Agenda: Die Wichtigkeit einer Agenda für Gesprächsverhandlungen
Seine Ziele nicht zu erreichen, kann frustrierend sein. Vielleicht kennen Sie das: Sie haben mehrere Stunden mit einem oder mehreren Gesprächspartnern verbracht und sind zu keinem Ergebnis gekommen. Das ist auch ein häufiges Problem von Meetings: Oft versammeln sich Kollegen, um über wichtige Dinge zu sprechen, gehen aber trotzdem am Ende unzufrieden aus dem Treffen heraus. Wenn Meetings zu Zeitfressern mutieren, liegt das häufig an einer mangelnden Vorbereitung. Eine effektive Struktur lässt sich allerdings über eine professionelle Agenda herstellen.
Definition: Was ist eine Agenda?
Laut Duden versteht man unter dem Begriff „Agenda“ einen Terminkalender oder ein Buch, wo Dinge eingetragen werden, die zu erledigen sind. Das Wort stammt aus dem Lateinischen und bedeutet so viel wie „was zu tun ist“.
Agenda hat aber noch weitere Bedeutungen: Das Wort steht auch für eine Liste von Verhandlungs- und Gesprächspunkten. Sie setzen also etwas, das Sie besprechen oder erledigen möchten, „auf die Agenda“. Oder: Dinge, die Sie so schnell wie möglich erledigen wollen, „stehen ganz oben auf ihrer Agenda“. Das Wort „Agenda“ ist also von ähnlicher Bedeutung wie die Begriffe „Tagesordnung“, „Programm“ oder „Ablaufplan“. Sie können im Grunde auch „To-do-Liste“ sagen.
Bedeutung einer Agenda in der beruflichen Kommunikation
Was heißt Agenda nun genau? Mit einer Agenda oder Tagesordnung gliedern Sie den Ablauf von Gesprächen oder anderen Veranstaltungen im Berufsalltag. Sie erstellen also eine Struktur zu wichtigen Diskussions- und Gesprächspunkten, damit das Treffen weder zeitlich noch inhaltlich aus dem Ruder läuft und Sie das Ziel erreichen.
Mit einer professionellen Agenda wirken sie darauf hin, dass das Treffen effizient verläuft und die Teilnehmer das Ziel des Treffens nicht aus den Augen verlieren. Außerdem sorgen Sie dafür, dass Vielredner ausgebremst werden und alle Teilnehmenden zielgerichtet am Thema arbeiten. Allein deshalb ist eine Meeting-Agenda für erfolgreiche Sitzungen besonders wichtig.
Was bedeutet Agenda im Zusammenhang mit Meetings?
Eine Meeting-Agenda hilft ihnen, Treffen mit Kollegen oder Mitarbeitern in die richtige Richtung zu lenken. Im Grunde genommen ist eine Meeting-Agenda eine Sammlung von Aktivitäten, die im Verlauf des Treffens abgearbeitet werden sollen.
Eine solche Besprechungs-Agenda ist sinnvoll, weil sich alle Beteiligten optimal auf das Meeting vorbereiten können. Gleichzeitig hilft eine Meeting-Agenda, die Zielsetzung des Treffens zu bestimmen. Inhalt und Ablauf der Gesprächsverhandlungen werden durch das Thema des Treffens bestimmt. Was auf einer Agenda steht, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen.
Inhaltlich sollte jede Agenda folgende Inhalte aufweisen:
| Tagesordnungspunkte: Mit Tagesordnungspunkten gliedern Sie Ihre Agenda in sinnvolle Abschnitte. Normalerweise ist der erste Tagesordnungspunkt auf der Agenda die Begrüßung, der letzte die Verabschiedung. |
| Themen: Gesprächsinhalte, die während des Treffens behandelt werden sollen. |
| Zeitliche Vorgaben: Mit zeitlichen Vorgaben können Sie Themen besser gewichten, ausufernde Reden eindämmen und gleichzeitig vermeiden, dass Ihre Sitzung deutlich länger dauert als geplant. |
Inhalte einer professionellen Meeting-Agenda
Halten Sie sich immer vor Augen, dass Sie Ihre Ziele umso besser umsetzen können, je professioneller Ihre Agenda ist. In einer guten Agenda für ein Meeting legen Sie folgende Punkte fest:
- Zweck des Treffens
- Diskussionspunkte (für alle nachvollziehbar und verständlich)
- Zielsetzung
- Erwartetes Ergebnis
- Länge
- Verantwortliche Personen für verschiedene Tagesordnungspunkte (Verantwortliche für verschiedene Themen, Protokollführer etc.)
- Ausreichende Pausen
- Verständliche Inhalte
Mit diesem Grundgerüst erhalten Sie einen guten Überblick über das anstehende Meeting. Wichtig ist, dass Sie Ihren Kollegen oder Mitarbeitern rechtzeitig die Agenda rechtzeitig zu lesen geben. So können sich alle Teilnehmer ausreichend auf das Gespräch vorbereiten.
Wie kann ich mühelos eine Meeting-Agenda erstellen?
