Firmenhandy: Was dürfen Sie mit dem Diensthandy machen, was nicht?

Wenn der Arbeitgeber ein Firmenhandy stellt, freuen sich viele Arbeitnehmer – schließlich handelt es sich oft um die neusten Smartphones. Bei der Nutzung Ihres Diensthandys sollten Sie jedoch vorsichtig sein. Nicht immer ist eine private Nutzung des Firmenhandys erlaubt. Es kommt vielmehr darauf an, wie der Umgang mit dem Diensthandy im Einzelfall geregelt ist. In diesem Artikel finden Sie Antworten auf häufige Fragen rund um die Nutzung von Firmenhandys.

Darf man ein Firmenhandy privat nutzen?

Ein Leben ohne Smartphone? Das ist für viele Menschen nicht nur privat unvorstellbar. Auch beruflich hat das Handy heute in vielen Jobs eine entscheidende Bedeutung. Damit Mitarbeiter auch mobil erreichbar sind, statten viele Arbeitgeber ihre Beschäftigten mit einem Firmenhandy aus.

Für Arbeitnehmer ist ein Diensthandy oft ein Grund zur Freude. In vielen Fällen dürfen sie das Handy nämlich auch privat nutzen. In aller Regel werden Mobilfunktarife mit Flatrates genutzt, bei denen durch die private Nutzung des Firmenhandys keine weiteren Kosten für den Arbeitgeber anfallen.

Allerdings: Davon ausgehen, dass Sie ein Firmenhandy auch privat nutzen dürfen, können Sie nicht ohne Weiteres. Der Arbeitgeber kann beim Firmenhandy die private Nutzung ebenso gut verbieten. Es kommt also darauf an, worauf Sie sich mit dem Chef geeinigt haben.

Normalerweise gibt es eine individuelle schriftliche Vereinbarung über den Umgang mit dem Diensthandy. Ist das bei Ihnen nicht der Fall, sprechen Sie den Chef am besten direkt an und fragen nach, was Sie mit dem Firmenhandy tun dürfen und was nicht. Das erspart möglichen Ärger – und eine Abmahnung, die Sie sich einhandeln könnten, wenn Sie das Diensthandy unerlaubt für private Zwecke nutzen.

Firmenhandy darf privat genutzt werden: Darf ich nun alles damit machen?

Sie dürfen das Firmenhandy auch privat nutzen. Bedeutet das, dass Sie das Diensthandy nun behandeln dürfen wie Ihr privates Handy und alles damit machen können, was Sie auch mit Ihrem Handy machen würden? Nicht unbedingt. Der Arbeitgeber hat nämlich noch ein Mitspracherecht.

Er kann Ihnen Vorgaben dazu machen, wie häufig Sie mit dem Firmenhandy telefonieren dürfen, ob Anrufe ins Ausland erlaubt sind und welche Apps Sie herunterladen dürfen.

Besonders häufig kommt die Frage auf, ob man WhatsApp auf dem Firmenhandy nutzen darf. Der Messenger ist zwar äußerst beliebt, aus datenschutzrechtlicher Sicht aber problematisch. Denn: Der Mutterkonzern Facebook behält sich vor, auf alle auf einem Handy gespeicherten Kontakte zuzugreifen. Das sind bei einem Diensthandy nicht Ihre privaten Kontakte, sondern geschäftliche. Und die könnten etwas dagegen haben, wenn ihre Daten weitergegeben werden, ohne dass sie um Erlaubnis gefragt wurden.

Um WhatsApp im Sinne der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu nutzen, bräuchten Sie schon das Einverständnis aller Kontakte, die auf dem Handy gespeichert sind. Das ist praktisch kaum machbar, weshalb die Nutzung von WhatsApp auf Firmenhandys in der Regel nicht gestattet ist.

Viele Arbeitgeber verbieten nicht nur die Nutzung von WhatsApp, sondern auch von manchen anderen Apps. Mitunter ist es den Mitarbeitern technisch gar nicht möglich, bestimmte Apps herunterzuladen.

Darf der Arbeitgeber überprüfen, was man mit dem Diensthandy macht?

