Urlaubsvertretung: So planen Sie ihre Abwesenheit

Haben Sie vor Ihrem wohlverdienten Urlaub Sorgen, dass Sie nach Ihrer Rückkehr einiges aufzuarbeiten haben? Dann sollten Sie sich um eine Urlaubsvertretung kümmern, die möglichst viele Aufgaben übernehmen kann. Wie Ihnen das gelingt, erfahren Sie hier.

Was bringt eine Urlaubsvertretung?

Arbeitnehmer und Selbstständige, die Urlaub machen, sollten eine Vertretung für die Zeit ihrer Abwesenheit haben – und das gleich aus zwei Gründen:

1. Die Urlaubsvertretung sorgt im Idealfall dafür, dass das Tagesgeschäft weiterläuft. Der Vertreter ist Ansprechpartner für andere Kollegen, Kunden und Vorgesetzte. Das sorgt dafür, dass sich vor allem Kunden auch während Ihrer Abwesenheit gut betreut fühlen. Ihre Kollegen und Vorgesetzte sind sicherlich ebenfalls glücklich darüber, wenn es einen anderen Ansprechpartner gibt, der Ihre Aufgaben übernimmt. So können Projekte weiterlaufen, ohne dass man zwei Wochen auf Rückmeldung warten muss.
2. Nach Ihrem Urlaub fällt nicht extrem viel Arbeit an. Wer dagegen ohne Urlaubsvertretung in den Jahresurlaub startet, muss im schlimmsten Fall mit ganz schön viel Arbeit nach seiner Rückkehr rechnen. Wenn sich kein Kollege findet, der zumindest zum Teil die Aufgaben übernimmt, müssen diese nach dem Urlaub eben selbst erledigt werden. Das bedeutet eine ganze Menge Arbeit und Stress – damit dürfte die Erholung aus dem Urlaub schnell verflogen sein.

Selbstständige müssen sich Ihre Urlaubsvertretung selbst organisieren. Das kann gerade für Solo-Selbstständige eine echte Herausforderung sein. Denn Mitarbeiter, die zumindest zum Teil mit den internen Abläufen vertraut sind, haben sie nicht.

Abhängig beschäftigte Arbeitnehmer haben es da einfacher. Bei ihnen kümmert sich in der Regel der Vorgesetzte darum, dass ein Kollege die Urlaubsvertretung übernimmt. Denkbar ist aber auch, dass Ihre Führungskraft es Ihnen selbst überlässt, eine Urlaubsvertretung zu finden.

Wer kann die Urlaubsvertretung übernehmen?

Stellt sich die Frage, welche Kollegen überhaupt dazu in der Lage sind, Sie während Ihrer Abwesenheit zu vertreten. Je nachdem, wie umfangreich die Urlaubsvertretung sein soll, kommen dabei folgende Mitarbeiter infrage:

• Ein Kollege aus der gleichen Abteilung: Das ist wohl die einfachste Form der Urlaubsvertretung. Denn ein Kollege, der in der gleichen Abteilung arbeitet, ist über die Abläufe informiert und kann Ihre Aufgaben meist ohne große Vorbereitung übernehmen. Nachteil für den Kollegen: Wenn er die Arbeit des abwesenden Mitarbeiters ebenfalls erledigt, bleibt weniger Zeit für die eigenen Aufgaben.
• Mehrere Kollegen aus der Abteilung: Um zu vermeiden, dass ein Mitarbeiter allein die komplette Urlaubsvertretung übernehmen muss, kann sie auch aufgeteilt werden. Der Arbeitgeber benennt dazu gleich mehrere Kollegen aus der Abteilung, die sich die Arbeit teilen. Nachteil: Unter Umständen kann es zu Abstimmungsproblemen oder gar Streit zwischen den Kollegen kommen, wenn nicht klar ist, wer welche Aufgaben übernehmen soll. Arbeitgeber können vorsorgen, indem sie einen verbindlichen Plan für die Urlaubsvertretung festlegen.
• Ein oder mehrere Kollegen aus benachbarten Abteilungen: Unter Umständen sind diese Mitarbeiter jedoch nicht ganz so im Bilde wie die Mitarbeiter aus der gleichen Abteilung, so dass es zu Nachfragen oder einer längeren Einarbeitung kommen kann.
• Aushilfen oder Auszubildende: Aushilfen, die in der Abteilung hin und wieder arbeiten, könnten ebenfalls die Urlaubsvertretung übernehmen. Hier sollten Arbeitgeber darauf achten, dass die Aushilfen (zeitlich) nicht überfordert sind. Unter Umständen freut sich auch der ein oder andere Azubi aus dem Betrieb darüber, für eine gewisse Zeit fest in einer Abteilung als Urlaubsvertretung zu arbeiten und andere Aufgaben als üblich zu übernehmen.

