Dienstreise: Diese Regelungen sollten Sie kennen

Normalerweise geht man zur Arbeit ins Büro oder in den Betrieb. Das ist bei einer Dienstreise anders – man reist im Auftrag des Arbeitgebers in eine andere Stadt oder ein anderes Land, um dort zum Beispiel Kunden zu treffen, Tagungen zu besuchen oder mit Kollegen aus anderen Niederlassungen zu sprechen. Rund um das Thema Dienstreise ergeben sich für Arbeitnehmer immer wieder Fragen: Wer zahlt? Ist Reisezeit Arbeitszeit? Darf man eine Geschäftsreise auch ablehnen? Das und mehr erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was gilt als Dienstreise?

Wann spricht man überhaupt von einer Dienstreise? Bei einer Dienst- oder Geschäftsreise handelt es sich um eine Reise, die aus beruflichen Gründen erfolgt. Im Rahmen eines Jobs reist der betroffene Arbeitnehmer zu einem Ort außerhalb der regulären Arbeitsstätte. Abgegrenzt werden muss die Dienstreise vom Dienstgang. Davon ist die Rede, wenn es um einen auswärtigen Termin in derselben Stadt geht.

Dienstreisen können verschiedene Anlässe haben. Oft geht es um Treffen mit Kunden oder Geschäftspartnern, Meetings mit Kollegen an anderen Standorten, die Teilnahme an Messen, Tagungen oder Events. Eine Dienstreise ist in ihrer Dauer variabel; sie kann einige Stunden, einen Tag, mehrere Tage oder mehrere Wochen dauern.

Wann gilt eine Dienstreise als Arbeitszeit?

Wer auf Dienstreise geht, verbringt eine mehr oder weniger lange Zeit mit Reisen. Arbeitnehmer reisen mit Bahn, Bus, Auto oder Flugzeug zum Zielort. Gerade bei längeren Strecken oder häufigen Dienstreisen stellt sich die Frage: Ist Reisezeit Arbeitszeit? Davon hängt schließlich ab, ob die Reisezeit vergütet wird.

Zur Beantwortung dieser Frage muss zunächst geklärt werden, was Arbeitszeit ist. Laut dem Arbeitszeitgesetz handelt es sich dabei um den Zeitraum, den ein Arbeitnehmer damit beschäftigt ist, seinen arbeitsvertraglich definierten Tätigkeiten nachzugehen. Nicht als Arbeitszeit gelten Pausen und Wege zur und von der Arbeit.

Damit ist klar, dass die vorgesehene Tätigkeit vor Ort bei einer Geschäftsreise immer als Arbeitszeit zu werten ist – etwa die Besprechung oder Tagung. Aber was ist mit der Reisezeit – und der restlichen Zeit, die man bei einer mehrtägigen Reise auswärts verbringen muss? Das Arbeitszeitgesetz bleibt dabei unklar. Es gibt keine eindeutigen gesetzlichen Bestimmungen, die regeln, was Arbeitszeit ist und was nicht. Es kommt deshalb in erster Linie auf individuelle Regelungen zwischen Ihnen und Ihrem Arbeitgeber an. Schauen Sie in den Arbeitsvertrag oder die Dienstvereinbarung, was sich dort zum Thema Dienstreise findet.

Reisezeit als Arbeitszeit? So haben Gerichte geurteilt

Entscheidend ist auch die bisherige Rechtsprechung zum Thema. Gerichte haben in der Vergangenheit geurteilt, dass es bei der Festlegung von Arbeitszeit bei Dienstreisen darauf ankommt, wie der Arbeitnehmer die Reisezeit konkret verbringt. Nutzt er die Zeit in der Bahn, um auf Weisung des Arbeitgebers E-Mails zu schreiben, Anrufe zu tätigen oder eine Präsentation anzufertigen, gilt das als Arbeitszeit und muss entsprechend bezahlt werden. Das Kriterium für diese Einstufung ist jedoch die Weisung des Arbeitgebers. Wer freiwillig beruflichen Dingen nachgeht, hat keinen Anspruch darauf, dass die Reisezeit als Arbeitszeit gewertet und bezahlt wird.

