Umschulung Verwaltungsfachangestellte: Voraussetzungen, Ablauf und Perspektiven

Der oder die Verwaltungsfachangestellte ist einer der beliebtesten Ausbildungsberufe und auch bei Umschulungen sehr gefragt. Verwaltungsfachangestellte übernehmen verschiedene Aufgaben in der Verwaltung und Organisation und arbeiten überwiegend bei Behörden, können aber auch für andere Institutionen und in der Wirtschaft tätig sein. Hier finden Sie wichtige Informationen zur Umschulung zur/m Verwaltungsfachangestellten – von den Voraussetzungen über die Kosten und die Inhalte der Umschulung bis zur Frage, für wen sich eine solche Umschulung eignet.

Jobprofil: Was machen Verwaltungsfachangestellte?

Verwaltungsfachangestellte übernehmen diverse Aufgaben in der Verwaltung. Es gehört zu ihren typischen Tätigkeiten, Verwaltungsvorgänge zu bearbeiten, Akten zu führen, Sachverhalte zu dokumentieren und zu überwachen, ob die geltenden Rechtsvorschriften eingehalten werden.

Verwaltungsfachangestellte bereiten die Entscheidung über Anträge vor, indem sie nötige Informationen für ihren Vorgesetzten zusammentragen. Sie kümmern sich um Schriftverkehr und dienen als Ansprechpartner für Bürger, Firmen, Organisationen und andere Behörden. Ebenso kann es zu den Aufgaben von Verwaltungsfachangestellten gehören, Gehaltsberechnungen aufzustellen, Rechnungen zu schreiben und sich um Büroorganisation und Materialbeschaffung zu kümmern. Auch die Verwaltung des Materials und Aspekte der Haushaltsplanung können zum Joballtag gehören.

In der Ausbildung zur/m Verwaltungsfachangestellten werden fünf Fachrichtungen unterschieden:

• Kommunalverwaltung
• Landesverwaltung
• Bundesverwaltung
• Handwerksverwaltung und Industrie- und Handelskammern
• Kirchenverwaltung

Je nach gewählter Richtung arbeiten Verwaltungsfachangestellte zumeist in der öffentlichen Verwaltung. Sie sind etwa im Ordnungsamt oder Bürgeramt, auf dem Bezirksamt oder in einer Senatsverwaltung tätig. Auch Justizeinrichtungen und öffentliche sowie private Hochschulen kommen als Arbeitsort infrage. Daneben können Verwaltungsfachangestellte Jobs in der freien Wirtschaft und in Organisationen finden.

Für wen kommt eine Umschulung zur/m Verwaltungsfachangestellten infrage?

Eine Umschulung zur/m Verwaltungsfachangestellten kommt für viele Menschen infrage, die offen für eine Tätigkeit in der Verwaltung sind. Die Umschulung ist auch deshalb so beliebt, weil sie vielen Menschen eine Perspektive bietet, die ihren bisher ausgeübten Beruf wegen gesundheitlicher Probleme nicht mehr ausüben können. Schließlich muss man bei einem Job in der Verwaltung weder viel stehen noch körperlich anstrengende Aufgaben ausüben.

Wenn Sie über eine Umschulung zur/m Verwaltungsfachangestellten nachdenken, sollten Sie hinterfragen, ob Sie das passende persönliche Profil für eine solche Tätigkeit mitbringen. Sie sollten sich gerne mit Regelungen befassen und dazu bereit sein, sich umfassend in Gesetzestexte einzuarbeiten. Papierkram darf Sie ebenso wenig stören wie der Umgang mit Zahlen und Formularen. Verwaltungsfachangestellte sollten außerdem kommunikationsstark sein und die deutsche Sprache in Wort und Schrift sicher beherrschen.

Gute Zukunftsaussichten für Verwaltungsfachangestellte

Mit einer Umschulung zur/m Verwaltungsfachangestellten gehen meist sehr gute Perspektiven einher. Die Umschulung ist ein allgemein anerkannter Weg, den Beruf zu erlernen. In der öffentlichen Verwaltung, wo die meisten Verwaltungsfachangestellten arbeiten, wird an vielen Stellen nach Personal gesucht. Vielerorts herrscht sogar ein Mangel an geeigneten Bewerbern, was die Jobsuche enorm erleichtern kann.

Jobs in der öffentlichen Verwaltung sind außerdem oft gut bezahlt und bieten eine vergleichsweise hohe Jobsicherheit. Falls Sie örtlich gebunden sind, kann es sinnvoll sein, vor einer möglichen Umschulung zur/m Verwaltungsfachangestellten in Erfahrung zu bringen, wie die Jobaussichten in Verwaltungseinrichtungen in Ihrer Nähe sind. Das geht etwa über das Arbeitsamt.