Findet sich kein interner Mitarbeiter, der die Urlaubsvertretung übernehmen könnte, können Arbeitgeber auch auf externe Mitarbeiter ausweichen. Je nachdem, welche Aufgaben ausgelagert werden sollen, haben sie dabei verschiedene Optionen:

• Minijobber: Einfache Aufgaben wie beispielsweise die Ablage von Akten, können Minijobber, die als Urlaubsvertretung eingestellt werden, übernehmen.
• Leiharbeiter: Gleiches gilt für Leiharbeiter, die nur für den Zeitraum der Urlaubsvertretung im Unternehmen sind. In beiden Fällen sollten Arbeitgeber jedoch nicht vergessen, dass es unter Umständen einige Zeit dauern kann, bis die Mitarbeiter eingearbeitet sind. Ob sich der Aufwand lohnt, sollte daher möglichst genau abgeschätzt werden.
• Sekretariatsservice: Wenn es nur um typische Sekretariatsdienste geht, die während des Urlaubs des Mitarbeiters ausgelagert werden sollen, bietet sich ein professioneller Dienstleister vielleicht eher an. Diese Firmen sind darauf spezialisiert, Telefondienste und die Weitergabe bestimmter Informationen zu übernehmen. Bedeutet: Die Einarbeitungszeit verringert sich und die Abläufe funktionieren häufig reibungsloser. Im Gegenzug für den professionellen Service kosten diese Agenturen in der Regel aber mehr Geld als Minijobber oder Leiharbeiter.

Was braucht man für eine gute Urlaubsvertretung?

Sie sollten nicht nur die Übergabe für Ihre Urlaubsvertretung bestmöglich vorbereiten, sondern auch die übrigen Kollegen mit ins Boot holen. Das reduziert Nachfragen und Ihre Kollegenhelfen bei Problemen. Mit einem netten Nebeneffekt: Wenn mehr Arbeit von Ihrer Urlaubsvertretung erledigt wird, müssen Sie nach Ihrer Rückkehr weniger nacharbeiten.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Kollegen informieren: Geben Sie rechtzeitig Bescheid, dass und wann Sie sich in den Urlaub verabschieden. So können Kollegen eventuelle Fragen noch rechtzeitig mit Ihnen besprechen.
2. Schwierige Aufgaben erledigen: Dinge, die erklärungsbedürftig oder sehr zeitaufwändig sind, sollten Sie vor Ihrem Urlaub noch selbst übernehmen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Urlaubsvertretung nicht sofort von einer Mammutaufgabe überwältigt wird und vielleicht sogar frühzeitig kapituliert.
3. Alternative überlegen: Was tun, wenn die Urlaubsvertretung krankheitsbedingt ausfällt? Auch für diesen Fall sollten Sie vorbereitet sein – auch wenn er sicherlich nicht so häufig eintritt. Sollte Ihre Urlaubsvertretung krank werden, können unter Umständen die übrigen Kollegen einspringen und sich die Arbeit teilen. Um das zu bewerkstelligen, müssen sie aber wissen, was zu tun ist. Eine sorgfältige schriftliche Übergabe, auf die im Notfall auch andere Kollegen zugreifen können, ist daher äußerst wichtig.
4. Abwesenheitsnotiz schreiben: Auch Kunden Geschäftspartner sollten darüber informiert werden, dass Sie im Urlaub sind. Das müssen Sie jedoch nicht vorab erledigen. Es reicht aus, wenn Sie eine Abwesenheitsnotiz mit allen wichtigen Daten verfassen und pünktlich am letzten Arbeitstag aktivieren.

Wie plane ich meine Urlaubsvertretung?

Wer als Arbeitnehmer entspannt seinen Urlaub antreten möchte, sollte sich um eine gute Vorbereitung bemühen. So kann die Urlaubsvertretung ohne größere Nachfragen oder gar Probleme übernehmen.

Folgende Checkliste kann Ihnen dabei helfen, entspannt in den Urlaub zu starten:

1. Status Quo erfassen: Der Urlaubsvertretung muss klar sein, wo sie starten kann. Für Sie bedeutet das: Die aktuell offenen Projekte übersichtlich darstellen, idealerweise mit den dazugehörigen Deadlines, und außerdem einen Ansprechpartner angeben, den die Urlaubsvertretung bei Fragen oder Problemen kontaktieren kann.
2. Ziele definieren: Definieren Sie möglichst genau, was in den Projekten im Einzelnen zu tun ist. Außerdem hilfreich: Ein grober zeitlicher Rahmen, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen und welche im Notfall etwas warten können.
3. Zugänge einrichten: Damit Ihre Urlaubsvertretung wirklich alle Aufgaben übernehmen kann, sollte sie auf die dazugehörigen Tools und Dokumente zugreifen können. Wenn Sie Passwörter nicht weitergeben möchten, können Sie unter Umständen einen weiteren Account oder Gastzugang einrichten, den Ihre Urlaubsvertretung nutzen kann.
4. Wichtige Unterlagen bereitlegen: Unterlagen und Dokumente, die häufig gebraucht werden und/oder wichtig sind, sollten Sie an einem zentralen Ort ablegen und Ihre Urlaubsvertretung darüber informieren. So spart sie sich langes Suchen und damit Zeit, die sie wiederum dazu nutzen kann, Ihre Aufgaben zu erledigen.
5. Ablauf für neue Projekte festlegen: Gut möglich, dass sich während Ihrer Abwesenheit schon wieder das nächste Projekt ankündigt. Dann ist es sinnvoll, wenn die Urlaubsvertretung weiß, wie dabei vorgegangen werden soll. Welche Informationen müssen erhoben werden und was ist generell zu beachten?

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