Kündigungsgespräch: Wie Sie das Gespräch vorbereiten

Das gesamte Arbeitsleben bei nur einem Arbeitgeber verbringen? Das gibt es heute kaum noch. Arbeitsplatzwechsel und Kündigungen gehören vielmehr zum Joballtag dazu. Für Arbeitnehmer bedeutet das, dass sie wohl oder übel ein Kündigungsgespräch führen müssen. Und auch Arbeitgeber müssen sich immer wieder von Mitarbeitern trennen. Auch Sie sollten daher wissen, wie Sie ein Kündigungsgespräch vorbereiten und führen.

Die Vorbereitung des Kündigungsgesprächs

Nur wenige Arbeitgeber bereiten sich auf ein Kündigungsgespräch vor. So das Ergebnis einer Studie der Unternehmensberatung Kienbaum. Danach haben mehr als die Hälfte der Unternehmen in Deutschland kein professionelles Trennungsmanagement bei einer Kündigung.

Nehmen wir also an, dass sich das Unternehmen aus betriebsbedingten Gründen von einem Mitarbeiter trennen muss. Der Mitarbeiter ist also keineswegs durch schlechte Leistung oder durch eine langandauernde Erkrankung negativ aufgefallen.

Kündigungsgespräch gibt Arbeitgebern wichtige Hinweise

Unternehmen, die in einer solchen Situation auf ein professionelles und vor allem wertschätzendes Trennungsmanagement verzichten, begehen einen großen Fehler. In einem ausführlichen Offboarding-Gespräch kann die Führungskraft darauf hinweisen, dass die Kündigung nicht ausgesprochen wird, weil der Mitarbeiter schlechte Leistung gezeigt hat. Im gleichen Atemzug kann die Führungskraft dem Mitarbeiter eine „Rückfahrkarte“ geben. Ihn also darauf hinweisen, dass er jederzeit wieder im Unternehmen willkommen ist. Natürlich unter der Voraussetzung, dass die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen stimmen.

Auch wenn der Mitarbeiter die Kündigung ausspricht, ist ein Kündigungsgespräch mehr als sinnvoll. Arbeitgeber sollten in diesem Fall ganz gezielt erfragen, was die Gründe für die Kündigung durch den Mitarbeiter sind. Im nächsten Schritt sollte der Vorgesetzte das Feedback mit den übrigen Personalverantwortlichen auswerten und versuchen, Verbesserungsansätze für die Zukunft abzuleiten.

Auch aus einem weiteren Grund ist ein wertschätzendes Kündigungsgespräch sinnvoll: Der Mitarbeiter, der die Firma verlässt, könnte bei einer unschönen Trennung seinen Frust in den sozialen Medien loswerden.

Vor allem auf Bewertungsportalen wie zum Beispiel kununu oder glassdoor hinterlassen Mitarbeiter ihre Eindrücke zur Firma. Und die sollten Arbeitgeber nicht unterschätzen. Denn Bewerber schauen sich die Bewertungen anderer Bewerber oder Mitarbeiter genau an. Es gibt einige Studien, die zu dem Ergebnis kommen, dass ein schlechter Score in den sozialen Netzwerken dazu führt, dass sich Interessenten nicht bewerben.

Kündigungsgespräch vorbereiten: Darauf sollten Arbeitgeber achten

Mehr als genug Gründe, das Kündigungsgespräch wirklich gut vorzubereiten. Wenn Sie das Kündigungsgespräch als Führungskraft oder Personalverantwortlicher führen, haben wir einige wichtige Punkte für Sie hier zusammengefasst:

Teilnehmer klären

Die erste Frage, die Sie bei der Vorbereitung des Kündigungsgesprächs klären sollten, ist die nach den Teilnehmern. Wer führt das Kündigungsgespräch? Sind nur Sie als Vorgesetzter und der Mitarbeiter daran beteiligt oder nimmt noch eine Person aus der Personalabteilung an dem Gespräch teil? Vermuten Sie, dass der Mitarbeiter überreagieren könnte, sollten Sie einen Mitarbeiter aus der Personalabteilung oder eine andere Führungskraft zum Gespräch hinzubitten. Eine dritte Person kann dabei helfen, die Situation zu beruhigen, damit das Kündigungsgespräch in geordneten Bahnen verlaufen kann.

