Was ist eine Arbeitsbescheinigung? Wofür man sie braucht und wie man sie bekommt

Eine Arbeitsbescheinigung vom Arbeitgeber kann in bestimmten Situationen gefragt sein. Hier erfahren Sie, welche Informationen eine Arbeitsbescheinigung enthält, wann man sie benötigt und wie man sie bekommt.

Was ist eine Arbeitsbescheinigung und wofür braucht man sie?

Eine Arbeitsbescheinigung ist ein schriftlicher Nachweis über eine Beschäftigung, die der Arbeitgeber ausstellt. Sie enthält Informationen darüber, wo jemand gearbeitet hat, in welcher Position und seit wann beziehungsweise wie lange.

Die gesetzliche Grundlage der Arbeitsbescheinigung ist das Sozialgesetzbuch, insbesondere § 312 des Dritten Buchs des Sozialgesetzbuchs (SGB III). Daraus ergibt sich für Arbeitgeber die Pflicht, Arbeitsbescheinigungen auszustellen, wenn ein Arbeitsverhältnis endet. Enthalten sein müssen Angaben zur Art der Tätigkeit, der Dauer der Beschäftigung und andere Informationen, die im Einzelfall von Interesse sind.

Eine Arbeitsbescheinigung kann in bestimmten Situationen erforderlich sein:

• Wer Sozialleistungen wie Arbeitslosengeld, Krankengeld oder Rente beantragen möchte, kann eine Arbeitsbescheinigung benötigen. Auch für andere Transferleistungen kann sie relevant sein, etwa bei der Beantragung von Elterngeld.
• Ein neuer Arbeitgeber kann sie verlangen, um sich über eine frühere Beschäftigung zu informieren.
• Auch Behörden oder Banken können Arbeitsbescheinigungen einfordern.
• Wer auf Wohnungssuche ist, braucht manchmal ebenfalls eine Arbeitsbescheinigung, wenn Vermieter das verlangen.
• Arbeitsbescheinigungen können gefragt sein, um Visa oder Aufenthaltsgenehmigungen zu beantragen.
• Auch bei der Überprüfung von Einkommensverhältnissen, zum Beispiel im Rahmen der Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit, kann eine Arbeitsbescheinigung erforderlich sein.
• Dasselbe gilt, wenn jemand an bestimmten Weiterbildungen teilnehmen möchte, für die eine Erwerbstätigkeit oder Berufserfahrung vorausgesetzt wird.
• Ein Wechsel der Krankenkasse ist eine weitere Situation, in der eine Arbeitsbescheinigung nötig sein kann.

Welche Informationen kann eine Arbeitsbescheinigung enthalten?

Eine Arbeitsbescheinigung enthält Informationen, die im Hinblick auf eine Stelle relevant sind. Dazu gehören persönliche Daten des Beschäftigten, in der Regel der Name und das Geburtsdatum, gegebenenfalls auch die Adresse. Auch Name und Anschrift des Arbeitgebers werden genannt, damit klar ist, wer die Bescheinigung ausgestellt hat.

Außerdem geht es um die Position oder die ausgeübte Tätigkeit, den Zeitraum der Beschäftigung und ihre Art. In diesem Zusammenhang kann darüber hinaus geklärt werden, ob es sich um eine befristete oder unbefristete Stelle handelt und ob jemand in Vollzeit oder Teilzeit arbeitet.

Eine weitere typische Information auf einer Arbeitsbescheinigung betrifft das Gehalt. Die Höhe des Einkommens kann ebenso genannt werden wie mögliche zusätzliche Leistungen, etwa Zuschläge oder Boni. Auch die Art der Vergütung kann relevant sein, zum Beispiel in Form der Angabe, dass es sich um einen Stundenlohn oder ein Festgehalt handelt. Informationen zum Arbeitsentgelt können für Empfänger wie Behörden oder Banken von Interesse sein.

Welche Angaben nicht in eine Arbeitsbescheinigung gehören

Je nachdem, worin der Zweck der Arbeitsbescheinigung liegt, kann der Arbeitgeber darin auch auf Aspekte wie die Zahl der Arbeitstage, eine Elternzeit oder längere Abwesenheiten eingehen.

Falls es sich nicht um ein laufendes Beschäftigungsverhältnis handelt, können in der Arbeitsbescheinigung die Gründe für die Kündigung erläutert werden, wenn der Beschäftigte damit einverstanden ist. Normalerweise enthalten Arbeitsbescheinigungen keine detaillierte Begründung, warum ein Arbeitsverhältnis beendet wurde. So sind beispielsweise auch Arbeitsbescheinigungen bei fristloser Kündigung sachlich und neutral. Abweichungen sind in der Regel nur möglich, wenn der Arbeitnehmer dies ausdrücklich wünscht.

