Abwesenheitsnotiz: Darauf kommt es dabei an

Es kommt immer wieder vor, dass Arbeitnehmer für einige Tagen oder Wochen nicht erreichbar sind. Sie haben Urlaub, sind auf Dienstreise oder krank. Das wissen Kunden und andere Kontakte jedoch nicht – zumindest, wenn nicht eine Abwesenheitsnotiz bei den E-Mails eingerichtet wird. In diesem Artikel erfahren Sie, ab wann Sie eine Abwesenheitsnotiz brauchen und wie Sie den Abwesenheitsnotiz-Text richtig formulieren können.

Die Abwesenheitsnotiz: In vielen Situationen nützlich

In der beruflichen Kommunikation hat die E-Mail vielerorts das Telefon ersetzt. Die Kontaktaufnahme von Kunden, Geschäftskontakten, Kollegen und Vorgesetzten erfolgt häufig bevorzugt auf digitalem Weg. Ob man jemanden tatsächlich erreicht hat, weiß man bei einer E-Mail aber – anders als bei einem Anruf – nicht. Aus diesem Grund sollten Sie als Arbeitnehmer eine Abwesenheitsnotiz einrichten, wenn Sie für einige Zeit keine E-Mails beantworten werden.

Bei einer Abwesenheitsnotiz handelt es sich um eine kurze, automatische Antwort auf eingehende E-Mails von Kontakten aller Art. Sie kann nur für eine bestimmte Zielgruppe – etwa die Kollegen und den Chef – oder aber für alle Absender eingerichtet werden. Kontakte können sich dank einer Abwesenheitsnotiz darauf einstellen, dass ihre Nachricht vorübergehend nicht beantwortet wird. Das beugt Ärger bei einer ausbleibenden Reaktion vor. Außerdem erfahren die Absender von eingehenden E-Mails, wann Sie wieder erreichbar sein werden und an wen sie sich alternativ wenden können, wenn ihr Anliegen nicht so lange warten kann. Eine Abwesenheitsnotiz einzurichten, ist letztlich eine Frage der Höflichkeit.

Es gibt viele Situationen, in denen eine Abwesenheitsnotiz nötig ist. Der Klassiker ist ein Urlaub des Arbeitnehmers. Außerdem benötigen Sie eine Abwesenheitsnotiz bei Krankheit. Wer auf Dienstreise geht, sollte ebenso eine Abwesenheitsnotiz schreiben wie bei einer Elternzeit. Eine Abwesenheitsnotiz kann auch bei Kündigung nützlich sein – dass Sie nicht mehr im Unternehmen sind, weiß wahrscheinlich nicht jeder, der Ihnen schreibt.

Abwesenheitsnotiz: Ab wann braucht man sie?

Ab wann braucht man eine Abwesenheitsnotiz? Natürlich müssen Sie nicht extra eine Abwesenheitsnotiz einrichten, wenn Sie für einige Stunden nicht im Haus sein werden. Auch bei einem ganzen Tag ist eine Abwesenheitsnotiz in der Regel nicht nötig – es sei denn, Ihre Kontakte sind gewohnt, dass Sie sich sofort auf eingehende E-Mails zurückmelden.

Im Normalfall reicht es, wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz ab einer Abwesenheit von zwei Tagen einrichten. Entscheidend ist letztlich, wie dringend eingehende E-Mails sein könnten und bis wann Sie sich zurückgemeldet haben sollten, damit Ihre Kontakte nicht verärgert über die fehlende Abwesenheitsnotiz sind. Länger als einige Tage sollten Sie der Arbeit auf keinen Fall fernbleiben, ohne eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet zu haben.

Abwesenheitsnotiz einrichten: So geht es

Fast jedes E-Mail-Programm bietet die Möglichkeit, eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. Wie Sie dazu vorgehen müssen, hängt vom jeweiligen Programm ab. Wenn Sie Ihre Abwesenheitsnotiz einrichten, können Sie einen Betreff angeben und einen Text formulieren. Sie können außerdem einstellen, in welchem Zeitraum die Abwesenheitsnotiz verschickt werden soll und an welche Empfänger. Sie können auch angeben, ob die E-Mails während Ihrer Abwesenheit weitergeleitet werden sollen oder nicht.

