Selbstmanagement: Mehr Fokus, weniger Stress

Unsere Arbeitswelt wird komplexer und vielschichtiger. Da ist es wichtig, den Überblick zu behalten und vor allem: sich gut und effektiv zu strukturieren. Diese Fähigkeit wird auch als Selbstmanagement bezeichnet und hilft dabei, Prioritäten zu setzen, seine Produktivität zu erhöhen und damit letztlich auch zufriedener mit sich und seiner Arbeit zu sein. Wie all das gelingt, haben wir uns genauer angesehen und erläutern einige Selbstmanagement Methoden, die den Einstieg in die Thematik erleichtern können.

Selbstmanagement Definition: Was versteht man darunter?

Personen, die über gutes Selbstmanagement verfügen, haben die Fähigkeit, ihre Aufgaben so zu organisieren, dass sie sie rechtzeitig erledigen. Selbstmanagement bedeutet also, zielgerichtet und vor allem auch eigenverantwortlich zu arbeiten.

Gerade die Eigenverantwortung ist ein wichtiger Aspekt, weshalb Arbeitgeber stets auf der Suche nach Mitarbeitern sind, die diesen Skill mitbringen. Denn diesen Mitarbeitern muss man nicht lange erklären, was sie machen sollen, sie machen es von alleine, ohne zusätzliche Ressourcen im Unternehmen zu binden.

Personen, die sich selbst gut managen können, sind in der Lage, Prioritäten zu setzen und Zeitpläne einzuhalten. Das heißt, dass sie es verstehen, ihren eigenen Tagesablauf so zu strukturieren, dass sie ihre Zeit und Energie so einsetzen, dass sie das bestmögliche Ergebnis erzielen.

Selbstmanagement bedeutet jedoch nicht nur gutes Zeit- und Ressourcenmanagement. Damit Selbstmanagement funktioniert, muss man sich und seine Arbeit von Zeit zu Zeit reflektieren und evaluieren. Denn nur so stellt man fest, was gut läuft und an welcher Stelle es noch Verbesserungspotenzial gibt.

Selbstmanagement heißt daher auch, sich seiner Stärken und Schwächen bewusst zu sein und sich motivieren zu können, kontinuierlich daran zu arbeiten.

Selbstmanagement in der Arbeitswelt

Wenn Personaler ein Vorstellungsgespräch mit Kandidaten führen, wird direkt oder indirekt auch immer die Fähigkeit zum Selbstmanagement abgefragt. Denn die Kompetenz hat viele Vorteile für Arbeitgeber.

So sind Mitarbeiter, die sich gut selbst organisieren können, in der Regel produktiver. Was wiederum dazu führt, dass sie ihre Arbeit schneller erledigen und man meist auch mit besseren Arbeitsergebnissen rechnen darf.

Daraus ergibt sich eine gesteigerte Motivation für die Arbeit, die weitere positive Aspekte mit sich bringt. Denn Mitarbeiter, die motiviert ihrer Arbeit nachgehen, kommen auch besser damit zurecht, wenn es unerwartet zu Problemen am Arbeitsplatz kommt.

Da sie über gutes Selbstmanagement verfügen, vertrauen sie darauf, dass sie es schaffen, sich schnell an neue Gegebenheiten anzupassen, ohne dabei ihre Aufgaben aus dem Blick zu verlieren. Dieses Selbstbewusstsein hilft ihnen dabei, am Ende genau das zu erreichen. Das sind Eigenschaften, die für Arbeitgeber von unschätzbarem Wert sind.

Selbstmanagement bedeutet Entlastung für Führungskräfte

Doch Selbstmanagement bringt nicht nur Vorteile für den Unternehmer, auch die direkten Vorgesetzten schätzen diese Eigenschaft. Wenn die direkt unterstellten Arbeitnehmer in der Lage sind, ihre Aufgaben selbstständig zu planen und umzusetzen, bedeutet das weniger Arbeit für die Führungskraft. Ein klarer Pluspunkt!

Bei Arbeitnehmern, die sich durch ein gutes Selbstmanagement auszeichnen, ist zudem die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie sich eigenständig weiterbilden. Denn zum Selbstmanagement gehört auch Selbstreflexion. Zeigt sich dabei, dass es bestimmte Aspekte gibt, die noch verbessert werden können, nehmen sie es häufig selbst in die Hand, eine passende Weiterbildung zu finden und zu absolvieren. Auch das bedeutet weniger Arbeit für die Führungskraft und gleichzeitig Mitarbeiter, die ihre Fähig- und Fertigkeiten auf dem neuesten Stand halten.

Selbstmanagement Methoden: Dieses Training hilft, Selbstmanager zu werden

Wer erkannt hat, dass gutes Selbstmanagement für eine erfolgreiche berufliche Karriere wichtig ist, aber gerade nicht über die gefragte Fähigkeit verfügt, kann mit Trainings und Seminaren zum Thema Selbstmanagement Abhilfe schaffen.

Daneben gibt es auch die Option, gewissermaßen im Selbststudium, an seinen Selbstmanagement-Skills zu arbeiten. Über die Jahre haben Forscher und Praktiker einige Methoden zusammengetragen, die dabei helfen können, die Eigenschaft zu trainieren.

