Feedbackregeln: Essenzielle Regeln für gutes Feedback

In privaten Beziehungen und im Job gehören Rückmeldungen dazu. Besonders effektiv sind solche, die die Feedbackregeln beachten. Denn das macht es dem Adressaten leichter, Kritik aufzunehmen – besonders wenn diese konstruktiv formuliert ist.

Feedback: Warum ist es wichtig?

Kein Mensch ist unfehlbar. Und Fehler zu machen, muss nicht nur schlecht sein. Denn Missgeschicke und Fehltritte geben uns die Chance, unser Verhalten zu ändern, etwas zu lernen und letztlich besser zu werden. Dazu müssen wir jedoch wissen, was wir falsch gemacht haben und wo es Verbesserungsbedarf gibt. An dieser Stelle kommen Feedback und die Feedbackregeln ins Spiel.

Im Job wenden gute Vorgesetzte diese Form der konstruktiven Kritik an, um Mitarbeitern mitzuteilen, wie sie ihre Leistung beurteilen. Die Feedbackregeln sind damit ein zentraler Bestandteil der wertschätzenden Kommunikation, etwa im Jahresgespräch oder im Gespräch zum Ende der Probezeit.

Aber nicht nur dort: Auch für kleinere Rückmeldungen, beispielsweise nach dem Abschluss eines Projektes oder aber für einen kurzen Zwischenstand im Berufsalltag, kann man die Feedbackregeln nutzen.

Konstruktives Feedback hilft Angestellten dabei, ihr Verhalten zu analysieren und Fehler abzustellen. Daran haben sowohl die Mitarbeiter selbst als auch das Unternehmen Interesse.

Feedback Beispiele: Darum ist konstruktive Rückmeldung wichtig

Wenn Führungskräfte es schaffen, Feedback wertschätzend und konstruktiv zu formulieren, ergeben sich daraus zahlreiche Vorteile:

1. Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird und können sich entsprechend verhalten.
2. Die Transparenz innerhalb des Unternehmens verbessert sich. Die Beschäftigten haben nicht das Gefühl, dass nur eine auserwählte Elite über die Ziele und Vorstellungen der Unternehmensleitung Bescheid weiß.
3. Das Vertrauensverhältnis zwischen Führungskräften und Mitarbeitern wird gestärkt.
4. Motivation und Produktivität innerhalb der Belegschaft steigen, wenn sich die Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen.
5. Die Bindung zum Arbeitgeber wird stärker. Mitarbeiter verlassen nur ungern Unternehmen, bei denen sie sich wohl fühlen.
6. Die Attraktivität des Arbeitgebers steigt. Sind die aktuellen Mitarbeiter zufrieden mit dem Unternehmen, nützt das dem Arbeitgeber im Kampf um Fachkräfte.

Die Beispiele zeigen, dass die Bedeutung von konstruktivem Feedback kaum überschätzt werden kann. Führungskräfte und Arbeitgeber sind daher gut beraten, sich mit den Feedbackregeln zu befassen.

Feedbackregeln: Tipps zum Feedback geben

Die Feedbackregeln haben das Ziel, dass Rückmeldungen so formuliert werden, dass sie der Gesprächspartner leichter annehmen kann. Denn viele Menschen tun sich schwer damit, wenn andere ihr Verhalten kritisieren.

Im Sinne der Feedbackregeln wird Feedback aber so formuliert, dass der Empfänger sich weniger angegriffen fühlt und mehr Nutzen aus den Hinweisen zieht.

Das hat einen weiteren Vorteil: Unter Beachtung der Feedbackregeln können auch Dinge und Verhaltensweisen angesprochen werden, die man ansonsten nur mit größeren Problemen oder mit der Angst vor einem weitreichenden Konflikt ansprechen könnte.