Wenn Sie eine Meeting-Agenda erstellen möchten, hilft eine Vorlage. Treffen Sie Ihre Wahl danach, wer am Meeting teilnimmt. Ein Business-Meeting zum Beispiel benötigt eine andere Vorlage als eine Mitarbeiterversammlung oder eine Vorstandssitzung.
Um Ihre Ziele zu definieren und die Themen für die Tagesordnung zu erarbeiten, können Sie eine Mindmap zur Hilfe nehmen. So haben Sie einen besseren Überblick über die relevanten Themen. Anschließend können Sie die Inhalte nach Word übertragen.
Um ein Thema von allen Seiten beleuchten zu können, sollten Sie auch die Meeting-Teilnehmer in diesen Prozess einbinden. Deren Input können Sie in Ihre Agenda einarbeiten. Denken Sie auch daran, die Protokolle der letzten Meetings zu sichten: Oft sind bestimmte Aspekte noch nicht zu Ende besprochen oder vertagt worden.
Generell können Sie so vorgehen:
- Definieren Sie Ihre Ziele.
- Benennen Sie das Thema der Sitzung / die Teilnehmer / den Sitzungsleiter.
- Versuchen Sie, die Zeit für die einzelnen Tagesordnungspunkte realistisch einzuschätzen.
- Denken Sie an Pausen.
- Berücksichtigen Sie alle vorbereitenden Aufgaben.
- Zeigen Sie den Teilnehmern den Entwurf Ihrer Agenda.
- Verteilen Sie die Agenda rechtzeitig an die Teilnehmer.
Beispiel Meeting-Agenda
Eine einfache Meeting-Agenda könnte so aussehen:
Datum: 16.12.2022
Uhrzeit: 10 Uhr
Ort: Besprechungsraum 1. Stock
Thema des Meetings: Gewinneinbrüche des vergangenen Quartals
Ziel des Meetings: Entwicklung einer Strategie zur Umsatzsteigerung
Anwesend:
Florian Sauer, Karla Elberskirch, Juliane Mohr, Julian Maron, Thomas Müller (Leitung)
Protokollant:
Florian Sauer
Tagesordnungspunkte:
TOP 1 Begrüßung
TOP 2 Vorstellung der Umsatzzahlen des vergangenen Quartals: Thomas Müller, 10 Minuten
TOP 3 Mögliche Marktstrategien: Karla Elberskirch, 15 Minuten
TOP 4 Diskussion: alle, 20 Minuten
TOP 5 Zielsetzung: Thomas Müller, 10 Minuten
TOP 5 Pause: alle, 10 Minuten
TOP 6 Umsetzung der Ziele: Julian Maron, 20 Minuten
TOP 7 Benennung der Verantwortlichen/Aufgabenverteilung: Thomas Müller, 10 Minuten
TOP 8 Verabschiedung
Professionelle Agenda: Die Bedeutung fester Rollen und Verantwortlichkeiten
Unterschätzen Sie bei Ihrer Agenda nicht die Bedeutung von Verantwortlichkeiten. Bevor Sie die Agenda schreiben, legen Sie unter den Teilnehmern Rollen nach fachlichen Kompetenzen fest. Kollege A zum Beispiel stellt beim Meeting zielführende Marktstrategien vor, während Teilnehmer B konkrete Umsetzungsmöglichkeiten erläutert.
Die Verantwortlichkeit, die Sie Ihren Kollegen/Mitarbeitern zuweisen, stärkt die Eigenverantwortlichkeit und Leistungsbereitschaft der Teilnehmer. Außerdem stellen Sie auf diese Weise sicher, dass an den verschiedenen Punkten Ihrer Agenda vor allem Redner beteiligt sind, die relevante Beiträge leisten können. Damit fördern Sie die Gesamteffektivität des Meetings.
Die Bedeutung der Teilnehmeranzahl
Wenn ein Meeting nicht den erwünschten Erfolg bringt, sind oft zu viele Teilnehmer oder schlicht die falschen beteiligt. Laden Sie deshalb nur Teilnehmer zum Meeting ein, die zur jeweiligen Thematik zielführend etwas sagen können. Ansonsten kann es passieren, dass der Fokus verloren geht, im Meeting also nicht effektiv gearbeitet wird.
Was die Anzahl der Teilnehmenden betrifft, können Sie als Faustregel die Zwei-Pizza-Regel von Jeff Bezos beherzigen: Bezos lädt nach eigenen Angaben nie mehr als so viele Beteiligte zu einem Meeting ein, wie mit zwei Pizzen satt zu bekommen sind. Das dürfte etwa zwei bis sechs Mitarbeitern entsprechen. Mit kleineren Meetings fördern Sie, dass jeder zu Wort kommt und sich wertgeschätzt fühlt.
Darüber hinaus werden Diskussionen oft lebendiger und offener, wenn der Rahmen kleiner ist. Berücksichtigen Sie außerdem die 10-bis-12-Regel, die ebenfalls von Jeff Bezos stammt: Nach dieser sind Menschen im Zeitraum zwischen 10 bis 12 Uhr am leistungsfähigsten und konzentriertesten. Liegt dann noch eine professionelle Agenda vor, steht einem erfolgreichen Meeting nichts mehr im Wege.
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