Voraussetzungen klären

Wenn die Kündigung vom Arbeitgeber ausgeht, sollten vorab die wichtigsten Punkte geklärt werden: Aus welchem Grund wird gekündigt? Hat der Mitarbeiter unter Umständen Anspruch auf eine Abfindung? Möchten Sie als Arbeitgeber einen Aufhebungsvertrag anbieten, um eine eventuelle Kündigungsschutzklage zu vermeiden? Wurde der Betriebsrat vor der Kündigung befragt und – sofern erforderlich – seine Zustimmung zur Kündigung eingeholt?

Gerade auf der Arbeitgeberseite können im Hinblick auf die rechtlichen Rahmenbedingungen schnell Fehler passieren, die teuer werden können. Ziehen Sie daher am besten die Rechtsabteilung oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht zu Rate. So können Sie im Voraus die wichtigsten Fragen klären und gehen gut vorbereitet in das Kündigungsgespräch.

Wenn Sie schon während der Vorbereitung merken, dass das Kündigungsgespräch problematisch werden könnte, informieren Sie den Anwalt oder die Rechtsabteilung über den geplanten Termin. So können Sie Rücksprache halten, wenn Sie auf Probleme stoßen, die Sie zügig klären müssen.

Zeitpunkt und Rahmenbedingungen klären

Suchen Sie im nächsten Schritt den richtigen Termin für das Kündigungsgespräch aus. Nach einem langen Arbeitstag ist sicherlich nicht der richtige Zeitpunkt, um ein wertschätzendes Gespräch zu führen. Ebenso unpassend ist es, vor dem Urlaub des Mitarbeiters oder einem verlängerten Wochenende das Kündigungsgespräch zu führen.

Seien Sie fair und legen Sie den Termin so früh wie möglich am Morgen. Idealerweise zu Wochenbeginn. So hat der Mitarbeiter nach dem Kündigungsgespräch noch einige Werktage zur Verfügung, an denen er aktiv werden kann.

Er muss sich schließlich so schnell wie möglich bei der Bundesagentur für Arbeit arbeitssuchend melden und vielleicht gibt es noch weitere behördliche Angelegenheiten, die er klären muss.

Achten Sie außerdem darauf, dass Sie im Anschluss an das Kündigungsgespräch nicht sofort den nächsten wichtigen Termin im Kalender haben. Vielleicht gibt es noch Klärungsbedarf von Seiten des Mitarbeiters. Dann sollten Sie sich die Zeit nehmen und alle Fragen ausführlich mit ihm besprechen

Formulierungen klären

Damit Sie sich besser auf den Gesprächsverlauf und den Mitarbeiter konzentrieren können, sollten Sie schon vorab einige Formulierungen parat haben, die Sie zu gegebener Zeit verwenden können:

• Planen Sie ein paar Sätze zur bisherigen Laufbahn des Mitarbeiters im Unternehmen ein. Achten Sie darauf, dass Sie in der Rückschau möglichst positiv bleiben. Im Kündigungsgespräch hat es keinen Sinn mehr, auf schlechte Leistung oder sonstige Verfehlungen des Mitarbeiters hinzuweisen. Er wird nun keine Chance mehr haben, sein Verhalten zu ändern.
• Bereiten Sie außerdem ein paar Sätze zum Verhältnis des Mitarbeiters zu seinen Kollegen, den übrigen Vorgesetzten und den Kunden vor. Gut möglich, dass dies ebenfalls zur Sprache kommt. Dann sollten Sie nicht lange überlegen müssen.
• Halten Sie außerdem ein ganz persönliches Feedback bereit. Gibt es etwas, das Sie dem Mitarbeiter rückmelden möchten? Wie war Ihr Eindruck von seiner Arbeit? Konzentrieren Sie sich dabei auf positive Aspekte.

