Clean-Desk-Policy: So funktioniert das Konzept

Ein aufgeräumter Schreibtisch, auf dem sich nur die allernötigsten Gegenstände befinden – das ist das Ziel einer Clean-Desk-Policy. Von ordentlichen Schreibtischen versprechen sich nicht nur Arbeitgeber Vorteile. Auch aus Sicht von Arbeitnehmern bieten sie Vorzüge. Hier geht es darum, was hinter dem Konzept Clean Desk steckt, wie es ausgestaltet werden und welchen Effekt es haben kann. Außerdem geben wir Ihnen Tipps für die Umsetzung einer Clean-Desk-Policy.

Clean-Desk-Policy: Was steckt hinter dem Konzept?

Auf dem Schreibtisch vieler Arbeitnehmer herrscht das Chaos. Oft finden sich dort eine Vielzahl an Stiften, diverse Dokumente und Unterlagen, Kaffeetassen und Geschirr vom Mittagessen. Hinzu kommen persönliche Gegenstände, die vomeigenen Handy bis zu Fotos von den Liebsten reichen können. In solchen Fällen ist der Schreibtisch oft sehr voll – und das Gegenteil dessen, was bei einer Clean-Desk-Policy erstrebenswert ist.

Bei einer Clean-Desk-Policy, kurz CDP, ist der Name Programm: Die Mitarbeiter sind dazu angehalten, ihren Schreibtisch so sauber und aufgeräumt wie möglich zu halten. Oft gibt es in Unternehmen, die auf das Konzept Clean Desk setzen, spezifische Richtlinien, die die Ausgestaltung einer Clean-Desk-Policy konkretisieren.

Während des Arbeitstages haben Arbeitnehmer, die sich an eine Clean-Desk-Policy halten müssen, nur die nötigsten Gegenstände auf ihrem Schreibtisch. Neben Bildschirm, Tastatur und Maus beziehungsweise Laptop kann das einen Stift und Unterlagen umfassen, die gerade gebraucht werden. Nach getaner Arbeit räumen die Beschäftigten diese Gegenstände weg beziehungsweise stellen sie ordentlich hin. In Firmen, in denen Desksharing praktiziert wird, müssen die Schreibtische in der Regel schon zu Pausen frei von persönlichen Gegenständen sein, damit andere Mitarbeiter sie nutzen können.

Ausgestaltung einer Clean-Desk-Policy

Was genau es für Arbeitnehmer bedeutet, wenn ihr Arbeitgeber eine Clean-Desk-Policy einführt, unterscheidet sich von Fall zu Fall. Oft legen Arbeitgeber bestimmte Regeln im Umgang mit dem Clean Desk fest. Diese Regelungen können schriftlich fixiert oder mündlich mitgeteilt werden, wobei eine schriftliche Regelung sinnvoller ist, weil die Beschäftigten die Clean-Desk-Richtlinien dann jederzeit nachlesen können.

Das Unternehmen muss dafür sorgen, dass die Mitarbeiter die Clean-Desk-Policy auch tatsächlich umsetzen können. Es muss insbesondere die Möglichkeit geben, Unterlagen, Stifte und andere Gegenstände zu verstauen, wenn sie gerade nicht gebraucht werden. Das kann zum Beispiel über Rollcontainer, Ordner, Schließfächer oder Ablagesysteme gelöst werden. Auch Papierschredder und Scanner sollten bereitstehen, damit die Beschäftigten Dokumente vernichten beziehungsweise digitalisieren können.

Eine Clean-Desk-Policy geht oft mit einer zunehmenden Digitalisierung des Arbeitsplatzes einher. So geben viele Arbeitgeber etwa vor, dass nur noch bestimmte Dokumente ausgedruckt werden müssen beziehungsweise sollten. Je weniger gedruckt wird, desto weniger lose Blätter können auf den Schreibtischen der Beschäftigten herumfliegen. Außerdem wird weniger Platz benötigt, um die Unterlagen wegzuräumen.

Aus einer Clean-Desk-Regelung kann auch hervorgehen, welche Sanktionen drohen, wenn sich jemand nicht an die Vorgaben hält.

