noch stressig wird.

Eine gute Planung beginnt mit einem Überblick über alles, was Sie zu tun haben. Schreiben Sie sich alle Aufgaben auf und setzen Sie anschließend Prioritäten. Sie können Ihre Aufgaben danach ordnen, was dringend und was wichtig ist. Überlegen Sie, was Sie bis wann erledigen sollten. Planen Sie bei umfangreicheren Aufgaben Zwischenziele ein. Das macht die Aufgabe überschaubarer, außerdem können Sie auf diese Weise Ihren Fortschritt im Blick behalten.

Bei der Zeitplanung gilt: Seien Sie großzügig. Planen Sie mehr Puffer ein als Sie glauben, tatsächlich zu brauchen. Dadurch geraten Sie nicht in Stress, wenn etwas dazwischenkommt oder Sie auf ein unerwartetes Hindernis stoßen. Überlegen Sie bei der Planung von Aufgaben auch, ob Sie alles haben, was Sie dazu benötigen – etwa bestimmte Unterlagen, Informationen oder Materialien.

Zeit sinnvoll nutzen

Wenn Sie Ihre Zeit planen, sollten Sie berücksichtigen, wann Sie Ihre produktivsten Phasen haben und wann es Ihnen schwerer fällt, sich zu konzentrieren. Manche Menschen sind direkt morgens am leistungsfähigsten, andere legen erst am Nachmittag richtig los. Legen Sie Aufgaben so, dass ihre Priorität Ihrer Konzentrationsfähigkeit entspricht. Wichtige Dinge machen Sie also dann, wenn Sie sich besonders gut auf Ihre Arbeit fokussieren können. Weniger wichtige Dinge können Sie erledigen, wenn Ihre Konzentration nachlässt.

Unangenehme Aufgaben: Einfach loslegen

Sehr umfangreiche oder unangenehme Aufgaben wirken auf viele Menschen besonders bedrohlich. Bei solchen Aufgaben weiß man oft nicht, wo man anfangen soll – und schiebt sie deshalb immer wieder auf. Das ist jedoch spätestens dann ein Problem, wenn die entsprechende Aufgabe wichtig ist.

Für den Umgang mit unangenehmen oder umfangreichen Aufgaben gibt es einen einfachen Trick: Fangen Sie kleinschrittig an. Nehmen Sie sich etwa vor, zunächst 20 oder 30 Minuten in die Aufgabe zu investieren. So haben Sie immerhin den ersten Schritt gemacht und können daran später anknüpfen.

Überhaupt erst einmal angefangen zu haben, beruhigt das Gewissen. Außerdem bleiben Sie womöglich auch nach Ablauf der anvisierten Mindest-Zeit an der Aufgabe dran. Sie stellen möglicherweise fest, dass es gar nicht so schwer oder lästig ist wie gedacht, und machen noch weiter. So machen Sie schnell Fortschritte – und die Aufgabe verliert ihren Schrecken.

Fokussiert arbeiten, Ablenkungen widerstehen

Ein großes Hindernis beim Erreichen von Deadlines sind Ablenkungen. Wie leicht sich jemand ablenken lässt, bestimmt darüber, wie viel er schafft. Um Ablenkungen zu widerstehen kann es helfen, sich bewusst zu machen, wovon man sich am ehesten ablenken lässt. Vielleicht hilft es Ihnen, das Internet zeitweise auszuschalten, damit Sie gar nicht erst durchs Netz surfen können. Ebenso kann es hilfreich sein, das E-Mail-Programm nur zu bestimmten Zeiten zu öffnen, oder die Tür Ihres Büros zu schließen, wenn Sie sich besonders konzentrieren müssen.

Apropos Konzentration: Eine gute Konzentrationsfähigkeit sorgt dafür, dass Sie Aufgaben schneller und tendenziell auch besser erledigen können. Üben Sie deshalb, sich für längere Zeit auf Dinge zu fokussieren. Das geht am besten, wenn Sie mögliche Ablenkungen vorher minimiert haben. Denken Sie daran, dass auch regelmäßige Pausen wichtig sind, damit Sie neue Energie tanken können. Zu glauben, wer durcharbeite, schaffe mehr, ist ein Trugschluss.

Wenn Sie eine Deadline nicht schaffen: Rechtzeitig Bescheid sagen

Es kann trotz guter Planung passieren, dass Sie mal eine Deadline nicht einhalten können. In solchen Fällen sollten Sie möglichst frühzeitig mit Ihrem Chef darüber sprechen.

Natürlich ist es am besten, wenn Sie Deadlines schaffen. Aber wenn es mal nicht klappt, sollten Sie das wenigstens mit ausreichendem Vorlauf kommunizieren. So weiß Ihr Vorgesetzter, wie der Stand ist, und ist nicht überrascht, wenn er erst zum Ende der Frist erfährt, dass Sie noch nicht fertig sind. Probleme rechtzeitig mitzuteilen, spricht für Ihr Verantwortungsbewusstsein und Ihre Zuverlässigkeit.

Zu hoher Workload: Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten

Wenn Sie immer wieder Probleme mit Deadlines haben und nicht wissen, wie Sie die Lage verbessern können, kann es sein, dass das Problem nicht Ihre Herangehensweise, sondern der Workload ist. Womöglich haben Sie schlicht zu viele Aufgaben und Verantwortlichkeiten, um alles gut schaffen zu können.

In diesem Fall sollten Sie mit Ihrem Vorgesetzten über die Situation sprechen. Viele Vorgesetzte wissen nicht genau, wie hoch das Arbeitspensum ihrer Mitarbeiter ist. Warten Sie also nicht darauf, dass Ihr Chef Sie von sich aus anspricht, sondern suchen Sie das Gespräch. Wenn Ihre Belastungsgrenze erreicht ist, ist das nicht alleine Ihr Problem. Überlegen Sie also gemeinsam mit Ihrem Chef, was getan werden kann, um die Situation zu entspannen.

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