Umschulung Bürokauffrau: So gelingt Ihnen der berufliche Neuanfang

Sie möchten oder müssen sich beruflich neu orientieren und überlegen, ins Büromanagement einzusteigen? Dann kann eine Umschulung zur Bürokauffrau – heute bekannt als Kauffrau für Büromanagement – Ihnen den Weg in den neuen Beruf ebnen. Welche Voraussetzungen Sie dafür erfüllen müssen, wie eine Umschulung zur Bürokauffrau abläuft und welche Jobaussichten Sie damit haben, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Berufsbild: Was macht man im Büromanagement?

Wer sich beruflich grundlegend verändern möchte oder muss, kann das über eine Umschulung tun. Zu den beliebtesten Richtungen gehört die Umschulung zur Bürokauffrau beziehungsweise zum Bürokaufmann. Diese Berufsbezeichnung ist heute allerdings nicht mehr gebräuchlich; vielmehr spricht man von Kauffrauen und -männern für Büromanagement. Ihre Aufgaben sind aber vergleichbar mit denen von Bürokaufleuten.

Dass so viele Arbeitnehmer ins Büromanagement einsteigen möchten, hat nicht nur mit den typischen Tätigkeiten zu tun. Die gute Perspektive auf dem Arbeitsmarkt trägt sicher auch einen nicht unwesentlichen Teil zur Attraktivität dieser Richtung bei. Schließlich werden Kaufleute für Büromanagement durch alle Branchen hinweg in nahezu jeder Firma gebraucht. Entsprechend abwechslungsreich kann die Tätigkeit auch sein.

Eine Tätigkeit im Büromanagement findet in erster Linie vor dem PC und am Telefon statt. Kaufleute für Büromanagement kümmern sich um diverse Aspekte der betrieblichen Organisation. Zu ihren Aufgaben gehört unter anderem:

• Organisation und Koordination von Terminen und Veranstaltungen
• Kundenbetreuung
• Schriftverkehr
• Auftragsbearbeitung
• Aufgaben im Rechnungswesen
• Aufgaben in der Beschaffung
• Aufgaben im Personalwesen
• Erstellen von Kalkulationen
• Bearbeitung von Zahlungseingängen
• Vorbereitung von Präsentationen
• Sekretariats- und Assistenzaufgaben
• Vorbereitung von Besprechungen
• Kommunikation mit Kollegen, Vorgesetzten, Kunden und Geschäftspartnern

Umschulung Bürokauffrau: Der Weg ins Büromanagement?

Wenn Sie eine Tätigkeit im Büromanagement anstreben, kann eine Umschulung zur Bürokauffrau beziehungsweise zur Kauffrau für Büromanagement die richtige Wahl sein. Grundsätzlich sind die beruflichen Aussichten im Büromanagement sehr gut, weil Kaufleute für Büromanagement in fast allen Unternehmen benötigt werden. Das erleichtert nicht nur die Jobsuche, es eröffnet Ihnen auch viele Möglichkeiten. Ob Sie bei einem Möbelhersteller arbeiten, in einer Consulting-Firma, bei einer Bank oder in einem Krankenhaus – die Möglichkeiten im Büromanagement sind schier endlos.

Eine Umschulung ist dabei ebenso anerkannt wie eine reguläre Berufsausbildung. Sie haben damit prinzipiell dieselben Chancen wie Bewerber mit einer abgeschlossenen Ausbildung. Sie brauchen sich also keine Sorgen zu machen, dass die Umschulung aus Sicht von Arbeitgebern weniger wert sein könnte.

Bevor Sie sich für eine Umschulung zur Kauffrau für Büromanagement entscheiden, sollten Sie sich mit der neuen Richtung sicher sein. Wenn möglich, machen Sie vorher ein Schnupperpraktikum – viele Arbeitgeber sind offen dafür. Sie können sich auch über Erfahrungsberichte anderer über die Tätigkeit im Büromanagement informieren. Wenn Sie davon überzeugt sind, dass das Büromanagement zu Ihnen passt und Sie an einer solchen Tätigkeit Spaß hätten, ist eine Umschulung zur Bürokauffrau eine gute Idee.