Voraussetzungen für die Umschulung zur/m Verwaltungsfachangestellten

Welche Voraussetzungen Sie mitbringen müssen, um eine Umschulung zur/m Verwaltungsfachangestellten machen zu können, hängt von den Vorgaben des jeweiligen Anbieters der Umschulung ab. Spezielle Vorkenntnisse sind jedoch nicht nötig, um sich zur/m Verwaltungsfachangestellten umschulen lassen zu können. Bei einer Umschulung geht es schließlich gerade darum, einen neuen Beruf von Grund auf zu erlernen.

In der Regel wird ein mittlerer Schulabschluss für eine Umschulung zur/m Verwaltungsfachangestellten vorausgesetzt. Auch ein Hauptschulabschluss kann ausreichen, wenn man etwa eine erste Ausbildung abgeschlossen oder bereits mehrere Jahre gearbeitet hat. Gute Kenntnisse in Mathe, Deutsch und Fremdsprachen sind darüber hinaus hilfreich, weil die Inhalte der Verwaltungsfachangestellten-Umschulung darauf aufbauen.

Teilweise führen Anbieter von Umschulungen zur/m Verwaltungsfachangestellten Eignungstests durch, bevor sie Bewerber akzeptieren. Dabei geht es darum, Sie näher kennenzulernen und zu prüfen, ob die gewählte Richtung grundsätzlich für Sie infrage kommt.

Grundsätzlich sollten Sie Interesse an den Bereichen Recht und Wirtschaft haben, weil Sie sich damit später beruflich beschäftigen werden. Auch die Fähigkeit, mit dem Computer zu arbeiten – etwa über Programme wie Excel –, ist grundlegend, wenn Sie als Verwaltungsfachangestellte/r arbeiten möchten.

Umschulung Verwaltungsfachangestellte: So läuft sie ab

Wenn Sie eine Umschulung zur/m Verwaltungsfachangestellten machen möchten, haben Sie dafür verschiedene Anlaufstellen. Zu den Anbietern einer solchen Umschulung gehören unter anderem Verwaltungsbehörden, Gerichte, aber – im Bereich Handwerksverwaltung – auch die Industrie- und Handelskammer. Häufig findet die Umschulung zur/m Verwaltungsfachangestellten dual statt. Sie besuchen dabei eine Berufsschule und nehmen an Lehrgängen teil. Andere Umschulungen werden außerbetrieblich durchgeführt, was entsprechend stärker schulisch geprägt ist.

Eine Umschulung zur/m Verwaltungsfachangestellten dauert im Normalfall zwischen zwei und drei Jahren. Eine Verkürzung ist zum Beispiel mit einschlägiger Berufserfahrung möglich. Zunächst lernen Sie während der Umschulung die Grundlagen, die Sie für die Ausübung Ihrer späteren Tätigkeit benötigen, bevor Sie sich auf eine Richtung spezialisieren können.

Typische Inhalte einer Umschulung zur/m Verwaltungsfachangestellten sind zum Beispiel:

• Wirtschaftslehre
• Rechtsgrundlagen
• Güterbeschaffung
• Personalvorgänge
• Doppelte Buchführung
• Kontrolle von öffentlichen Leistungen
• Verwaltungsrecht
• Verwaltungsverfahren
• Kommunikation
• Finanzwesen

Die Verwaltungsfachangestellten-Umschulung wird mit einer Abschlussprüfung abgeschlossen. Üblicherweise findet die Umschulung in Vollzeit statt, es ist aber in vielen Fällen auch möglich, die Umschulung berufsbegleitend in Teilzeit zu absolvieren.

Förderung: Wer finanziert die Umschulung zur/m Verwaltungsfachangestellten?

Eine Umschulung kann ein guter Weg sein, einen neuen Beruf zu erlernen. Allerdings ist sie auch mit Kosten verbunden. Besonders private Anbieter verlangen häufig hohe Gebühren für die Teilnahme an einer Umschulung. Das kann die Teilnehmer vor ein Problem stellen, weil sie durch die Umschulung häufig keine Zeit mehr haben, (in Vollzeit) zu arbeiten. Es fehlen also Einnahmen, und gleichzeitig fallen Kosten für die berufliche Weiterbildung an.

Allerdings sind Sie bei der Finanzierung einer Umschulung zur/m Verwaltungsfachangestellten nicht unbedingt auf sich alleine gestellt. Es gibt verschiedene Kostenträger, die die Gebühren übernehmen können. In Betracht kommen insbesondere die gesetzliche Rentenversicherung, die zuständige Berufsgenossenschaft und das Arbeitsamt oder Jobcenter.

