Prioritäten setzen: Tipps für beruflichen & persönlichen Erfolg

Was hat für Sie Priorität? Diese Frage ist oft nicht leicht zu beantworten. Und genau das ist das Problem. Denn wer nicht in der Lage ist, Prioritäten zu setzen, wird an einem effektiven Zeitmanagement scheitern. Schlechtes Zeitmanagement ist wiederum ein Grund für Stress und kann auch zu mittelmäßigen bis schlechten Arbeitsergebnissen führen. Lesen Sie hier, wie Sie es in Zukunft schaffen, Ihre Zeit effektiv zu nutzen, klare Ziele zu formulieren und sich voll und ganz auf Ihre Arbeit zu konzentrieren.

Prioritäten setzen: Was bedeutet das überhaupt?

Prioritäten zu setzen heißt, dass man die verschiedenen Aufgaben, die Tag für Tag im Job warten, nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnet. Ein Auftrag, den der Chef direkt an einen Mitarbeiter heranträgt, sollte vermutlich möglichst schnell erledigt werden. Eine Aufgabe, die zeitkritisch ist, wird ebenfalls weit oben auf der eigenen Prioritätenliste stehen.

Prioritäten setzen zu können, ist für einen effizienten Arbeitsalltag immens wichtig. Denn nur wer es schafft, die richtigen Schwerpunkte zu setzen und sich nicht mit Nebensächlichkeiten aufhält, gestaltet seinen Arbeitstag produktiv.

Prioritäten setzen: Bedeutung nicht unterschätzen

Prioritäten setzen zu können hat noch weitere Pluspunkte für Mitarbeiter:

1. Weniger Stress: Wer in der Lage ist, Prioritäten zu setzen, kann unnötigen Stress vermeiden. Wenn das Wichtigste erledigt ist, wird der Chef vermutlich keinen Druck machen.
2. Mehr Effizienz: Prioritäten zu setzen, bedeutet, seine Zeit und übrigen Ressourcen optimal einzusetzen. Häufig hat das den netten Nebeneffekt, dass die Aufgaben nicht nur schneller, sondern auch mit einem besseren Ergebnis erledigt werden. Gerade unter Zeitdruck passieren viele Fehler. Das vermeiden Beschäftigte, die Prioritäten richtig setzen.
3. Gelungenes Zeitmanagement: Stress vor dem Ende der Deadline? Für Mitarbeiter, die Prioritäten setzen können, ist das völlig unverständlich. Sie schaffen es nämlich, dringliche Aufgaben rechtzeitig zu erledigen, weil sie ihren Arbeitstag entsprechend planen.
4. Bessere Karrierechancen: Mitarbeiter, die diese Leistungen zeigen, sind auch bei den Vorgesetzten beliebt und empfehlen sich für Beförderungen. Welcher Chef möchte denn nicht Mitarbeiter ans Unternehmen binden, die hervorragende Arbeit abliefern – und dabei auch noch ihre Deadlines einhalten?

Prioritäten richtig setzen: Warum fällt es so schwer?

Wie Sie sehen, hat es eine ganze Reihe an Vorteilen, wenn man in der Lage ist, Prioritäten richtig zu setzen. Da fragt man sich doch, warum es einigen Menschen so schwerfällt, Dinge nach Wichtigkeit und Dringlichkeit zu ordnen und der Reihe nach abzuarbeiten.

Ein Blick auf die möglichen Gründe kann dabei helfen, eine Lösung für das Problem zu finden:

1. Keine klaren Ziele: Seine Ziele klar und deutlich zu formulieren, ist ein wichtiger Schritt, um Prioritäten setzen zu können. Sie müssen schließlich wissen, was wichtig ist, bevor Sie an die Einteilung gehen.
2. Zu viel zu tun: Sehen Sie manchmal den Wald vor lauter Bäumen nicht? Auch das kann ein Grund dafür sein, dass es Ihnen schwerfällt, Prioritäten zu setzen. Die Fülle an Verpflichtungen und Aufgaben, die uns Tag für Tag begegnet, kann dazu führen, dass wir den Fokus verlieren und wir es nicht schaffen, uns zu organisieren und zu sortieren.
3. Das Umfeld ist schuld: Hinzu kommt, dass viele während ihres Arbeitstages nicht selbst bestimmen können, was sie wann bearbeiten. Manchmal kommen die Kollegen und bitten um Hilfe oder aber der Vorgesetzte hat ein wirklich dringendes Anliegen, das schnell bearbeitet werden muss. Der sorgfältig erarbeitete Plan ist dann hinfällig.
4. Angst vor Konflikten: Nein sagen zu können, ist eine wichtige Voraussetzungen, um Prioritäten im Leben zu setzen. Nicht alle Anfragen von Kollegen oder Kunden sind wirklich so wichtig, dass sie sofort erledigt werden müssen. Menschen, die sich jedoch vor Konflikten mit anderen scheuen, können in der Regel nur selten eine Bitte ablehnen. Sie schmeißen also lieber ihren geplanten Tagesablauf um und erledigen das, was für Kollegen oder Kunden oberste Priorität hat.