1. Feedbackregel: Botschaft als Ich-Botschaft formulieren

Feedback sollte so vorgetragen werden, dass man die Kritik aus der eigenen Sicht schildert. Leitfragen können dabei sein:

• Was hat das Verhalten bei mir ausgelöst?
• Welche Gefühle hatte ich nach dem Verhalten?
• Wie denke ich darüber, dass sich der Kollege oder Mitarbeiter so verhalten hat, wie er es getan hat?

Wichtig ist, dass die Botschaft ohne Wertung übermittelt wird. Das ist allerdings leichter gesagt als getan. Denn es gibt einige Wörter, die oftmals eine Wertung transportieren, auch wenn wir das nicht beabsichtigen.

Versuchen Sie daher zunächst, Feedback ohne die folgenden Wörter zu geben:

• Immer
• Überall
• Schon wieder
• Wie immer
• Niemals
• Nie
• Jedes Mal
• Leider

Bei konstruktivem Feedback versuchen Sie stattdessen, objektiv nur das zu beschreiben, was Sie in der angesprochenen Situation wahrgenommen haben.

2. Feedbackregel: Keine Verallgemeinerungen nutzen

Die oben genannten Wörter werden häufig im Zusammenhang mit Verallgemeinerungen genutzt. Das ist ein weiterer Fallstrick, den es gemäß der Feedbackregeln zu vermeiden gilt. Denn verallgemeinernde Aussagen in Bezug auf Verhaltensweisen Ihres Gegenübers tragen dazu bei, dass der Kritisierte das Feedback nicht annimmt, sondern in eine Rechtfertigungshaltung übergeht.

Versuchen Sie stattdessen, Ihr Feedback an der aktuellen Situation festzumachen und den Sachverhalt jeweils anhand von Beispielen zu schildern.

3. Feedbackregel: Effekt erklären

Damit der Gesprächspartner eine Vorstellung davon erhält, wie sein Verhalten auf andere Personen wirkt, sollte man ihm ein wenig helfen. Beschreiben Sie dazu, welchen Effekt sein Verhalten auf Sie hat.

Nehmen wir an, Ihr Mitarbeiter antwortet grundsätzlich erst am nächsten Tag auf Ihre E-Mails. Dann könnten Sie die Rückmeldung damit beginnen, dass Sie das ansprechen.

Zum Beispiel so: Ich habe bemerkt, dass Sie in letzter Zeit einen Tag verstreichen lassen, bis Sie auf meine E-Mails antworten. Ich möchte Ihnen sagen, was dieses Verhalten bei mir auslöst: Ich bekomme den Eindruck, dass meine E-Mails keinen hohen Stellenwert haben.

Damit schildern Sie, wie das Verhalten wirkt, und liefern auch gleich eine Erklärung für Ihren Eindruck mit. Das erlaubt es dem Gesprächspartner, sein Verhalten zu reflektieren, und erhöht die Chancen, dass das Feedback so ankommt wie es gemeint ist.

4. Feedbackregel: Änderung/Wunsch deutlich machen

Feedback ist dazu da, dem Feedbacknehmer Hinweise darauf zu geben, wie er sich und sein Verhalten in Zukunft verbessern kann. Und wie er das am besten macht, muss er nicht alleine herausfinden. Gutes Feedback verdeutlicht dem Gegenüber, welches Verhalten in Zukunft gewünscht ist.

Um beim obigen Beispiel zu bleiben: Wenn Sie einen Mitarbeiter haben, der Sie grundsätzlich warten lässt, können Sie deutlich, aber wertschätzend sagen, dass Sie sich wünschen, dass er zukünftig ein wenig schneller auf Ihre E-Mails reagiert. Sie könnten ihm dabei sogar eine Hilfestellung geben: Die meisten E-Mail-Programme haben die Option, eingehende E-Mails nach Kategorien zu ordnen. Weisen Sie Ihren Mitarbeiter auf diese Möglichkeit hin und schlagen Sie vor, dass er Ihre E-Mails in Zukunft mit hoher Priorität kennzeichnet. So wird es für ihn leichter, zeitnah auf Ihre Nachrichten zu reagieren.