Rechtlich gibt es beim Inhalt von Arbeitsbescheinigungen gewisse Beschränkungen. Erlaubt sind Angaben, die für den Zweck der Bescheinigung erforderlich sind. Nicht zulässig ist es dagegen zum Beispiel, auf persönliche Umstände wie eine Krankheit, eine Behinderung oder eine körperliche Einschränkung einzugehen. Arbeitsbescheinigungen dürfen zudem keine Angaben enthalten, die als diskriminierend ausgelegt werden können. Das könnte zum Beispiel Aspekte wie politische Haltungen, sexuelle Orientierungen oder die ethnische Herkunft betreffen. Auch andere private Details, die für die Arbeitsbescheinigung nicht relevant sind, haben darin nichts zu suchen.

Unterschiedliche Formen von Arbeitsbescheinigungen

Es gibt unterschiedliche Formen von Arbeitsbescheinigungen. Welche sich eignet, hängt von dem Zweck ab, für den sie benötigt wird.

Eine „normale“ Arbeitsbescheinigung enthält die grundlegenden Informationen, die für solche Dokumente typisch sind. Das betrifft neben den persönlichen Daten des Beschäftigten zum Beispiel den konkreten Job, die Position, die Art der Beschäftigung und den Beschäftigungszeitraum.

Andere Formen der Arbeitsbescheinigungen werden in Situationen angefordert, in denen bestimmte Details von Interesse sind. So können etwa Behörden wie die Arbeitsagentur oder Sozialämter eine Arbeitsbescheinigung verlangen. Dann kann es um weitergehende Informationen wie den Zeitraum einer Arbeitslosigkeit oder die Zahl der Krankheitstage gehen. Möchte ein Vermieter im Rahmen der Wohnungssuche eine Arbeitsbescheinigung haben, ist dagegen das Gehalt der betreffenden Person besonders wichtig.

Geht es um eine Arbeitsbescheinigung für die Rentenversicherung, sind der Verdienst und seine Bestandteile ebenso relevant wie Hinweise auf mögliche beitragsfreie Zeiten, wie sie zum Beispiel durch eine Elternzeit oder eine Freistellung entstehen können.

Wer eine Arbeitsbescheinigung für Arbeitslosengeld, die Wohnungssuche oder einen Kredit benötigt, sollte im Vorfeld klären, welche Angaben vonnöten sind. Arbeitsbescheinigungen können sowohl in gedruckter Form als auch digital ausgestellt werden. So ist es bei Bedarf leicht, die Arbeitsbescheinigung elektronisch zu übermitteln.

Woher bekommt man eine Arbeitsbescheinigung?

Der Arbeitgeber ist der richtige Ansprechpartner, wenn eine Arbeitsbescheinigung benötigt wird. Um die Arbeitsbescheinigung vom Arbeitgeber zu erhalten, müssen Betroffene eine entsprechende Anfrage stellen. Das kann informell persönlich oder per Nachricht geschehen, die Anfrage kann aber auch schriftlich per E-Mail oder Brief abgeschickt werden. Es kann sinnvoll sein, dem Arbeitgeber eine Frist zur Ausstellung der Arbeitsbescheinigung zu setzen, zum Beispiel 14 Tage. 

Je nach Zweck der Arbeitsbescheinigung sollten Beschäftigte bei der Antragstellung angeben, welche Informationen enthalten sein sollten. Eine Absprache mit dem Arbeitgeber ist grundsätzlich sinnvoll, damit die Arbeitsbescheinigung alle wichtigen Angaben beinhaltet. Wenn Zusatzangaben benötigt werden, sollten Betroffene darauf unbedingt gesondert hinweisen. Manchmal können auch spezielle Antragsformulare genutzt werden, um die Arbeitsbescheinigung zu beantragen, zum Beispiel, wenn es um die Beantragung von Arbeitslosengeld bei der Agentur für Arbeit geht.

Wer für ein größeres Unternehmen tätig ist, kann die Arbeitsbescheinigung möglicherweise auch online beantragen. Wenn die Mitarbeiter Nutzerprofile haben, die mit bestimmten Funktionen einhergehen, kann diese Option bestehen.

Bei Arbeitsbescheinigungen geht es nicht immer um einen aktuellen Job. Damit kann auch eine frühere Beschäftigung nachgewiesen werden. Was gilt für die Arbeitsbescheinigung – wie lange rückwirkend kann man sie beantragen? Das hängt vom Arbeitgeber ab. In vielen Unternehmen gibt es eine Frist von einem Jahr. Um Problemen vorzubeugen, ist es ratsam, zum Ende eines Beschäftigungsverhältnisses eine Arbeitsbescheinigung oder ein Arbeitszeugnis beim Arbeitgeber anzufordern. 