Nach der Rechtsprechung gilt Reisezeit auch dann als Arbeitszeit, wenn Arbeitnehmer im eigenen Auto unterwegs sind und es selbst steuern. Weil sie sich auf den Verkehr konzentrieren müssen, können sie nicht entspannen. Für Beifahrer gilt dies nicht; sie genießen während der Fahrt – zumindest theoretisch – Ruhezeit.

Was bei einer Dienstreise als Arbeitszeit gilt, hängt nicht zuletzt von der jeweiligen Tätigkeit ab. In Jobs, die regelmäßig Geschäftsreisen beinhalten, ist Reisezeit üblicherweise Arbeitszeit. Das betrifft etwa Vertreter im Außendienst.

Was ist, wenn durch die Dienstreise Überstunden entstehen?

Im Rahmen einer Geschäftsreise können leicht Überstunden entstehen – besonders, wenn auch die Reisezeit als Arbeitszeit gilt. Klären Sie vorab mit Ihrem Arbeitgeber, wie Überstunden auf Dienstreisen gehandhabt werden. Generell gilt: Überstunden müssen so ausgeglichen oder bezahlt werden, wie es die geltende Regelung vorsieht.

Im Arbeitsvertrag, möglicherweise auch einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung, können Sie die geltenden Bestimmungen nachlesen. Sie sind auf Dienstreisen ebenso relevant wie im normalen Berufsalltag. Nicht jede Klausel in einem Arbeitsvertrag ist jedoch gültig. Unzulässig wäre etwa eine Formulierung, nach der Reisezeiten außerhalb der eigentlichen Arbeitszeiten pauschal nicht vergütet werden. Auch die zulässigen Höchstarbeitszeiten nach dem Arbeitszeitgesetz müssen beachtet werden.

Kosten für die Dienstreise: Wer zahlt und was wird erstattet?

Den Großteil der Kosten, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise entstehen, übernimmt normalerweise der Arbeitgeber. Dafür kann es nötig sein, dass Sie eine detaillierte Reisekostenabrechnung erstellen, die Sie dann beim Arbeitgeber einreichen. Heben Sie dafür unbedingt Quittungen und Belege auf, um Ihre Forderungen nachweisen zu können.

Sprechen Sie vor der Dienstreise mit Ihrem Arbeitgeber ab, welche Kosten übernommen werden und was erlaubt ist. Dürfen Sie mit dem Taxi fahren oder müssen Sie den öffentlichen Nahverkehr nutzen? Können Sie nur die Economy Class oder auch die Business Class bei Flügen wählen? Was ist mit Essen, Trinkgeld, Parkgebühren und Kosten für Telefon und Internet? Wo dürfen Sie übernachten? Das Hotel sucht, anders als viele Arbeitnehmer meinen, nicht der Arbeitgeber aus. Sofern Sie die Preisspanne des Arbeitgebers beachten, können Sie selbst ein passendes Hotel auswählen.

Fahrtkosten: Die Kilometerpauschale bei Dienstreisen

Möglicherweise nutzen Sie für die Reise zum Bestimmungsort Ihren eigenen Wagen oder haben eine Fahrt mit der Bahn gebucht, für die Sie in Vorleistung gegangen sind. Der Arbeitgeber erstattet die Fahrtkosten und richtet sich dabei wahrscheinlich nach der Kilometerpauschale, die auch für Dienstreisen gilt. Die gesetzliche Kilometerpauschale beträgt 30 Cent je gefahrenem Kilometer. Sie gilt prinzipiell auch für Fahrten in öffentlichen Verkehrsmitteln.

Verpflegung: Tagegeld für Dienstreisen

Wer auf Dienstreise ist, muss oft vergleichsweise viel Geld für Essen ausgeben. Diese Kosten übernimmt üblicherweise der Arbeitgeber. Meist wird pro Tag ein fester Satz gezahlt. Ab einer Abwesenheit von acht Stunden wird ein Tagegeld bei Dienstreisen gezahlt. Die Höhe ist vom Gesetzgeber pauschal festgelegt und richtet sich nach der Dauer der Dienstreise. Einen gesetzlichen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber das Tagegeld bei einer Dienstreise zahlt, gibt es jedoch nicht.

