Nachweisgesetz: Mehr Transparenz und Schutz für Arbeitnehmer

Das Nachweisgesetz (NachwG) gibt Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern das Recht, einen schriftlichen Nachweis über die wichtigsten arbeitsvertraglichen Bedingungen zu erhalten. Der Arbeitgeber hat nach Arbeitsbeginn maximal einen Monat Zeit, dem Arbeitnehmer diese Bedingungen auszuhändigen. Bestimmte Bedingungen müssen spätestens am ersten Arbeitstag schriftlich vorliegen. Seit dem 1. August 2022 gilt eine Neuregelung des Nachweisgesetzes, die dazu führt, dass Arbeitgeber nun mehr beachten müssen. Das betrifft in erster Linie Arbeitsverträge, die seit August 2022 gelten, unter Umständen aber auch für bestehende Verträge.

Nachweisgesetz: Was ist das?

Das Nachweisgesetz (NachwG) regelt das Recht von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, einen schriftlichen Nachweis über die wesentlichen Bedingungen ihres Arbeitsvertrags zu erhalten. Der Arbeitgeber darf maximal einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses warten, bevor er dem Arbeitnehmer diesen schriftlichen Nachweis aushändigt.

Das verschärfte Nachweisgesetz gilt seit dem 1. August 2022, die Vorgängerversionen waren bereits seit 1995 in Kraft. Die Neuerung hat zur Folge, dass Arbeitgeber nun zusätzliche Vorschriften in Bezug auf die Vertragsbedingungen einhalten müssen.

Warum wurde das Nachweisgesetz verschärft?

Die Verschärfung ist zunächst darauf zurückzuführen, dass die EU eine entsprechende Richtlinie (2019/1152) erlassen hat, die jedes Mitgliedsland umsetzen musste. Die Idee hinter der Richtlinie war und ist, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer transparentere Arbeitsbedingungen haben.

Denn nicht immer gibt es einen Arbeitsvertrag, auf den sich Arbeitnehmer berufen können. Das führte vor der Neuregelung des Nachweisgesetzes immer wieder zu Unstimmigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, die zum Teil vor Gericht ausgetragen werden mussten.

Ein Beispiel: Der Arbeitnehmer behauptet, ihm sei beim Einstellungsgespräch ein Stundenlohn von 17 Euro zugesagt worden. Der Arbeitgeber will davon nichts mehr wissen. Spätestens bei der ersten Lohnabrechnung kommt dann das böse Erwachen für den Arbeitnehmer, wenn er feststellt, dass er deutlich weniger verdient als ursprünglich vereinbart. Da der Arbeitsvertrag mündlich geschlossen wurde, ist zudem nirgendwo schriftlich festgehalten, auf welche Konditionen sich die beiden Vertragspartner geeinigt haben. Der Arbeitnehmer bekommt also nicht nur weniger Geld als gedacht, er hat auch das Problem, dass er nicht beweisen kann, dass ein höherer Stundenlohn vereinbart wurde.

Nachweisgesetz und Arbeitsvertrag: Diese Bedingungen müssen schriftlich festgehalten werden

Damit der Arbeitnehmer zumindest die grundlegenden Vereinbarungen leichter nachweisen kann, gibt es das Nachweisgesetz. Danach muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses die folgenden Bedingungen schriftlich und unterschrieben bestätigen:

1. Name und Adresse der Vertragspartner, d. h. in der Regel der vollständige juristische Name und die Anschrift des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers.
2. Datum des Beginns des Arbeitsverhältnisses.
3. Sofern der Arbeitsvertrag befristet ist, muss die Dauer der Befristung im Schriftstück festgehalten werden.
4. Wird der Beschäftigte an verschiedenen Arbeitsorten eingesetzt, müssen auch diese schriftlich festgehalten werden.
5. In das Schriftstück gehört außerdem eine möglichst genaue Beschreibung über die Tätigkeit des Beschäftigten.
6. Die Höhe des vereinbarten Lohns und Gehalts sowie – sofern diese vom Arbeitgeber gezahlt werden – Zuschläge und Sonderzahlungen.
7. Die Höhe des Jahresurlaubs.
8. Sofern ein Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder sonstige Vereinbarungen für den Arbeitnehmer gelten, müssen auch diese in dem Schriftstück festgehalten werden.
9. Das Datum, zu dem das Arbeitsentgelt gezahlt wird.
10. Die Arbeitszeit, die pro Woche/Monat (oder relevanten Zeitraum) vereinbart wurde. Sofern die Arbeitseinsätze eher unvorhergesehen und damit spontan sind, muss der Beschäftigte schriftlich darüber informiert werden, wie lange die Ankündigungsfrist für seine Einsätze ist.
11. Die Kündigungsfrist und das Verfahren, das bei einer Kündigung gilt. In der Regel also die Schrifterfordernis und die Frist, die für eine eventuelle Kündigungsschutzklage gilt.