Prioritäten setzen im Leben: Mit diesen Methoden kann es gelingen

Die Gründe zu eliminieren, kann schon einiges dazu beitragen, um das eigene Zeitmanagement zu verbessern. Zusätzlich dazu gibt es aber auch eine Reihe von zuverlässigen Methoden, die dabei helfen können, Dinge mit der höchsten Priorität an erster Stelle zu bearbeiten.

Höchste Priorität finden: Die Eisenhower-Matrix

Prioritäten setzen bedeutet, Wichtiges von Unwichtigem und Dringendes von weniger Dringlichem zu trennen. Und genau dabei kann die Eisenhower-Matrix helfen.

Zunächst zeichnet man sich auf einem Blatt Papier vier Quadranten auf, die man wie folgt beschriftet:

• Quadrant: dringend und wichtig
• Quadrant: nicht dringend, aber wichtig
• Quadrant: dringend, aber nicht wichtig
• Quadrant: nicht dringend und nicht wichtig

Die zu erledigenden Aufgaben werden nun in die vier Quadranten eingeordnet. So sieht man auf einen Blick, welche Aufgaben unbedingt erledigt werden müssen und welche warten können.

Das geht folgendermaßen: Im ersten Quadranten stehen die Aufgaben, die keinen Aufschub dulden. Zum Beispiel wichtige Aufgaben mit einem anstehenden Termin oder Notfälle. In den zweiten Quadranten kommen Aufgaben, die nicht sofort erledigt werden müssen, aber dennoch wichtig sind. Zum Beispiel längerfristige Ziele oder strategische Planungsmaßnahmen. Diese Dinge sollte man im Auge behalten, muss aber nicht sofort Zeit investieren.

Der dritte Quadrant ist für Anfragen von Kollegen oder Kunden gedacht. Diese können dringend sein, sind aber in vielen Fällen nicht sehr wichtig. Aufgaben im dritten Quadranten sind ideal, um das Nein-Sagen zu üben. Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, gehören in den letzten Quadranten. Es wird wahrscheinlich nichts passieren, wenn Sie diese Aufgaben einfach ignorieren und Ihre knappe Zeit effektiver nutzen.

Prioritäten festlegen: die Ivy-Lee-Methode

Die Ivy-Lee-Methode startet am Ende Ihres Arbeitstages. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit und machen Sie sich Gedanken über die sechs Aufgaben, die besonders wichtig sind. Diese Aufgaben schreiben Sie auf eine Liste und ordnen die Liste im nächsten Schritt nach Dringlichkeit. Die Aufgabe, die besonders schnell fertig sein muss, kommt oben auf die Liste, alle weiteren Aufgaben weiter darunter.

Am nächsten Morgen nehmen Sie die Liste zur Hand und arbeiten die Aufgaben von oben nach unten ab. Versuchen Sie, keine neue Aufgabe zu beginnen, bevor Sie die Liste nicht abgearbeitet haben.

Richtige Priorität und Zeitmanagement: die Pomodoro-Technik

Bei einigen liegt es gar nicht daran, dass sie keine Prioritäten setzen könnten, das Problem ist eher, dass sie sich schnell verzetteln. Auch für diese Herausforderung gibt es eine Lösung: die Pomodoro-Technik.

Diese Methode ist ideal für Personen, die Probleme mit ihrer Konzentration haben. Die zu erledigenden Aufgaben werden hier nämlich in mehrere Intervalle aufgeteilt. Ein solches Arbeitsintervall (auch Pomodoro genannt), ist häufig nur 25 Minuten lang. Während dieser Zeitspanne heißt es definitiv: Benachrichtigungen, E-Mails und andere Ablenkungen ausschalten und sich voll und ganz der Aufgabe widmen.

Nach 25 Minuten klingelt der Wecker (die Methode wurde nach einem Küchenwecker benannt, der die Form einer Tomate, auf Italienisch Pomodoro hatte) und man darf eine Pause von fünf Minuten einlegen.

Danach startet das nächste Intervall. Nach vier Durchgängen folgt eine längere Pause von ungefähr 30 Minuten. Während dieser Pause sollte man die Zeit nutzen und sich vom Bildschirm wegbewegen. Ein kurzer Spaziergang oder Mittagessen mit den Kollegen bietet sich dann an.

Danach geht es mit den 25-minütigen Arbeitsaufgaben weiter. Abhängig davon, wie lange Sie arbeiten möchten, können Sie Ihren Arbeitsalltag mit unterschiedlich vielen Pomodori strukturieren.

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