Umschulung Bürokauffrau: Diese Voraussetzungen sollten Sie mitbringen

Welche Voraussetzungen Sie erfüllen müssen, um eine Bürokauffrau-Umschulung machen zu können, ist abhängig von den Vorgaben des gewählten Anbieters. Typisch ist ein persönliches Gespräch oder ein Eignungstest, bei denen es darum geht, ob eine Tätigkeit im Büromanagement zu Ihnen passt und ob Sie grundsätzlich dazu geeignet sind.

Auch Ihr Bildungsabschluss spielt bei der Zulassung zu einer Umschulung zur Bürokauffrau eine Rolle. Mit Realschulabschluss oder (Fach-)Abitur haben Sie gute Chancen, wobei viele Anbieter auch Bewerber mit Hauptschulabschluss akzeptieren. Gefordert werden außerdem meist gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift.

Unabhängig davon, was der jeweilige Anbieter der Bürokauffrau-Umschulung fordert, sollten Sie kritisch hinterfragen, ob Sie auch persönlich das Zeug zur Kauffrau oder dem Kaufmann für Büromanagement haben. So sollten Sie etwa kommunikationsfähig und gut organisiert sein. Kaufmännisches Denken ist ebenso wichtig wie Verantwortungsbewusstsein. Es sollte Ihnen auch nichts ausmachen, wenn es mal hektisch zugeht.

Ablauf und Inhalte einer Bürokauffrau-Umschulung

Wenn die Entscheidung für eine Umschulung zur Bürokauffrau beziehungsweise zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement gefallen ist, besteht der nächste Schritt darin, ein passendes Angebot zu finden. Grundsätzlich werden Umschulungen von Berufsfachschulen, Berufsschulen, Berufskollegs und Online-Anbietern angeboten. Sie können sich auch direkt in einem Betrieb umschulen lassen, allerdings bieten viele Arbeitgeber keine Umschulungen an.

Im Normalfall findet eine Bürokauffrau-Umschulung in Vollzeit statt. Geld bekommen Sie dafür nicht – es sei denn, Sie lassen sich betrieblich umschulen. Ansonsten kostet die Umschulung Geld, und zwar häufig nicht wenig. Prüfen Sie vorher, welche Möglichkeiten einer Kostenübernahme es gibt. Falls Sie keine Förderung bekommen können, stellt sich die Frage, ob Sie genügend Rücklagen haben, um für die Umschulung eine Pause vom Job einlegen zu können. Wenn Sie nebenher arbeiten möchten oder müssen, ist eine Umschulung oft auch in Teilzeit möglich. Sie dauert dann jedoch länger.

Das lernen Sie bei einer Umschulung zur Bürokauffrau

Apropos Dauer: Eine Umschulung ist im Vergleich zu einer regulären Berufsausbildung verkürzt. Sie dauert in der Regel zwei Jahre. Wie genau die Umschulung ausgestaltet ist, unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter. Dabei kommt es auch darauf an, ob Ihre Umschulung zur Bürokauffrau schulisch geprägt ist oder ob Sie sich dual in einem Betrieb umschulen lassen. In letzterem Fall wechseln Sie zwischen Berufsschule und Betrieb. Andere Angebote sind theoretischer, wobei Sie die Praxis wahrscheinlich in mindestens einem Praktikum kennenlernen.

Inhaltlich geht es in einer Bürokauffrau-Umschulung um alle Dinge, die für Ihre Tätigkeit im Büromanagement relevant sind. Das umfasst unter anderem die folgenden Aspekte:

• Kaufmännisches Rechnen
• Personalwirtschaft
• Buchhaltung
• Büroorganisation
• Marketing
• Controlling
• Projektmanagement
• Auftragsbearbeitung
• Assistenz und Sekretariat
• Wirtschafts- und Sozialkunde
• Betriebs- und Volkswirtschaftslehre
• Rechtliche Vorgaben
• Einkauf
• Logistik

Sie lernen in einer Umschulung zur Kauffrau/zum Kaufmann für Büromanagement außerdem wichtige Computerprogramme kennen und können entscheidende Soft Skills wie Kommunikationsstärke ausbauen. Die Umschulung endet mit der erfolgreich bestandenen Abschlussprüfung. Sie können sich nun noch auf eine bestimmte Richtung spezialisieren oder sich direkt für Ihren ersten Job im neuen Beruf bewerben.

