Arbeitszimmer absetzen: In diesen Fällen ist es möglich

Arbeitnehmer, die im Homeoffice arbeiten, können in der Regel das häusliche Arbeitszimmer absetzen. Wie hoch der Betrag ist, den sie von der Steuer absetzen können, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab.

Arbeitszimmer absetzen: Was muss ich beachten?

Nicht erst seit der Corona-Pandemie arbeiten einige Beschäftigte von zu Hause aus. Steuerlich könnte sich das auszahlen, denn in bestimmten Fällen können Arbeitnehmer die Kosten für das Büro zu Hause von der Steuer absetzen.

In den meisten Fällen können die Aufwendungen für das Homeoffice bei abhängig Beschäftigten als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden. Selbstständige haben dagegen die Möglichkeit, das häusliche Arbeitszimmer als Betriebsausgabe von der Steuer abzusetzen.

Achtung: Dieser Artikel stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Wir geben lediglich allgemeine Zusammenhänge wieder, die dem Leser den Einstieg ins Thema erleichtern.

Häusliches Arbeitszimmer absetzen: Die Voraussetzungen

Um die Kosten für das häusliche Arbeitszimmer beim Finanzamt geltend machen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Separater Raum: Der Raum, der als Arbeitszimmer genutzt wird, muss ein separater Raum in der sogenannten häuslichen Sphäre sein. Das Arbeitszimmer muss zum privaten Bereich Ihrer Wohnung oder Ihres Hauses gehören. Ein Lagerraum kann daher in der Regel nicht als Arbeitszimmer abgesetzt werden, da Lagerräume nicht zur häuslichen Sphäre zählen. Außerdem muss es sich bei dem Arbeitszimmer tatsächlich um ein echtes Zimmer handeln. Arbeitnehmer, die in ihrer Küche oder in einer Nische in ihrem Schlafzimmer arbeiten, können die Kosten nur anteilig absetzen.
2. Berufliche Nutzung: Um die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer absetzen zu können, muss der Raum zum überwiegenden Teil beruflich genutzt werden. Das Finanzamt gestattet in den meisten Fällen nur eine private Nutzung von bis zu zehn Prozent an. Wer den Raum, den er als Arbeitszimmer absetzen möchte, zu einem größeren Teil privat nutzt, sollte mit Nachfragen vom Finanzamt rechnen.
3. Professionelle Ausstattung: Damit das häusliche Zimmer als Arbeitszimmer gilt, muss es entsprechend ausgestattet sein. Kinderspielsachen, private Fotoausrüstung oder eine Staffelei haben in einem Arbeitszimmer nichts verloren – jedenfalls sieht es das Finanzamt so.
4. Genügend weitere Räume: Neben dem Arbeitszimmer müssen im Haus genügend weitere Zimmer zur Verfügung stehen. Das ist nachvollziehbar. Denn es ist wenig glaubwürdig, dass eine vierköpfige Familie, die in einer Dreizimmerwohnung wohnt, angeblich eines dieser Zimmer ausschließlich als Arbeitszimmer nutzt. Bei diesem geringen Platzangebot ist eher davon auszugehen, dass das Zimmer zumindest teilweise privat genutzt wird. Und das wiederum würde bedeuten, dass das Finanzamt das Zimmer nicht als häusliches Arbeitszimmer anerkennt.

Arbeitszimmer erfüllt Voraussetzungen: Zwei Optionen

Erfüllt Ihr häusliches Arbeitszimmer die Anforderungen des Finanzamtes, können sie deshalb nicht automatisch die kompletten Kosten dafür absetzen.

Die vollen Kosten können Sie nur dann von der Steuer absetzen, wenn Sie keinen anderen Arbeitsplatz haben. Sollte Sie Ihr Arbeitgeber dazu aufgefordert haben, komplett aus dem Homeoffice zu arbeiten, stehen die Chancen für die komplette Absetzbarkeit daher gut. Denn dann liegt der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit eindeutig im Homeoffice.

Experten raten dazu, dass Arbeitnehmer, die auf Anweisung ihres Arbeitgebers den Großteil ihrer beruflichen Tätigkeit im Homeoffice absolvieren oder sogar komplett von zu Hause aus arbeiten, sich seitens des Arbeitgebers eine entsprechende Bescheinigung ausstellen lassen sollten. Auf dieser Bescheinigung sollte der Arbeitgeber festhalten, zu welchen Arbeitszeiten der Mitarbeiter im häuslichen Arbeitszimmer beschäftigt ist.

Auch wer nicht komplett von zu Haus aus arbeitet, kann einen beachtlichen Betrag für das Arbeitszimmer von der Steuer absetzen: Bis zu 1.250 Euro pro Person sind in diesem Fall pro Jahr möglich.

Gut zu wissen: Teilt sich ein Paar das häusliche Arbeitszimmer, kann jeder Partner den Betrag von bis zu 1.250 Euro in seiner Steuererklärung angeben.