Um sicherzustellen, dass die Abwesenheitsnotiz korrekt verschickt wird, können Sie die Funktion selbst testen, bevor Sie weg sind. Richten Sie die Abwesenheitsnotiz ein und schicken Sie dann einfach eine E-Mail an sich selbst. Falls es Probleme gibt, fällt Ihnen das auf, bevor Sie nicht mehr erreichbar sind.

Abwesenheitsnotiz schreiben: Diese Informationen sollten nicht fehlen

Bei einer Abwesenheitsnotiz handelt es sich nicht um eine lange Nachricht, Sie müssen also keine Romane schreiben. Allerdings sollten die essenziellen Informationen unbedingt enthalten sein.

Kontakte, die Ihnen eine E-Mail schreiben, sollten durch die Abwesenheitsnotiz erfahren, dass Sie nicht da sind und ab wann Sie wieder erreichbar sind. Es ist sinnvoll, bei einer längeren Abwesenheit einen Puffer von einem oder zwei Tagen zu nutzen. Schreiben Sie in der Abwesenheitsnotiz einfach, dass Sie etwas später zurück sein werden als das tatsächlich der Fall sein wird. So werden Sie nicht gleich am ersten Tag zurück im Job von der Fülle an unbearbeiteten E-Mails und einem ständig klingelnden Telefon erschlagen.

Ihre Kontakte sollten während Ihrer Abwesenheit auch erfahren, was zwischenzeitlich mit ihrer E-Mail passiert. Wird sie weitergeleitet, gelesen oder bearbeitet? Egal, ob das der Fall ist oder nicht: Schreiben Sie es in Ihre Abwesenheitsnotiz.

Die Absender von E-Mails sollten durch die Abwesenheitsnotiz auch erfahren, an wen sie sich in dringenden Fällen wenden können. Dabei kann es sich um direkte Kollegen handeln, ebenso können Sie aber auch eine Team-E-Mail-Adresse angeben. Falls Sie einzelne Kollegen in der Abwesenheitsnotiz anführen, sollten Sie zuvor mit diesen darüber gesprochen haben.

Formulierungstipps für Ihren Abwesenheitsnotiz-Text

Wie Sie Ihre Abwesenheitsnotiz am besten formulieren, hängt davon ab, an wen Sie sich dabei richten. Bei einer internen Abwesenheitsnotiz können Sie umgangssprachlicher formulieren als bei einer Abwesenheitsnotiz, die an externe Empfänger geht. Zu flapsig sollte der Ton aber auch bei einer internen Abwesenheitsnotiz nicht sein – beim Chef kommt ein vermeintlich cleverer Abwesenheitsnotiz-Text womöglich nicht gut an. Was Ihre Kontakte als höflich erachten, bestimmt darüber, welche Formulierung sich bei der Abwesenheitsnotiz eignet.

Der Betreff der Abwesenheitsnotiz

Wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten, können Sie zunächst einen Betreff bestimmen. Hier sollten Sie eine aussagekräftige Formulierung wählen, zum Beispiel:

• „Abwesenheitsnotiz“
• „Vielen Dank für Ihre Nachricht“
• Englisch: „Out of Office Message“

Abwesenheitsnotiz: Eine höfliche Anrede

Eine E-Mail beginnt mit der Anrede des Empfängers. Das sollte bei einer Abwesenheitsnotiz nicht anders sein. Wenn Sie auf eine Anrede verzichten, wirkt das unhöflich. Die passende Anrede in der Abwesenheitsnotiz hängt davon ab, an wen die Nachricht verschickt werden soll:

• bei einem breiten Empfängerkreis: „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Guten Tag“
• die Abwesenheitsnotiz geht nur an Kollegen: „Liebe Kollegen“ oder schlicht „Hallo“

Der erste Satz

Im ersten Satz der Abwesenheitsnotiz können Sie sich für die Nachricht bedanken. Auch das ist eine Frage der Höflichkeit und ermöglicht darüber hinaus einen eleganten Einstieg in den Text. So könnte der erste Satz in einer Abwesenheitsnotiz klingen:

• „Vielen Dank für Ihre E-Mail“
• „Vielen Dank für Ihre Nachricht“
• „Haben Sie vielen Dank für Ihre Nachricht“

Wann sind Sie wieder erreichbar?