Kosten: Möglichkeiten der Kostenübernahme einer Umschulung zur Bürokauffrau

Wer eine Umschulung machen möchte, steht oft vor einem Dilemma: Im alten Beruf gibt es keine Zukunft, aber eine Umschulung zu machen bedeutet, für zwei Jahre im Job zu pausieren. Betroffenen brechen also Einnahmen weg – und das bei steigenden Ausgaben, denn eine Umschulung zur Bürokauffrau/zum Bürokaufmann kostet Geld. Eine Lösung kann darin bestehen, sich in Teilzeit umschulen zu lassen. Das stellt aber eine Doppelbelastung für viele Jahre dar, weshalb diese Option nicht für jeden infrage kommt.

Abhängig von Ihren persönlichen Umständen kann es sein, dass ein Kostenträger für die Kosten Ihrer Umschulung aufkommt. Dafür kommen insbesondere die Agentur für Arbeit, das Jobcenter, die Rentenversicherung oder eine Berufsgenossenschaft infrage.

Ob eine Kostenübernahme möglich ist, hängt davon ab, warum Sie sich umschulen lassen möchten. Wenn Sie Ihren Beruf wechseln möchten, obwohl Sie Ihren eigentlichen Beruf weiter ausüben könnten, werden Sie die Umschulung wahrscheinlich selbst zahlen müssen.

Anders sieht es aus, wenn Sie Ihren Beruf wegen gesundheitlicher Gründe nicht mehr ausüben können. Dann werden die Kosten für eine Umschulung – je nach Ihren persönlichen Umständen – wahrscheinlich von der Rentenversicherung oder der zuständigen Berufsgenossenschaft übernommen. Die Berufsgenossenschaft ist zuständig, wenn Sie einen Arbeitsunfall hatten oder eine Berufskrankheit der Grund ist, warum Sie nicht mehr arbeiten können. An die Rentenversicherung können Sie sich wenden, wenn Sie aus gesundheitlichen Gründen, die nicht durch den Job bedingt sind, nicht mehr in Ihrem eigentlichen Beruf arbeiten können.

Wann zahlt das Arbeitsamt für eine Umschulung?

Das Arbeitsamt oder Jobcenter zahlt für eine Umschulung, wenn Sie arbeitslos oder von Arbeitslosigkeit bedroht sind. Eine Förderung kommt auch infrage, wenn Sie aus anderen Gründen keine Zukunft mehr in Ihrem Beruf sehen – zum Beispiel, weil Ihr Beruf körperlich stark belastend ist oder Sie so gestresst sind, dass Ihnen ein Burnout droht. Auch, wenn Sie einen Mangelberuf erlernen möchten, in dem Fachkräfte fehlen, kommt eine Förderung durch das Amt in Betracht.

Um einen Bildungsgutschein für die Umschulung beantragen zu können, müssen Sie im Vorfeld persönlich beim Amt gewesen sein. Bereiten Sie sich auf dieses Gespräch gut vor: Erläutern Sie, warum Ihnen die geplante Umschulung zur Bürokauffrau gute Perspektiven bietet und warum sich dieser Weg für Sie eignet. Das Amt ist nicht dazu verpflichtet, die Kosten für Ihre Umschulung zu übernehmen – es handelt sich um eine sogenannte Kann-Leistung. Nur, wenn der zuständige Ansprechpartner beim Amt davon überzeugt ist, dass die Umschulung im Einzelfall sinnvoll ist, kann ein Bildungsgutschein ausgestellt werden. Einen Anspruch auf Kostenübernahme haben Sie also nicht.

Bildnachweis: Undrey / Shutterstock.com