Reisekostenabrechnung: So holen Sie sich Geld zurück

Arbeitnehmer, die beruflich verreisen, können sich über die Reisekostenabrechnung einiges an Geld zurückholen. Dazu müssen sie jedoch wissen, an welcher Stelle und in welcher Höhe sie sich die Kosten vom Finanzamt erstatten lassen können. Denn nicht alle Kosten, die bei einer dienstlichen Reise anfallen, gehören in die Spesenabrechnung.

Reisekostenabrechnung: Was ist das überhaupt?

Arbeitnehmer, die beruflich unterwegs sind, können sich die dabei entstandenen Kosten ersetzen lassen. Gemeinhin wird das als Reisekostenabrechnung bezeichnet. Jedoch zählen nicht alle Kosten, die Ihnen während Ihrer Geschäftsreise entstehen, als Reisekosten.

Dazu zählen lediglich:

• Übernachtungskosten (zum Beispiel für ein Hotelzimmer, aber auch einen Stellplatz auf einem Campingplatz)
• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

Was Sie dabei beachten sollten: Nicht alle Kosten, die dadurch entstehen, dass Sie einen Kunden besuchen, zählen schon als Reisekosten. Es müssen bestimmte Voraussetzungen vorliegen, damit Sie diese in der Reisekostenabrechnung angeben können.

• Sie haben einen Termin mit einem Kunden, der sich außerhalb der Stadtgrenze befindet.
• Sie fahren zu einer Niederlassung Ihres Arbeitgebers, die nicht in der gleichen Stadt ist.
• Sie sind für ihren Arbeitgeber an verschiedenen Arbeitsstätten eingesetzt (beispielsweise als Monteur oder Bauleiter auf einer Baustelle).
• Sie besuchen Schulungen, Tagungen, Messen oder andere relevante Veranstaltungen.

Übrigens: Fahrten zu einer Niederlassung gelten nur dann als Geschäftsreisen, wenn Sie dabei weiter fahren müssen als zu Ihrer eigentlichen Niederlassung.

Bei Lehrern und Kursleitern gelten sogar noch weitere Veranstaltungen als Dienstreisen und können entsprechend über die Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden:

• Studienfahrten
• Klassenfahrten
• Exkursionen

Aufenthalte im Ausland oder an einer anderen Arbeitsstätte, die länger als drei Monate dauern, gelten nicht mehr als Dienstreise.

Sollten Sie sich länger als drei Monate auswärts aufhalten, wird dieser Ort zu ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte. Die Konsequenz: Das Finanzamt erkennt Ihre Reisekostenabrechnung nicht mehr an.

Reisekostenabrechnung: Was ist zu beachten?

Meist zahlt der Arbeitgeber für die Reisekosten, so dass Arbeitnehmer häufig nur Belege sammeln und diese in der Personalabteilung einreichen müssen. Verpflichtet ist der Arbeitgeber aber nicht dazu. Doch natürlich müssen in diesem Fall die Beschäftigten nicht selbst für die Reisekosten aufkommen.

Können Sie keine Reisekostenabrechnung bei Ihrem Arbeitgeber einreichen, ist das Finanzamt der richtige Ansprechpartner. In diesem Fall können Sie sich die entstandenen Reisekosten über die Werbungskosten erstatten lassen.

Das klappt aber nur, wenn die Reisekosten höher sind als die Werbungskostenpauschale. Daher heißt es für Sie: Fleißig Belege sammeln und am Ende des Jahres den Betrag genau ausrechnen. Danach tragen Sie die Reisekosten in der Einkommenssteuererklärung in der Anlage N ein.

Wie werden die Reisekosten berechnet?

Die Fahrt bis zu dem Kunden oder der auswärtigen Veranstaltung können Sie im Prinzip mit einem Verkehrsmittel Ihrer Wahl bestreiten. Jedoch hat Ihr Chef in der Regel ein Mitspracherecht, da er bei der Übernahme der Kosten in der Reisekostenabrechnung den Betrag zahlen muss.

Folgende Optionen haben Sie dabei:

1. Firmenwagen

Wenn Sie mit dem Firmenwagen unterwegs sind, ist die Reisekostenabrechnung ganz einfach. Denn für das Dienstfahrzeug kommt ohnehin der Arbeitgeber auf. Ob Sie allerdings ein Fahrtenbuch führen müssen oder eine Tankkarte bekommen, wird individuell ausgehandelt.