So können zum Beispiel diese Ansätze erfolgversprechend sein:

1. Die SMART-Methode: Diese Methode hilft dabei, sich Ziele zu setzen, die sich auch tatsächlich erreichen lassen. Das gelingt, indem man sich an den einzelnen Buchstaben des Akronyms orientiert, denn diese geben bereits vor, wie die Methode funktioniert. Das Ziel, das man sich setzt, sollte „spezifisch“ (S), also eindeutig formuliert sein. Außerdem sollten die Fortschritte messbar (M) sein. Das heißt, die einzelnen Schritte müssen so formuliert sein, dass sich nachvollziehen lässt, ob sie erreicht worden sind. Das gelingt am einfachsten mit Zahlen, Kenngrößen oder gar bestimmten Ergebnissen. Darüber hinaus sollte das Ziel attraktiv (A) sein, man sollte es also gern erreichen wollen. Es muss zudem realistisch (R) sein. Man sollte sich daher die zur Verfügung stehenden Ressourcen ansehen und das Ziel daraufhin bewerten, ob es erreichbar ist. Grundsätzlich hilft es, sich eine Deadline zu setzen, also das Ziel zu terminieren (T). Experten weisen darauf hin, dass wir grundsätzlich zielstrebiger arbeiten, wenn wir einen klaren Zeitrahmen festgelegt haben.
2. Die Eisenhower-Matrix: Diese Matrix ist ein Klassiker des Zeitmanagements. Zu erledigende Aufgaben teilt man dabei in einen der folgenden vier Quadranten ein und entscheidet somit, wann sie erledigt werden:
   1. Wichtig und dringend: Diese Aufgaben sollten sofort erledigt werden.
   2. Wichtig, aber nicht dringend: Für diese Art von Projekt oder Aufgabe sollte man sich einen klaren Zeitpunkt im Terminkalender setzen, wann sie erledigt werden.
   3. Dringend, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sind ideal dafür, an andere delegiert zu werden.
   4. Weder wichtig noch dringend: Häufig lohnt es sich nicht, sich mit dieser Art von Aufgaben zu beschäftigen, da sie in der Regel nur unnötig Zeit kosten. Wenn Sie es jedoch nicht übers Herz bringen, Aufgaben komplett zu ignorieren, können Sie sich einen Ordner auf dem Desktop anlegen für Zeiten, in denen es bei der Arbeit einen Leerlauf gibt. Dorthin verschieben Sie dann diese Aufgaben und schauen sie erst dann wieder an, wenn Sie wirklich gar nichts anderes zu tun haben.
3. Die Pomodoro-Technik: Der Name dieser Technik geht auf das italienische Wort für „Tomate“ zurück, da der Erfinder dieser Methode für die Einteilung seiner Intervalle eine Küchenuhr nutzte, die wie eine Tomate aussah. Der Pomodoro-Technik liegt die Idee zugrunde, dass die Arbeit in bestimmten Intervallen erledigt wird. Während dieser Intervalle lässt man keine Ablenkung zu, sondern konzentriert sich voll und ganz auf die Arbeit. Häufig ist ein Intervall 25 Minuten lang. In dieser Zeit wird konzentriert an der Aufgabe gearbeitet. Nach 25 Minuten gibt es eine kurze Pause von fünf Minuten, in der man machen kann, was man möchte. Danach startet das nächste Intervall. Insgesamt gibt es vier Durchgänge: abwechselnd Arbeit und Pause. Nach dem vierten Arbeitsintervall wird die Pause länger, dann darf man sich eine halbe Stunde gönnen, in der man sich mit anderen Dingen beschäftigt. Diese Methode lässt sich gut an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Statt 25 Minuten kann man zum Beispiel auch nur 20 Minuten arbeiten oder das Intervall auf 30 Minuten erhöhen. Auch im Hinblick auf die Frequenz und Dauer der Pausen ist man flexibel und kann die Selbstmanagement Methode individuell abändern.
4. To-do-Liste: Ein weiterer Klassiker, der sich noch dazu relativ simpel umsetzen lässt, ist die To-do-Liste. In dieser Liste werden die noch zu erledigenden Aufgaben festgehalten. Wer noch nie mit einer solchen Liste gearbeitet hat, wird schnell feststellen, dass schon das einfache Visualisieren und Festhalten von Aufgaben dazu beitragen kann, einen besseren Überblick zu behalten und sich besser zu strukturieren. Im nächsten Schritt lassen sich die festgehaltenen Aufgaben nach Dringlichkeit ordnen, was wiederum dabei hilft, einen guten Überblick zu bekommen und vorrangig dringende Aufgaben zu bearbeiten.

Selbstmanagement Seminar oder Kurs

Wer sich mit dem Thema Selbstmanagement intensiver befassen möchte, kann auch ein Selbstmanagement Seminar oder einen Kurs besuchen. Solche Veranstaltungen werden zum Beispiel in Volkshochschulen in Präsenz angeboten. Es gibt mittlerweile aber auch eine ganze Reihe von Online-Angeboten, die sich teilweise sogar neben der Arbeit absolvieren lassen.

Aber auch wenn man für den Selbstmanagement Kurs Bildungsurlaub oder regulären Urlaub beantragen muss, könnte es sich lohnen. Schließlich trägt ein solcher Kurs zur Persönlichkeitsentwicklung bei und wer sich selbst und seine Arbeit gut managen kann, wird für den Arbeitgeber attraktiver.

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