Zum 1. Januar 2020 wurden die Tagegelder bei Dienstreisen angehoben. Der Höchstsatz liegt bei Dienstreisen im Inland bei 28 Euro pro Tag. Dafür muss die Geschäftsreise mehr als 24 Stunden dauern. 14 Euro gibt es pro Tag für An- und Abreisetage, sofern der Arbeitnehmer am betreffenden Tag oder einen Tag zuvor oder danach nicht bei sich zuhause übernachtet hat. Ebenfalls 14 Euro beträgt das Tagegeld bei Dienstreisen, wenn man mehr als acht, aber weniger als 24 Stunden von zuhause weg ist. Im Ausland können höhere Spesen erstattet werden. Sie variieren und hängen insbesondere mit den Lebenshaltungskosten im jeweiligen Land und der Dauer der Geschäftsreise zusammen.

Die Dienstreise von der Steuer absetzen

Falls der Arbeitgeber Ihnen bestimmte Kosten für Ihre Dienstreise nicht erstattet, können Sie diese immerhin von der Steuer absetzen. Dafür machen Sie sie als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend. Hierbei können Sie die genannten Pauschalen für Tagegelder bei Dienstreisen und Fahrtkosten ansetzen.

Ist man während einer Dienstreise über den Arbeitgeber versichert?

Arbeitnehmer sind über die gesetzliche Unfallversicherung durch den Arbeitgeber versichert. Kommt es zu einem Arbeitsunfall, zahlt die Unfallversicherung für die Behandlungs- und Folgekosten. Das ist grundsätzlich bei einer Dienstreise nicht anders. Wenn Sie während einer Geschäftsreise arbeiten, sind Sie weiterhin über den Arbeitgeber versichert.

Allerdings ist der Versicherungsschutz an die Ausübung beruflicher Tätigkeiten geknüpft. Wenn Sie sich zwischendurch mit Freunden treffen, einkaufen gehen oder privat etwas erledigen, sind Sie nicht mehr über die gesetzliche Unfallversicherung versichert. Ereignet sich ein Unfall außerhalb der Arbeitszeit und auch nicht auf dem Weg von und zur Arbeit, handelt es sich nicht um einen Arbeitsunfall. Für einen privaten Unfall zahlen die Krankenkassen.

Ist man zu Dienstreisen verpflichtet?

Wenn der Arbeitgeber eine Dienstreise ankündigt, sorgt das längst nicht bei jedem Arbeitnehmer für Begeisterung. Das gilt vor allem, wenn es um eine längere Geschäftsreise oder um häufige kurze Dienstreisen geht, die mit verhältnismäßig viel unbezahlter Reisezeit einhergehen. Dann stellt sich die Frage, ob man eine Dienstreise in jedem Fall machen muss.

Schauen Sie in den Arbeitsvertrag: Haben Sie sich mit Ihrer Unterschrift dazu verpflichtet, Dienstreisen zu machen, sofern dies nötig ist? Dann sind Sie dazu verpflichtet, der Anordnung Ihres Arbeitgebers zu entsprechen. Auch ohne entsprechende Regelung im Arbeitsvertrag oder einem anderen relevanten Vertrag – etwa einer Betriebsvereinbarung – sind Sie meist zu Dienstreisen verpflichtet. Der Arbeitgeber hat ein Weisungsrecht, das er dazu nutzen kann, eine Geschäftsreise anzuordnen.

Falls Sie einen wichtigen Grund haben, der gegen eine Dienstreise spricht, suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten. Falls Sie etwa Probleme haben, Ihre Kinder zu betreuen oder es wichtige private Ereignisse im entsprechenden Zeitraum gibt, kommt Ihnen der Arbeitgeber womöglich entgegen. Dass Sie schlicht keine Lust haben, reicht als Grund aber sehr wahrscheinlich nicht aus. Wenn Sie sich weigern, eine Dienstreise anzutreten, kann das Folgen haben: Der Arbeitgeber kann Sie dafür abmahnen. Sogar eine Kündigung ist denkbar.

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