Nachweis schon ab dem ersten Tag

Achtung: Die wichtigsten Bedingungen des Arbeitsverhältnisses müssen dem Arbeitnehmer bereits am ersten Arbeitstag schriftlich ausgehändigt werden.

Zu diesen Bedingungen gehören:

• Name und Anschrift der Parteien, die den Arbeitsvertrag geschlossen haben.
• Höhe des Arbeitsentgelts. Zusätzlich dazu muss der Arbeitgeber den Beschäftigten auch darüber informieren, wie Überstunden bezahlt werden, ob Zulagen fällig werden und ob der Arbeitnehmer Anspruch auf Sonderzahlungen oder Prämien hat. Auch andere relevante Informationen zum Lohn oder Gehalt muss der Arbeitgeber spätestens am ersten Arbeitstag schriftlich mitteilen. Dazu gehört unter anderem, dass er darüber informieren muss, wann und wie das Arbeitsentgelt ausgezahlt wird.
• Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten. Soll der Mitarbeiter im Schichtbetrieb arbeiten, muss der Arbeitgeber auch Angaben dazu machen, also etwa die unterschiedlichen Schichten und den Wechsel aufführen. Zusätzlich muss der Arbeitnehmer darüber informiert werden, wann und unter welchen Voraussetzungen die Schichten geändert werden können.

Nachweisgesetz: Nur Relevantes aus dem Arbeitsvertrag

Die oben genannten Punkte müssen nur dann schriftlich zur Verfügung gestellt werden, wenn sie auch für das Arbeitsverhältnis relevant sind.

Gilt weder ein Tarifvertrag noch eine Betriebsvereinbarung oder etwas Vergleichbares, kann dieser Punkt auf dem Schriftstück fehlen.

Sind alle relevanten Punkte bereits im Arbeitsvertrag enthalten, müssen sie nicht noch einmal in einem gesonderten Schriftstück aufgeführt werden. Der Arbeitnehmer kann dann jederzeit im Arbeitsvertrag nachlesen, welche Bedingungen gelten.

Nachweisgesetz bei neuen und bestehenden Arbeitsverträgen

Hinsichtlich der Nachweispflicht sollten Arbeitgeber ein Datum im Auge behalten: den 1. August 2022.

Arbeitnehmer, die vor diesem Datum im Unternehmen angefangen haben, erhalten nicht zwingend einen schriftlichen Nachweis über die geltenden Bedingungen ihres Arbeitsverhältnisses. Wenn sie jedoch einen solchen Nachweis verlangen, ist der Arbeitgeber verpflichtet, ihnen einen solchen auszustellen.

Nachweisgesetz bei Arbeitsverträgen ab August 2022

Wurde das Arbeitsverhältnis dagegen zum 1. August 2022 oder danach geschlossen, muss der Arbeitgeber seinem Beschäftigten in jedem Fall einen schriftlichen Nachweis aushändigen.

NachwG: Lohnt sich ein Mustervertrag ab August bei neuen Arbeitsverträgen?

Arbeitgeber, die nicht jedes Mal einen schriftlichen Nachweis nach dem Nachweisgesetz ausstellen und aushändigen wollen, können über einen Musterarbeitsvertrag nachdenken. Denn wie bereits erwähnt, muss der Chef nur dann ein Zeugnis ausstellen, wenn im Arbeitsvertrag wichtige Angaben fehlen.

In einem Musterarbeitsvertrag können jedoch alle notwendigen Informationen enthalten sein, sodass Unternehmen keinen zusätzlichen schriftlichen Nachweis ausstellen müssen.

Es bietet sich wahrscheinlich an, diesen Mustervertrag gemeinsam mit einem Juristen aufzusetzen, der darauf achten kann, dass alle für die Branche und das Unternehmen wichtigen Informationen enthalten sind.

Im Übrigen ist es ohnehin ratsam, einen Juristen oder einen anderen Experten auf diesem Gebiet zu konsultieren, sobald Sie individuelle Probleme oder Fragen zu diesem Thema haben. Dieser Artikel kann eine fachliche Beratung nicht ersetzen und bietet nur allgemeine Informationen zum Thema.

Verstöße gegen das Nachweisgesetz: Das sind die Konsequenzen

Arbeitgeber, die gegen das Nachweisgesetz verstoßen, begehen eine Ordnungswidrigkeit. Diese wird in der Regel mit einer Geldbuße von bis zu 2.000 Euro geahndet.

Unter bestimmten Umständen hat der Arbeitgeber auch zivilrechtliche oder arbeitsrechtliche Konsequenzen zu befürchten. Wie die konkret aussehen, hängt – wie so häufig bei juristischen Fragestellungen – vom Einzelfall ab.

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