Ermahnung: So ist sie im Arbeitsrecht geregelt

Im besten Fall läuft es zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber jederzeit reibungslos. Gibt der Arbeitnehmer hingegen mit seinem Verhalten Anlass zur Beschwerde, kann der Arbeitgeber eine Ermahnung aussprechen. Hier erfahren Sie, welche Funktion eine Ermahnung im Arbeitsrecht erfüllt, ob sie für den Beschäftigten Folgen hat und was man tun kann, wenn der Arbeitgeber eine Ermahnung ausgesprochen hat.

Die Bedeutung der Ermahnung im Arbeitsrecht

Es gibt Arbeitsverhältnisse, in denen sich der Arbeitnehmer stets tadellos verhält und in denen der Arbeitgeber somit keinen Grund zur Klage hat. So reibungslos läuft es bei einer beruflichen Zusammenarbeit aber längst nicht immer. Manche Arbeitnehmer verstoßen etwa gegen bestimmte Pflichten oder verhalten sich anderweitig so, dass es den Arbeitgeber verärgert.

Auf einen minderschweren Pflichtverstoß oder ein Fehlverhalten eines Mitarbeiters kann ein Arbeitgeber reagieren, indem er eine Ermahnung ausspricht. Das kann schriftlich oder mündlich geschehen. Eine mündliche Ermahnung birgt jedoch das Risiko, dass beim Arbeitnehmer nicht ankommt, wie ernst es dem Arbeitgeber bei der jeweiligen Angelegenheit ist. Kritische Worte sind schließlich schnell geäußert. Daher gilt eine mündliche Ermahnung als mildeste Möglichkeit, einen Mitarbeiter für einen Pflichtverstoß oder ein Fehlverhalten zu rügen.

Mit einer schriftlichen Ermahnung verleiht der Arbeitgeber seiner Kritik Nachdruck

Eine schriftliche Ermahnung hat demgegenüber einen formelleren Charakter. Sie lässt keinen Zweifel darüber, dass der Arbeitgeber nicht erfreut über ein bestimmtes Verhalten seines Beschäftigten ist. Schließlich hat er sich die Zeit genommen, seinen Unmut schriftlich auszuführen. Außerdem kann eine schriftliche Ermahnung zur Personalakte des Mitarbeiters genommen werden.

Die Ermahnung, die auch als Verwarnung bezeichnet wird, erfüllt somit im Arbeitsrecht die Funktion einer Rüge für den Arbeitnehmer. Sie bezieht sich auf ein bestimmtes Fehlverhalten und sollte inhaltlich möglichst konkret sein, damit der Mitarbeiter mit der Kritik etwas anfangen kann. Bleibt die Kritik des Arbeitgebers vage, besteht die Gefahr, dass der Mitarbeiter nicht begreift, worauf sie sich konkret bezieht.

Wann kann der Arbeitgeber eine Ermahnung aussprechen?

Mit einer Ermahnung kann der Arbeitgeber auf ein Fehlverhalten eines Mitarbeiters reagieren. Dieser könnte etwa gegen Pflichten verstoßen haben, die sich aus dem Arbeitsvertrag oder aus gesetzlichen Regelungen ergeben. Ebenso ist denkbar, dass ein Beschäftigter ein unangemessenes Verhalten an den Tag gelegt hat. Er hat sich dann etwa gegenüber dem Vorgesetzten, Kollegen oder anderen beruflichen Kontakten falsch verhalten haben, indem er etwa respektlos war.

Auch Straftaten können zu einer Ermahnung führen. Wahrscheinlicher ist in diesem Fall wegen der Schwere solcher Taten jedoch, dass sich der Arbeitgeber für eine Abmahnung oder Kündigung entscheidet. Beide arbeitsrechtlichen Mittel haben mehr Gewicht als die Ermahnung. Grundsätzlich werden Arbeitnehmer mit einer Ermahnung meist für ein weniger schwerwiegendes Fehlverhalten gerügt.

Die Voraussetzung für eine Ermahnung ist in jedem Fall ein schuldhaftes Verhalten des Mitarbeiters. Nur, wer wissen konnte, dass er sich falsch verhält, kann vom Arbeitgeber auf diese Weise verwarnt werden.

In diesen Fällen kommt eine Ermahnung in Betracht

Eine Ermahnung kann auf verschiedenste Pflichtverstöße und Fehlverhalten jeder Art eines Arbeitnehmers folgen. Einer Ermahnung können zum Beispiel die folgenden Situationen vorweggegangen sein:

• Arbeitsverweigerung
• unerlaubtes Fehlen
• Zuspätkommen
• zu früher Feierabend
• zu lange oder unerlaubte Pausen
• Selbstbeurlaubung
• verspätetes Einreichen einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
• verspätete Krankmeldung
• Nichtbeachten von betrieblichen Regeln
• private Internetnutzung während der Arbeitszeit
• Beschäftigung mit privaten Dingen während der Arbeitszeit, etwa Telefonieren oder das Schreiben von Nachrichten
• unangemessener Umgang mit anderen Menschen, etwa respektloses Verhalten oder Beleidigungen
• Mobbing
• sexuelle Belästigung
• Ausübung einer unerlaubten Nebentätigkeit
• Annahme von Geschenken

Wie unterscheidet sich die Ermahnung von der Abmahnung?

Neben der Ermahnung können Arbeitgeber auch eine Abmahnung nutzen, um ein Fehlverhalten eines Mitarbeiters zu tadeln. Vielen Arbeitnehmern ist nicht klar, wo die Unterschiede zwischen den beiden Varianten liegt. Dass manche Arbeitgeber von einer Abmahnung sprechen, wenn sie eine Ermahnung meinen, – und umgekehrt – macht die Sache nicht weniger kompliziert.