Die Vorteile eines Clean Desks

Sowohl aus Sicht von Arbeitgebern als auch aus Sicht von Arbeitnehmern bietet der Clean Desk Vorteile. Viele Arbeitnehmer können sich besser auf ihre Arbeit konzentrieren, wenn ihr Schreibtisch nicht mit Gegenständen zugemüllt ist. Unordnung im unmittelbaren Arbeitsumfeld lenkt ab und kann indirekt dafür sorgen, dass Beschäftigte für ihre Aufgaben länger brauchen.

Auf einem unaufgeräumten Schreibtisch liegen oft viele lose Zettel. Neben den aktuellen Unterlagen sind das meist Dokumente, die der Beschäftigte vor einigen Tagen oder sogar Wochen benutzt und nicht wieder weggeräumt hat. Mit der Zeit können daraus große Stapel werden – bei denen die Mitarbeiter meist selbst nicht genau wissen, was sie eigentlich beinhalten. Das ist ein Hindernis für ein zügiges, produktives Arbeiten. Die Suche nach bestimmten Dokumenten in einer Lose-Blatt-Sammlung kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Auch dadurch kann die Arbeit länger dauern als nötig.

Desksharing geht nur mit einer Clean-Desk-Policy

Viele Unternehmen setzen auf Desksharing. Das setzt voraus, dass die Arbeitsplätze so ordentlich und frei von Gegenständen sind, dass die Mitarbeiter sie flexibel nutzen können. Es ist zwar nicht schlimm, wenn während der Arbeit ein paar Dinge herumliegen, aber wer sich in die Pause verabschiedet oder Feierabend macht, sollte seinen Schreibtisch so zurücklassen, wie er ihn zu Beginn seiner Schicht vorgefunden hat.

In manchen Firmen gibt es vergleichsweise viele Besucher. Das können Kunden oder Geschäftskontakte sein. Sehen sie bei ihrem Gang durch das Unternehmen überall chaotische Schreibtische, trägt das nicht unbedingt zu einem positiven Eindruck bei. In solchen Fällen setzen viele Arbeitgeber auf eine Clean-Desk-Policy, damit Besucher ein gutes Bild vom Unternehmen haben. Nicht zuletzt suggerieren aufgeräumte Arbeitsplätze Produktivität – auch das kommt dem Image zugute.

Auch im Hinblick auf den Datenschutz ist ein Clean Desk vorteilhaft. Dokumente, die sich auf Schreibtischen stapeln, können sensible Informationen enthalten. Liegen sie dort länger herum, können andere sie theoretisch einsehen – zum Beispiel Kollegen, Besucher oder Reinigungskräfte.

Clean-Desk-Policy: Tipps für die Umsetzung

Wenn Ihr Arbeitgeber eine Clean-Desk-Policy eingeführt hat, fragen Sie sich womöglich, wie Sie das praktisch umsetzen können. Vielleicht macht Ihr Chef auch diesbezüglich keine Vorgaben, aber Sie selbst wünschen sich einen aufgeräumten Schreibtisch, um produktiver arbeiten zu können. Die folgenden Tipps können Ihnen auf dem Weg zu einem Clean Desk helfen.

Ordnung schaffen: So gehen Sie es an

Die Umstellung auf einen Clean Desk setzt voraus, dass Sie Ordnung in Ihre Unterlagen, Gegenstände und Geräte bringen. Im ersten Schritt sollten Sie alles sichten, was Sie rund um Ihren Schreibtisch haben und prinzipiell für Ihre Arbeit benötigen. Im zweiten Schritt sortieren Sie: Was brauchen Sie fast jeden Tag, was brauchen Sie regelmäßig und worauf können Sie ganz verzichten?

Schmeißen Sie weg, was nicht mehr gebraucht wird. Alte Dokumente können Sie digitalisieren oder die Ordner an einem anderen Ort lagern – immer in Absprache mit dem Vorgesetzten natürlich.

Wenn Sie aussortiert haben, geht es darum, den verbleibenden Gegenständen und Unterlagen einen Platz zuzuweisen. Es lohnt sich, sich hierfür etwas Zeit zu nehmen. Wenn Sie ein gutes System haben, wird es Ihnen leichter fallen, Ordnung zu halten. Sie brauchen auch künftig weniger Zeit, wenn Sie etwas Bestimmtes suchen.