Für Arbeitgeber ist die Überlassung eines Firmenhandys mit einem gewissen Risiko verbunden: Hält sich der Mitarbeiter an die Abmachungen und nutzt das Diensthandy nur im erlaubten Rahmen? Hat er Apps installiert, obwohl das nicht erlaubt ist – oder verstößt er gegen das Verbot einer privaten Nutzung? Viele Arbeitgeber möchten das nicht dem Zufall überlassen, sondern verlangen Einsicht in das Firmenhandy. Aber ist das überhaupt erlaubt?

Grundsätzlich haben Sie ein Recht auf Datenschutz. Praktisch kommt es darauf an, ob Sie das Diensthandy privat nutzen dürfen oder nicht. Ist beim Firmenhandy eine private Nutzung verboten, darf der Chef verlangen, dass Sie das Gerät zur Kontrolle aushändigen. Er kann dann zum Beispiel Verbindungsnachweise oder den Browserverlauf einsehen.

Ist eine private Nutzung des Firmenhandys erlaubt, hat der Arbeitgeber schlechte Karten. In diesem Fall ist eine Kontrolle des Diensthandys nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung erlaubt. Sie dürfen außerdem vorher private Daten löschen.

Firmenhandy: Muss ich nun ständig erreichbar sein?

Aus Sicht vieler Arbeitnehmer ist ein Firmenhandy ein zweischneidiges Schwert. Einerseits bietet es Vorteile, zumindest, wenn es privat genutzt werden darf. Andererseits bedeutet es auch, dass man auch von unterwegs aus erreichbar sein muss. Führt ein Firmenhandy dazu, dass man zu jeder Zeit auf Anrufe, Mails und Nachrichten vom Chef, Kunden und Kollegen reagieren muss?

Nein, das ist natürlich nicht der Fall. Sie müssen grundsätzlich nur an Ihr Firmenhandy gehen, wenn Sie auch tatsächlich arbeiten. Nur zu den vereinbarten Zeiten müssen Sie darüber erreichbar sein. Falls eine Rufbereitschaft zu davon abweichenden Zeiten gewünscht ist, muss der Arbeitgeber das individuell mit Ihnen regeln. Ansonsten kann er nicht verlangen, dass Sie auch in Ihrer Freizeit auf Kontaktversuche reagieren.

Viele Arbeitnehmer nervt es zwar, ständig kontaktiert zu werden, sie fühlen sich aber gezwungen, mitzumachen – und nehmen in ihrer Freizeit Anrufe an oder beantworten Mails über das Firmenhandy. Damit sollten Sie jedoch vorsichtig sein. Der Arbeitgeber kann nicht von Ihnen verlangen, dass Sie abseits der vereinbarten Zeiten über das Handy zu erreichen sind. Sind Sie es trotzdem – möglicherweise, weil Sie sich dazu gezwungen fühlen –, wird der Arbeitgeber das wahrscheinlich auch künftig erwarten. Sie machen es damit nicht nur für sich, sondern auch für Kollegen schwieriger, eine permanente Erreichbarkeit abzulehnen.

Wer trägt die Kosten für das Firmenhandy?

Die Kosten für ein Firmenhandy übernimmt grundsätzlich der Arbeitgeber – er ist es schließlich, der möchte, dass Sie auch mobil erreichbar sind.

Es gibt jedoch die Möglichkeit, eine sogenannte Twin-Bill-Regelung zu treffen, was viele Firmen tun. In diesem Fall ist die verwendete SIM-Karte unter zwei Rufnummern erreichbar – eine davon ist dienstlich, die andere kann der Beschäftigte privat nutzen. Bei der Abrechnung wird für beide Nummern separat abgerechnet. In diesem Fall zahlt der Arbeitgeber nur den dienstlichen Teil und Sie übernehmen die Kosten, die für die private Nutzung des Diensthandys angefallen sind.