Nun folgt die entscheidende Information: Wann sind Sie (nicht) erreichbar? Formulieren Sie ruhig positiv: Schreiben Sie nicht, wann Sie nicht da sind, sondern, wann Sie wieder erreichbar sein werden. Die Botschaft, dass Sie gegenwärtig nicht da sind, transportieren Sie mit beiden Varianten. Sie müssen nicht begründen, warum Sie nicht im Büro oder Betrieb sind. Im Gegenteil: Wenn Sie schreiben, dass Sie gerade im Bikini am Strand auf den Bahamas liegen, kann das unprofessionell wirken. Auch, dass Sie erkrankt sind, geht niemanden etwas an.

So kann der Abwesenheitsnotiz-Text klingen:

• „Ich bin ab Montag, X.X.XXXX, wieder erreichbar.“
• „Ab dem X.X.XXXX bin ich wieder persönlich für Sie da.“
• „Ich bin bis einschließlich Freitag, X.X.XXXX, nicht erreichbar.“
• „Ich bin vom X.X.XXXX bis zum X.X.XXXX nicht im Büro.“

Was passiert mit der E-Mail?

Wichtig ist auch die Frage, wie mit eintreffenden E-Mails verfahren wird. Werden sie weitergeleitet oder gelesen, vielleicht sogar von Kollegen bearbeitet? Diese Information sollte in der Abwesenheitsnotiz nicht fehlen. Beispiele für die Formulierung:

• „Ihre E-Mail wird in dieser Zeit weder gelesen noch bearbeitet“
• „Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet oder bearbeitet“
• „Ihre Nachricht wird während meiner Abwesenheit von meinen Kolleginnen gelesen und bearbeitet“

An wen kann man sich alternativ wenden?

Ihre Kontakte sollten in der Abwesenheitsnotiz auch erfahren, an wen sie sich in dringenden Fällen wenden können. Sprechen Sie sich vorher mit Kollegen ab, die Sie in der Abwesenheitsnotiz nennen möchten. Damit diese nicht neben ihrer eigenen Arbeit all Ihre Korrespondenz beantworten müssen, sollten Sie deutlich machen, dass diese Kontakte für dringende Fälle oder Notfälle gedacht sind. Sie können einzelne Personen herauspicken oder an Ihr Team verweisen – etwa so:

• „In dringenden Fällen können Sie sich an meinen Kollegen, Herrn Meier, wenden. Sie erreichen ihn per E-Mail unter m.meier@beispiel.de oder telefonisch unter 01 23/34 45 56 7.“
• „Sollte Ihr Anliegen nicht warten können, erreichen Sie meine Kollegen Frau Müller und Herrn Muster unter team.x@beispiel.de.“
• „In dringenden Fällen hilft Ihnen meine Kollegin Frau Schmidt (f.schmidt@beispiel.de / 01234-55 66 77 8) gerne weiter.“

Die Schlussformel der Abwesenheitsnotiz

Zum Schluss sollte Ihre Abwesenheitsnotiz eine Grußformel enthalten. Sie können optional ausdrücken, dass Sie sich nach Ihrer Rückkehr schnellstmöglich um das jeweilige Anliegen kümmern werden. Verabschieden Sie sich anschließend höflich. So könnte der Schluss Ihrer Abwesenheitsnotiz zum Beispiel klingen:

• „Nach meiner Rückkehr werde ich Ihre E-Mail schnellstmöglich beantworten. Mit freundlichen Grüßen…“
• „Um Ihr Anliegen kümmere ich mich ab dem X.X.XXXX. Freundliche Grüße…“
• „Mit freundlichen Grüßen…“

Hängen Sie anschließend Ihre übliche Signatur an.

Abwesenheitsnotiz: Vorlage

Wie kann eine Abwesenheitsnotiz aussehen? Diese Abwesenheitsnotiz-Vorlage zeigt Ihnen, wie Sie Ihre eigene Abwesenheitsnotiz formulieren könnten.

„Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Derzeit bin ich nicht im Büro. Sie können mich ab Montag, X.X.XXXX, wieder erreichen. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet oder gelesen. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin, Sylvia Muster. Sie erreichen sie unter s.muster@musterfirma.de.

Nach meiner Rückkehr werde ich mich schnellstmöglich mit Ihnen in Verbindung setzen.

Freundliche Grüße

Johannes Muster“

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