Clean-Desktop-Policy: Warum Sie Ihren Computer nicht ausklammern sollten

Eine Clean-Desk-Policy bezieht sich zwar eigentlich nur auf den Schreibtisch. Es macht aber Sinn, sie auf den PC zu übertragen – mit einer Clean-Desktop-Policy. Ihr Computer sollte ebenso aufgeräumt sein wie Ihr Arbeitsplatz. Ein ordentlicher, leerer Schreibtisch nützt Ihnen wenig, wenn Ihr Computer nicht über eine durchdachte Struktur verfügt. Viele Arbeitnehmer löschen alte Dateien nicht oder speichern Dateien am nächstbesten Ort. Dann dauert es jedoch länger, sich durch den PC zu navigieren.

Nehmen Sie sich Zeit, Ihren PC zu entrümpeln. Löschen Sie alte Dateien, sofern Sie dazu berechtigt sind, oder archivieren Sie sie. Legen Sie eine sinnvolle Ordner-Struktur an, dank der Sie sich auf dem Computer besser zurechtfinden. Ebenso wichtig ist es, dass Sie alle Dateien genau benennen. Das gilt besonders für Downloads – ansonsten wissen Sie nämlich sehr wahrscheinlich nach kürzester Zeit nicht mehr, was sich hinter einem kryptischen Dateinamen verbirgt. Bei der Suche nach einer bestimmten Datei ist das ein Hindernis.

Ein besonderes Augenmerk sollten Sie auf das Desktop legen. Es sollte nicht voller Dateien sein. Speichern Sie dort nur die nötigsten Dinge, die Sie wirklich ständig brauchen. Ist hingegen jeder Platz mit Dateien belegt, kann das einen ähnlich negativen Effekt auf Ihre Produktivität haben wie ein zu voller Schreibtisch.

Unterlagen digital speichern

Immer mehr Unternehmen halten ihre Mitarbeiter dazu an, Unterlagen digital zu speichern, statt sie in Ordnern abzuheften. Egal, ob Ihr Arbeitgeber Sie ohnehin zur Digitalisierung der meisten Unterlagen anhält oder nicht – die digitale Archivierung bietet viele Vorteile. Je weniger Unterlagen in gedruckter Form vorliegen, desto platzsparender ist es. Außerdem kann Papier eingespart werden, was der Umwelt zugutekommt.

Sie profitieren davon auch, wenn Sie ein bestimmtes Dokument suchen, welches Sie ansonsten in einem Ordner abgeheftet hätten. Auf dem PC können Sie einfach die Suchfunktion nutzen. Wenn Sie Ihren Dateien aussagekräftige Namen gegeben haben, sollten Sie in kürzester Zeit fündig werden. Bis Sie sich durch alle Ordner gewühlt hätten, in denen das ausgedruckte Dokument sein könnte, kann hingegen viel Zeit vergehen.

Aufbewahrungssysteme ordentlich halten

Vor allem, wenn die Clean-Desk-Policy mit Desksharing einhergeht, werden Sie Utensilien wie Stifte und Locher sowie Dokumente wahrscheinlich in speziellen Ordnungssystemen aufbewahren. In diesem Fall sollten Sie darauf achten, dass auch diese Aufbewahrungssysteme ordentlich und aufgeräumt sind. Schaffen Sie sich in Rollcontainern und Co ein System, das Sie immer beibehalten. Wenn Sie hingegen alles irgendwo hineinstopfen, müssen Sie anschließend wieder danach suchen. Sorgen Sie lieber dafür, dass sich das Konzept des aufgeräumten Schreibtisches beim Aufbewahrungssystem fortsetzt.

Regelmäßig ausmisten

Einmal Ordnung zu schaffen ist die Grundlage für einen Clean Desk. Genauso wichtig ist es aber, diese Ordnung auch aufrechtzuerhalten. Das schaffen Sie nur, wenn Sie immer wieder ausmisten. Sie können zum Beispiel einmal pro Woche Ihre Unterlagen durchsehen und schauen, was Sie nicht mehr benötigen. Noch besser ist es, wenn Sie Zettel, die ausgedient haben, direkt entsorgen. Dadurch müssen Sie nicht mehr aufräumen.

Auch Utensilien wie Stifte und anderes Bürozubehör sollten Sie in regelmäßigen Abständen sichten und gegebenenfalls etwas davon an Kollegen verteilen oder den Chef fragen, wohin Sie bestimmte Gegenstände zurückgeben können. Je weniger Gegenstände Sie haben, desto leichter ist es, immer Ordnung zu halten.

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