2. Privatfahrzeug

Bestreiten Sie die Geschäftsreise dagegen mit Ihrem privaten Fahrzeug haben Sie zwei unterschiedliche Möglichkeiten bei der Reisekostenabrechnung:

1. Pauschaler Kilometersatz: Bei dieser Option wird jeder Kilometer abgerechnet. Mit dem Auto gibt es 30 Cent erstattet, mit Motorrad oder Moped 20 Cent. Bis 2026 gibt es zudem eine Sonderregelung für Autofahrten: Ab dem 21. Kilometer können 38 Cent geltend gemacht werden. Seit 2015 können Sie Mitfahrer nicht mehr bei dem pauschalen Kilometersatz angeben. Das gilt auch für die Option, die Benutzung eines Fahrrads über den pauschalen Kilometersatz abzurechnen.
2. Individueller Kilometersatz: Besonders bei höherpreisigen Gefährten kann sich diese Vorgehensweise lohnen. Denn hierbei sammeln Sie alle Kosten und Belege, die im Laufe des Jahres anfallen. Dazu gehören zum Beispiel Kosten für Reparaturen, Wartung, Versicherung, Garagenmiete oder Zinsen. Am Ende des Jahres werden die Kosten addiert und durch die Anzahl der gefahrenen Kilometer geteilt. Heraus kommt Ihr individueller Kilometersatz, den Sie pro gefahrenen Kilometer abrechnen können.

3. Mietwagen, Bus, Bahn oder Flugzeug

Wenn Sie Ihre Dienstreise mit einem Mietwagen, Bus, Bahn oder Flugzeug unternehmen, sollten Sie alle Belege sammeln. Am Ende der Dienstreise geben Sie diese in der Reisekostenabrechnung an, damit Ihr Arbeitgeber sie ersetzen kann. Bei diesen Verkehrsmittel wird nämlich einfach der Betrag erstattet, der für die Dienstreise angefallen ist.

Reisekostenabrechnung und Fahrtenbuch

Für die eigene Buchhaltung aber auch für das Finanzamt sollten Sie Buch darüber führen, welche Fahrten Sie für Ihren Arbeitgeber und welche Sie privat gemacht haben. Das geschieht in aller Regel mit einem Fahrtenbuch.

Folgende Angaben gehören in ein Fahrtenbuch hinein – das übrigens auch als Excel-Tabelle geführt werden kann:

• Datum
• Kilometerstand vor der Fahrt und am Ende der Fahrt
• Zweck der dienstlichen Reise
• Ansprechpartner vor Ort
• Reiseziel und Route

Reisenebenkosten: Was gehört dazu

Bei einer Dienstreise können nicht nur die offensichtlichen Kosten wie Hotelübernachtung oder die Kosten für die Anreise vom Arbeitgeber übernommen werden. Auch die sogenannten Reisenebenkosten kann er ersetzen.

Dazu zählen:

• Mautgebühren
• Parkgebühren
• Kosten für W-Lan
• Telefonkosten
• Eintrittskarten
• Trinkgelder

Bußgelder oder eine Massage im Hotel können dagegen nicht als Reisenebenkosten abgesetzt werden. Gleiches gilt, wenn Sie die Minibar leeren oder zusätzliches Gepäck für Ihre Reise benötigen. Auch dafür ist Ihr Chef nicht verantwortlich.

Verpflegungsmehraufwand in der Reisekostenabrechnung

Arbeitnehmer, die beruflich unterwegs sind, geben vermutlich mehr Geld fürs Essen aus. Ein Abendessen im Restaurant ist deutlich teurer, als sich am heimischen Herd etwas zuzubereiten.

Arbeitnehmer sollen daher durch den Verpflegungsmehraufwand entlastet werden. Der Verpflegungsmehraufwand richtet dich dabei nach der Dauer der Dienstreise. Bedeutet: Wenn Sie länger beruflich unterwegs sind, können Sie mehr Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Für Reisen innerhalb von Deutschland können Sie in der Reisekostenabrechnung zwei unterschiedliche Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand ansetzen:

1. 8 bis 24 Stunden beruflich unterwegs: Sie erhalten die sogenannte kleine Pauschale von 14 Euro.
2. Mehr als 24 Stunden beruflich unterwegs: In diesem Fall können Sie in der Reisekostenabrechnung die große Pauschale ansetzen. 28 Euro pro Tag sind das in diesem Fall.

Achtung: Am Tag der Anreise und Abreise gibt es jeweils nur die kleine Pauschale. Dabei ist es egal, wie lange Sie tatsächlich unterwegs waren. Sie können also auch bei einer Anreise von nur drei Stunden schon 14 Euro in der Spesenabrechnung ansetzen.

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