Kein häusliches Arbeitszimmer: Pauschale ansetzen

Was aber tun diejenigen Arbeitnehmer, die kein separates häusliches Arbeitszimmer haben, aber trotzdem von zu Hause aus arbeiten? Gerade während der Corona-Pandemie hatten viele Beschäftigte keine andere Möglichkeit, als im Homeoffice zu arbeiten. Das Fehlen eines Arbeitszimmers soll in dieser Konstellation nicht zum steuerlichen Nachteil werden.

Der Gesetzgeber hat daher die rechtlichen Rahmenbedingungen angepasst und für die Jahre 2020 und 2021 die sogenannte Homeoffice-Pauschale eingeführt. Diese Pauschale ermöglicht es Arbeitnehmern, die kein separates Arbeitszimmer haben, zumindest einen Teil der Kosten von der Steuer abzusetzen.

Für jeden Arbeitstag, den Sie im häuslichen Büro – auch wenn es nur eine Nische in der Küche oder in einem anderen Raum ist – verbringen mussten, können Sie fünf Euro von der Steuer absetzen. Die gesetzliche Obergrenze liegt bei 120 Tagen, an denen die Pauschale angesetzt werden kann. Maximal ergibt sich damit eine Pauschale von 600 Euro pro Jahr.

Da die Pauschale zu den Werbungskosten gerechnet wird, hat man als Beschäftigter häufig nur dann etwas davon, wenn man über die 1.000 Euro kommt, die bei Arbeitnehmern ohnehin als Werbungskosten angesetzt werden. Steuerberater empfehlen daher, möglichst viele Belege für Werbungskosten zu sammeln, damit man von der Homeoffice-Pauschale profitieren kann.

Tipp: Das zählt zu den Werbungskosten

Für bestimmte Gegenstände, die beruflich gebraucht werden, können Werbungskosten veranschlagt werden. Das erhöht die Chance, von der Homeoffice-Pauschale profitieren zu können. Wenn schon die Kosten für die übrigen beruflichen Aufwendungen den Pauschbetrag von 1.000 Euro übersteigen, kann man die Pauschale für das Homeoffice von maximal 600 Euro jährlich komplett ausnutzen.

Als Arbeitnehmer sollten Sie daher unbedingt die Rechnungen für folgende Arbeitsmittel aufbewahren und versuchen, diese Dinge von der Steuer abzusetzen:

• Smartphone
• Drucker
• Laptop oder Desktop-PC
• Headset
• Spezielle Software
• USB-Stick
• Tastatur
• Computermaus
• Reparaturkosten für PC
• Bürostuhl
• Schreibtisch
• Schreibtischlampe
• Bücherregel
• Aktenschrank
• Literatur zur beruflichen Weiterbildung

Welche Kosten für das Arbeitszimmer kann ich absetzen?

Bleibt noch die Frage, welche Kosten für das Büro zu Hause überhaupt in Betracht kommen, um sie von der Steuer abzusetzen. Finanzexperten gehen davon aus, dass unter anderem folgende Kosten in der Steuererklärung angegeben und abgesetzt werden können:

• Die anteilige Miete für das Zimmer, alternativ die anteiligen Kosten für das Darlehen zur Finanzierung der Immobilie
• Die Kosten für Energie und Heizung für das Arbeitszimmer
• Reparaturen und Instandhaltungskosten anteilig entsprechend der Fläche des Arbeitszimmers
• Versicherungen, die für die Immobilie gebraucht werden (anteilig)
• Kosten für die Müllabfuhr und den Schornsteinfeger (ebenfalls anteilig)
• Beiträge zu Mieterverein oder Immobilienbesitzerrechtsschutzversicherung, ebenfalls anteilig entsprechend der Größe des häuslichen Arbeitszimmers

Arbeitszimmer absetzen: Neuregelung ab 2023

Ab dem Jahr 2023 werden die Regelungen im Hinblick auf die Absetzbarkeit des Arbeitszimmers etwas übersichtlicher. Ab 2023 gibt es nur noch zwei Möglichkeiten:

1. Der Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit liegt im Homeoffice: Beschäftigte, die keinen eigenen Arbeitsplatz in der Firma ihres Arbeitgebers haben oder die angewiesen wurden, aus dem Homeoffice zu arbeiten, können alle Kosten, die für das heimische Arbeitszimmer anfallen, komplett absetzen. Wer keine Lust hat, Belege zu sammeln und die anfallenden Kosten anteilig zu berechnen, kann alternativ eine Pauschale von 1.260 Euro pro Jahr in seiner Steuerklärung angeben.
2. Homeoffice-Pauschale: Alle anderen Beschäftigten können für jeden Tag, den sie im heimischen Arbeitszimmer arbeiten, einen Pauschalbetrag von 6 Euro in der Steuererklärung angeben. Der Gesetzgeber akzeptiert in diesen Fällen einen Höchstsatz von 210 Arbeitstagen. Daraus ergibt sich pro Steuerjahr ebenfalls ein Betrag von 1.260 Euro.

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