Weitere Tipps für Arbeitgeber zum Kündigungsgespräch

Wenn Sie sich an die obige Liste halten, sind Sie schon recht gut auf das Kündigungsgespräch vorbereitet. Sie können natürlich noch mehr dafür tun, um dem Mitarbeiter den Abschied aus dem Unternehmen so einfach wie möglich zu machen:

1. Bleiben Sie bestimmt: Als Führungskraft müssen Sie sich ohnehin klar und unmissverständlich ausdrücken. Doch im Kündigungsgespräch kann das eine echte Herausforderung sein. Vor allem wenn Sie ein gutes Verhältnis zu dem Mitarbeiter haben, fällt es Ihnen bestimmt schwer, die Kündigung auszusprechen. Tun Sie sich und ihm den Gefallen und werden Sie nicht zweideutig. Formulierungen im Konjunktiv oder vage Aussagen wie „im Unternehmen fallen leider einige Arbeitsplätze weg“, bringen niemanden weiter. Die Kündigung ist für den Mitarbeiter sicherlich schlimm genug. Da möchte er sich im Gespräch nicht noch Gedanken darüber machen müssen, wie Sie die Aussage nun meinen. Seien Sie daher eindeutig: „Wir müssen Ihnen heute leider kündigen.“
2. Sorgen Sie für Ruhe: Während des Gesprächs sollte niemand an Ihre Bürotür klopfen und schon gar nicht das Telefon klingeln. Ein Kündigungsgespräch vorzubereiten bedeutet daher auch, diese Dinge im Hinterkopf zu behalten und dafür zu sorgen, dass Sie und der Mitarbeiter nicht gestört werden.
3. Geben Sie dem Mitarbeiter Bedenkzeit: Wenn der Mitarbeiter vorab nicht damit rechnet, die Kündigung zu erhalten, ist das Kündigungsgespräch mit ziemlicher Sicherheit ein Schock für ihn. Geben Sie ihm Zeit, die Aussage sacken zu lassen. Es kann mitunter etwas dauern, bis Mitarbeiter verstehen, dass sie nun tatsächlich ihren Arbeitsplatz verlieren. Geben Sie dem Mitarbeiter einige Augenblicke Bedenkzeit und gehen Sie dann zügig dazu über, die Kündigungsgründe zu erläutern.

Kündigungsgespräch führen: Tipps für Arbeitnehmer

Wenn der Arbeitnehmer die Kündigung ausspricht, ist das zwar besser, weil er das Unternehmen aus freien Stücken verlässt. Jedoch kann es auch für Arbeitnehmer unangenehm sein, ein Kündigungsgespräch zu führen.

Wenn Sie in naher Zukunft kündigen möchten, können Ihnen diese Tipps dabei helfen, das Kündigungsgespräch vorzubereiten:

1. Was möchten Sie im Gespräch preisgeben?

Machen Sie sich vorab Gedanken darüber, welche Informationen Sie Ihrem Arbeitgeber geben wollen. Möchten Sie die genauen Kündigungsgründe nennen? Unter Umständen fragt er Sie auch, ob Sie schon einen neuen Job haben und wenn ja, wohin Sie wechseln werden.

Am besten, Sie erstellen vorab eine Liste von Informationen, die Sie bereit sind, zu teilen. Denken Sie immer daran: Sie müssen Ihrem Arbeitgeber nicht sagen, warum Sie kündigen.

2. Lassen Sie Emotionen außen vor

Manche Mitarbeiter verlassen das Unternehmen, weil sie sich zu Beginn ihrer Laufbahn etwas ganz anderes vorgestellt hatten. Vielleicht hat auch der Vorgesetzte beim Bewerbungsgespräch Versprechungen gemacht, die er nicht halten konnte.

Lassen Sie schlechte Gefühle und Unmut vor der Tür. Gehen Sie professionell und souverän in das Gespräch und üben Sie vorab, Emotionen nur bedingt zum Vorschein kommen zu lassen.

3. Rollenspiel ausprobieren

Einigen Arbeitnehmern, die kündigen möchten, sich aber unsicher sind, wie sie sich dabei verhalten sollen, hilft ein Rollenspiel. Dabei können sie mit einem Freund, Bekannten oder vielleicht sogar einem Kollegen, der über die Kündigung informiert ist, das Kündigungsgespräch üben.

Der Freund/Bekannte/Kollege spielt dabei den Vorgesetzten, während der Mitarbeiter sich selbst spielt. Wenn der Gesprächspartner etwas übertreibt und den Mitarbeiter mit Vorwürfen konfrontiert, können Sie den Extremfall üben. So spielt man den schlimmsten Fall in einer geschützten Umgebung durch und wird im Kündigungsgespräch nicht überrumpelt.

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