Beispielsätze: So klappt das konstruktive Feedback

Die Feedbackregeln können zunächst abstrakt klingen, lassen sich in der Praxis aber leicht umsetzen. Damit Sie ein wenig üben und sich an Formulierungen orientieren können, haben wir Beispiele zusammengestellt, die konstruktives Feedback veranschaulichen. Nutzen Sie diese gerne für Ihre nächste Rückmeldung:

• Ich habe bemerkt, dass Sie sich bei der letzten Präsentation …
• Mir ist aufgefallen, dass Sie beim letzten Kundentermin …
• Wenn ich es richtig beobachtet habe, …
• Das Verhalten wirkt auf mich …
• Wenn Sie sich so verhalten, bewirkt das bei mir …
• Ich bekomme bei diesem Verhalten den Eindruck, dass …
• Ich empfinde dieses Verhalten …

Feedbackregeln für den Feedbacknehmer

Feedback hat einen Sender und einen Empfänger. Es reicht daher nicht aus, dass nur der Feedbackgeber sich an Regeln hält. Auch das Gegenüber trägt dazu bei, dass konstruktive Rückmeldung zum Erfolg führt. Dabei können folgende Tipps helfen:

1. Das Feedback ist eine Schilderung der Wahrnehmung Ihres Gesprächspartners. Und Ihr Gesprächspartner muss nicht in allen Punkten recht haben oder alles richtig wahrgenommen haben. Hören Sie sich sein Feedback offen an, behalten Sie aber auch im Hinterkopf, dass Menschen Dinge unterschiedlich beurteilen. Teilen Sie Ihre Sicht mit.
2. Damit Sie sich nicht über Dinge aufregen, die eigentlich anders gemeint waren, fragen Sie lieber nach! Am besten wiederholen Sie das Feedback in eigenen Worten und lassen sich von Ihrem Gesprächspartner bestätigen, dass Sie alles richtig verstanden haben.
3. Sie dürfen Ihrem Feedbackgeber natürlich auch Feedback geben. Nehmen Sie sich zum Abschluss des Gesprächs ein paar Sätze Zeit, in denen Sie Ihre Eindrücke über das soeben erhaltene Feedback zusammenfassen.

Vorsicht: Diese Fehler beim Feedback vermeiden

Es hilft in vielen Situationen, die positiven Feedbackregeln zu kennen. Denn Gesprächsteilnehmer machen ähnliche Fehler, wenn es um konstruktive Rückmeldung geht. Wer auch diese vermeidet, hat mit seiner Kritik mehr Erfolg:

1. Zeitpunkt: Kurz nachdem Ihr Mitarbeiter oder Kollege einen Fehler gemacht hat, ist ein schlechter Zeitpunkt für Feedback. Lassen Sie ihm lieber ein wenig Zeit, seinen Fehltritt zu verdauen. Umgekehrt sollten auch Sie warten, bis Sie sich ein wenig beruhigt haben. Wenn Sie sich noch über den Ausrutscher Ihres Mitarbeiters oder Kollegen aufregen, können Sie kaum konstruktives und objektives Feedback geben.
2. Direktheit: Wie wir gesehen haben, kann das Gegenüber Feedback dann besser annehmen, wenn man einige Regeln beachtet. Dazu gehört auch, dass man nicht sofort mit der sprichwörtlichen Tür ins Haus fällt, sondern seine Kritik wohlportioniert überbringt.
3. Fehlendes Lob: Nicht geschimpft ist schon genug gelobt – wenn Sie diesen Satz unterschreiben, sollten Sie Ihr Führungsverhalten überdenken. Denn Mitarbeiter schätzen es ungemein, wenn sie hin und wieder etwas Positives hören, statt ständig nur mit Kritik konfrontiert zu werden. Selbst wenn diese nach den Feedbackregeln formuliert ist.

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