Wie lange ist eine Arbeitsbescheinigung gültig?

Arbeitsbescheinigungen haben in der Regel kein bestimmtes Ablaufdatum, sondern sind meist zeitlich unbegrenzt. Sie sind damit so lange gültig, wie die enthaltenen Angaben relevant sind. Es kommt jedoch auf die Situation und den Zweck an. Wird zum Beispiel eine Arbeitsbescheinigung für die Wohnungssuche oder einen Kredit benötigt, ist oft entscheidend, dass Bewerber aktuell angestellt sind. Eine alte Bescheinigung über einen früheren Job nützt dann wenig.

Auch wenn es darum geht, Sozialleistungen zu beantragen, ist Aktualität wichtig. Manchmal stimmen die Angaben in einer Arbeitsbescheinigung nicht mehr. Dann ist es wichtig, die entsprechenden Informationen korrigieren zu lassen, damit die Bescheinigung wahrheitsgemäß ist. Betroffene sollten sich hierfür möglichst zeitnah an den Arbeitgeber wenden, der die Bescheinigung ausgestellt hat.

Arbeitgeber füllt Arbeitsbescheinigung nicht aus – was jetzt?

Das Ausstellen einer Arbeitsbescheinigung ist für Arbeitgeber Pflicht. Was aber, wenn der Arbeitgeber sich weigert – oder der Bitte einfach nicht nachkommt? In diesem Fall ist es wichtig, ihn an seine Pflicht zu erinnern. Wenn es wahrscheinlich ist, dass es sich um ein Versehen handelt, kann eine persönliche Erinnerung hilfreich sein. Etwas formeller ist eine schriftliche Aufforderung an den Arbeitgeber, die Arbeitsbescheinigung auszustellen. Aus Nachweisgründen kann sich diese Variante anbieten. Falls es im Unternehmen einen Betriebsrat gibt, kann dieser in solchen Fällen vermitteln.

Wenn von der Arbeitsbescheinigung viel abhängt, der Arbeitgeber sie aber nicht ausstellt, kann es sich lohnen, einen Anwalt um Unterstützung zu bitten. Auch die Arbeitsagentur ist ein möglicher Ansprechpartner, der dem Arbeitgeber Druck machen kann. Nicht zuletzt besteht die Option, das Dokument juristisch vor dem zuständigen Arbeitsgericht einzuklagen. Wer das erwägt, konsultiert am besten einen Anwalt. Er kann die Betroffenen individuell beraten.

Wenn eine Arbeitsbescheinigung noch nicht vorliegt, steckt dahinter nicht immer böser Willen des Arbeitgebers. Es kann auch sein, dass bestimmte Unterlagen fehlen oder die Bearbeitung einfach noch mehr Zeit benötigt. In solchen Fällen kann eine Erklärung als vorläufiger Ersatz für die Arbeitsbescheinigung dienen. Oft reicht das, bis die eigentliche Bescheinigung vorliegt. Dauert die Bearbeitung schon länger, lohnt es sich für Betroffene, beim Arbeitgeber nachzufragen und gegebenenfalls eine Ersatzbescheinigung anzufordern.

Die Arbeitsbescheinigung: Ein wichtiges Dokument in vielen Lebenslagen

• Eine Arbeitsbescheinigung dokumentiert eine bestimmte Beschäftigung. Es geht darin zum Beispiel darum, was jemand genau gemacht hat, wo und wie lange.
• Zusätzliche Angaben können beispielsweise das Gehalt, die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts oder längere Abwesenheiten betreffen.
• Arbeitsbescheinigungen können in bestimmten Situationen nötig sein, zum Beispiel zur Beantragung von Sozialleistungen, von Krediten oder bei der Wohnungssuche.
• Abhängig vom Zweck gibt es unterschiedliche Formen von Arbeitsbescheinigungen. „Normale“ Varianten enthalten nur grundlegende Informationen, während Bescheinigungen für spezielle Zwecke stärker auf bestimmte Details eingehen.
• Für eine Arbeitsbescheinigung für die Agentur für Arbeit, einen Vermieter oder eine Bank ist der Arbeitgeber der richtige Ansprechpartner. Bei Arbeitsbescheinigungen sind Arbeitgeber in der Pflicht: Sie müssen entsprechende Dokumente auf Verlangen von Beschäftigten ausstellen. Diese sollten sich rechtzeitig darum kümmern und darauf achten, dass alle Angaben korrekt sind.

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