An welche Stelle Sie sich zwecks Kostenübernahme wenden können, hängt von Ihren persönlichen Umständen ab:

• Können Sie Ihren Beruf wegen gesundheitlicher Probleme nicht mehr ausüben, ist die Rentenversicherung der richtige Ansprechpartner. Das setzt voraus, dass Sie mindestens 15 Jahre in die Rentenversicherung eingezahlt haben.
• Wenn Sie Ihrem Beruf in Folge eines Arbeitsunfalls oder einer Berufskrankheit nicht mehr nachgehen können, können Sie sich zwecks Kostenübernahme an die zuständige Berufsgenossenschaft wenden.
• Auch Arbeitsamt und Jobcenter können die Kosten für eine Umschulung zur/m Verwaltungsfachangestellten übernehmen. Die Chancen auf Kostenerstattung stehen gut, wenn Sie in Ihrem jetzigen Beruf keine gute Perspektive mehr haben und Sie von Arbeitslosigkeit bedroht sind. Die Bundesagentur für Arbeit oder das Jobcenter können Ihnen einen Bildungsgutschein ausstellen, über den die Umschulung finanziert werden kann. Ein persönliches Gespräch, in dem Sie den zuständigen Sachbearbeiter beim Amt von der Sinnhaftigkeit der geplanten Umschulung überzeugen, ist die Voraussetzung dafür, dass ein Bildungsgutschein beantragt werden kann.

Welche Kosten können übernommen werden?

Wenn ein Kostenträger Ihren Antrag auf Kostenübernahme bewilligt, haben Sie selbst keine Kosten durch die Umschulung. Außerdem können Sie während der Umschulung ein Umschulungsgeld in Form eines Übergangsgelds erhalten. Das soll es Ihnen ermöglichen, weiterhin für Ihren Lebensunterhalt aufzukommen.

Darüber hinaus können Sie gegebenenfalls weitere Zuschüsse beantragen – lassen Sie sich beim zuständigen Kostenträger beraten. Von Arbeitsamt oder Jobcenter bekommen Sie zudem eine Erfolgsprämie von bis zu 2.500 Euro, wenn Sie die Umschulung erfolgreich beenden.

Eine Kostenübernahme ist für viele der einzige Weg, eine Umschulung zu machen. Aber Vorsicht: Wenn Sie die Umschulung vorzeitig beenden, kann das teuer werden. Wenn Sie nicht einen guten Grund dafür haben, warum Sie die Umschulung abbrechen mussten, wird der Kostenträger Ihnen die Kosten für die Umschulung sehr wahrscheinlich in Rechnung stellen.

Alternativen zur Umschulung zur/m Verwaltungsfachangestellten

Eine Umschulung zur/m Verwaltungsfachangestellten ist nicht der einzige Weg, den Einstieg in die Verwaltung zu finden. Oft ist die Umschulung zwar die beste Wahl, besonders, wenn die Kosten dafür von Institutionen wie dem Arbeitsamt übernommen werden. Es gibt jedoch noch andere Möglichkeiten, sich beruflich zu verändern, die Sie zumindest kennen sollten.

So könnte etwa ein Fernstudium eine gute Idee sein. Sie können sich zwar auf diesem Weg nicht zur/m Verwaltungsfachangestellten ausbilden lassen, aber Sie können sich für eine Tätigkeit in verwandten Bereichen qualifizieren – zum Beispiel über Studiengänge wie Kommunalwirtschaft, Public Management oder Business Administration. Auch ein Quereinstieg in die öffentliche Verwaltung ist nach entsprechenden Studiengängen häufig möglich. Vorteilhaft am Fernstudium ist, dass Sie sich Ihre Zeit frei einteilen können. Sie sind flexibler als bei einer Umschulung, außerdem können Sie nebenher arbeiten. Andererseits entstehen dafür Kosten, die Sie womöglich selbst tragen müssen.

Wenn Sie bereits Berufserfahrung durch Jobs in der Verwaltung oder ein inhaltlich verwandtes Studium oder eine Berufsausbildung gemacht haben, kann ein Quereinstieg in die öffentliche Verwaltung auch ohne zusätzliche Qualifikationen wie eine Umschulung gelingen. Viele Behörden und Ämter suchen händeringend nach Bewerbern, so dass Sie oft auch dann Chancen haben, wenn Sie die Anforderungen nicht zu 100 Prozent erfüllen.

In manchen Fällen können Sie sich die Umschulung sparen, indem Sie direkt die Abschlussprüfung ablegen. Das ist möglich, wenn Sie mindestens viereinhalb Jahre Berufserfahrung in einem entsprechenden Bereich haben. Sie lernen dann in einer Verwaltungsschule, was in der Prüfung abgefragt wird.

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