Grundsätzlich erfüllen Abmahnung und Ermahnung eine sehr ähnliche Funktion. Mit beiden Mitteln kann ein Arbeitgeber auf einen Pflichtverstoß oder ein anderweitiges Fehlverhalten eines Angestellten reagieren. Er drückt mit beidem aus, dass er das bemängelte Verhalten nicht hinnimmt. Zugleich fordern sowohl Ermahnung als auch Abmahnung einen Arbeitnehmer dazu auf, sein Verhalten zu ändern beziehungsweise ein bestimmtes Verhalten zu unterlassen. Für den Arbeitnehmer ist damit klar, dass er dieses Verhalten nicht erneut zeigen sollte, wenn er an einer guten Zusammenarbeit mit dem Arbeitgeber interessiert ist.

Nur bei einer Abmahnung drohen Konsequenzen

Anders als die Abmahnung erfüllt eine Ermahnung allerdings keine Warnfunktion. Eine Abmahnung macht deutlich, dass im Wiederholungsfall die Kündigung droht. Vor allem vor verhaltensbedingten Kündigungen ist eine Abmahnung meist erforderlich, weil sie dem Arbeitnehmer die Gelegenheit gibt, eine Kündigung noch abzuwenden.

Die Ermahnung ist hingegen nicht als Warnung vor einer möglichen Kündigung zu verstehen. Deshalb bleibt sie arbeitsrechtlich auch ohne Konsequenzen. Vor einer verhaltensbedingten Kündigung des Arbeitnehmers ist in der Regel zunächst eine Abmahnung nötig. Aus diesem entscheidenden Unterschied zwischen Ermahnung und Abmahnung ergibt sich, dass die Ermahnung auch als kleiner Bruder der Abmahnung bezeichnet wird. Sie ist im Vergleich harmloser, weil der Arbeitsplatz des Mitarbeiters nicht unmittelbar gefährdet ist.

Was kann man tun, wenn der Arbeitgeber eine Ermahnung ausspricht?

Wer vom Arbeitgeber für ein Fehlverhalten ermahnt wurde, sollte das nicht ignorieren. Aber wie reagiert man richtig, wenn man eine mündliche oder schriftliche Ermahnung erhalten hat? Wie der Arbeitgeber die Ermahnung übermittelt hat, kann dabei einen Unterschied machen. Bei einer mündlichen Ermahnung reicht oft eine kurze Entschuldigung, und die Sache ist vergessen. Eine schriftliche Ermahnung deutet hingegen darauf hin, dass der Arbeitgeber die Angelegenheit weniger locker sieht. Nach einer schriftlichen Ermahnung sollten Sie deshalb mit dem Arbeitgeber über seine Kritik sprechen.

Wie Sie auf eine Ermahnung reagieren können oder sollten, hängt außerdem davon ab, ob die Rüge des Arbeitgebers aus Ihrer Sicht gerechtfertigt ist oder nicht. Möglicherweise handelt es sich um ein Missverständnis. Dann müssen Sie sich natürlich nicht entschuldigen, sollten die Angelegenheit aber trotzdem möglichst rasch klären. Das kann die Wogen glätten. Beharrt der Arbeitgeber auf seiner Sichtweise, können Sie überlegen, ob Sie den Betriebsrat einschalten möchten. Das Gremium kann zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitgeber vermitteln.

Kann man die Entfernung einer Ermahnung aus der Personalakte verlangen?

Wenn Sie sich tatsächlich falsch verhalten haben, sollten Sie sich nicht nur dafür entschuldigen, sondern auch sicherstellen, dass Sie dieses Verhalten künftig nicht mehr zeigen. Andernfalls kann Ihnen auch bei einer Ermahnung mittelfristig die Kündigung drohen. Den Arbeitgeber hindert schließlich nichts daran, Ihnen beim nächsten Mal eine Abmahnung zu erteilen.

Eine schriftliche Ermahnung wird möglicherweise zu Ihrer Personalakte genommen. Sie können den Arbeitgeber dazu auffordern, sie daraus zu entfernen, wenn sie inhaltlich falsch ist oder wenn die Kritik zu schwammig formuliert ist. Ansonsten müssen Sie damit leben. Da vor einer möglichen Kündigung in der Regel ohnehin noch eine Abmahnung erforderlich wäre, ist das meist nicht weiter schlimm.

Schriftliche Ermahnung unterschreiben oder nicht?

Wenn eine Ermahnung schriftlich erteilt wird, ist meist eine Unterschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer vorgesehen. Viele Arbeitnehmer sind verunsichert: Sollte man eine Ermahnung unterschreiben? Schließlich kann das bei einer Abmahnung riskant sein. Die Unterschrift kann einerseits so verstanden werden, dass der Beschäftigte den Zugang des Schreibens quittiert. Andererseits kann eine Unterschrift als Zugeständnis des eigenen Fehlverhaltens interpretiert werden. Deshalb wird oft geraten, eine Abmahnung nicht sofort zu unterschreiben.

Bei einer Ermahnung ist die Unterschrift weniger problematisch, weil diese Form der Rüge nicht als Vorstufe der Kündigung zu verstehen ist. Sie können eine Ermahnung also ruhig unterschreiben. Wenn Sie mit dem Inhalt absolut nicht einverstanden sind, können Sie die Unterschrift aber auch verweigern. Der Arbeitgeber kann Sie nicht dazu zwingen.

Mitunter ist nicht klar, ob es sich „nur“ um eine Ermahnung oder doch eine Abmahnung handelt. Im Zweifel sollten Sie Ihren Arbeitgeber um Klarstellung bitten, bevor Sie das Schreiben unterzeichnen.

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