Diensthandy: Private Nutzung und Steuer

Muss man für ein Diensthandy Steuern zahlen? Ein Firmenhandy ist nicht als geldwerter Vorteil zu betrachten. Damit müssen Sie dafür auch keine Steuern entrichten. Beim Diensthandy fällt auch für die private Nutzung keine Steuer an. Die Voraussetzung dafür ist allerdings, dass das Firmenhandy im Eigentum Ihres Arbeitgebers bleibt. Gehört das Diensthandy hingegen Ihnen, wird es steuerpflichtig.

Im Umkehrschluss bedeutet das jedoch auch, dass Sie ein Diensthandy nicht von der Steuer absetzen können. Sie haben dafür schließlich nichts bezahlt und keine laufenden Kosten. In diesem Fall kann nur der Arbeitgeber die Kosten für das Firmenhandy steuerlich geltend machen.

Diensthandy verloren: Wer haftet für das Firmenhandy?

Wer ein Diensthandy nutzt, hat die Verantwortung für das Gerät. Sie sind dazu verpflichtet, sorgsam mit dem Firmenhandy umzugehen und gut darauf aufzupassen. Das ist schon aus Datenschutzgründen unerlässlich. Bei aller Vorsicht kann es aber trotzdem passieren, dass ein Handy herunterfällt oder anderweitig beschädigt wird. Es kann auch gestohlen werden. Muss man in solchen Fällen als Arbeitnehmer für den Schaden haften?

Es kommt darauf an, inwieweit Sie eine Mitschuld an der Beschädigung oder dem Verlust des Firmenhandys tragen. Entscheidend ist, ob und wenn ja, in welchem Ausmaß, Sie fahrlässig gehandelt haben. Wer das Diensthandy etwa mit zu einer Party nimmt und es dann betrunken irgendwo liegenlässt, handelt grob fahrlässig. In diesem Fall müssten Sie für die Kosten aufkommen.

Haben Sie nicht grob fahrlässig, aber dennoch fahrlässig gehandelt, müssen Sie zumindest einen Teil der Kosten übernehmen. Bei leichter Fahrlässigkeit haften Sie als Arbeitnehmer normalerweise nicht – was etwa der Fall wäre, wenn Ihnen das Handy versehentlich herunterfällt. Ob Sie für ein verlorenes oder kaputtes Diensthandy etwas zahlen müssen, hängt also von den Umständen im Einzelfall ab.

Darf man das Firmenhandy im Ausland nutzen?

Die Handynutzung im Ausland ist häufig deutlich teurer als im Inland. Darf man das Firmenhandy auch im Ausland nutzen? Es kommt auf die Regelung an, die Sie mit Ihrem Arbeitgeber getroffen haben.

Wenn Sie dienstlich im Ausland sind, werden Sie das Firmenhandy auch dienstlich nutzen dürfen. Das Diensthandy privat nutzen dürfen Sie ohnehin nur mit einer Erlaubnis des Arbeitgebers. In diesem Fall sollte klar geregelt sein, ob das auch fürs Ausland gilt. Fragen Sie im Zweifel direkt beim Vorgesetzten nach. Eine unerlaubte private Nutzung kann eine Abmahnung nach sich ziehen – und gegebenenfalls kann der Arbeitgeber auch Schadensersatz von Ihnen verlangen. Klären Sie also im Vorfeld, welche Regeln gelten.

Können Arbeitnehmer ein Diensthandy ablehnen?

Viele Arbeitnehmer sehen ein Firmenhandy kritisch. Schließlich sorgt das Gerät dafür, dass man auch fernab des Arbeitsplatzes ständig erreichbar ist – theoretisch zumindest. Viele Beschäftigte haben deshalb keine Lust auf ein Firmenhandy und fragen sich, ob sie ein Diensthandy ablehnen dürfen.

Das geht allerdings in den meisten Fällen nicht. Der Arbeitgeber hat das Recht, von Ihnen zu verlangen, dass Sie das Diensthandy während Ihrer Arbeitszeiten nutzen und darüber zu diesen Zeiten auch erreichbar sind. In Ihrer Freizeit müssen Sie zwar auf das Firmenhandy aufpassen, aber keine Anrufe entgegennehmen, E-Mails lesen oder beantworten.

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