Open-Space-Büro: Vor- und Nachteile des Trends

Open-Space-Büros liegen im Trend. Aus Sicht vieler Arbeitgeber sind sie die Antwort auf die Herausforderungen der neuen Arbeitswelt. Was genau ist ein Open-Space-Büro? Was zeichnet solche Büros aus? Und wo liegen die Chancen und Grenzen des offenen Bürokonzepts? Hier erfahren Sie es.

Eine Frau arbeitet in einem Open-Space-Büro

Open-Space-Büro Definition: Was ist ein Open-Space-Büro?

Open-Space-Büro – was bedeutet das überhaupt? „Open Space“ ist nichts anderes als offener Raum oder eine freie Fläche. Gemeint ist ein Bürokonzept, das auf große, offene Räume mit verschiedenen Arbeitsbereichen setzt. Trennwände zwischen diesen Bereichen sind möglich und werden häufig genutzt, richtige bauliche Wände scheiden hingegen aus.

Wenn das für Sie nach einem Großraumbüro klingt, haben Sie völlig Recht. Ein Open-Space-Büro ist letztlich nur ein anderer Begriff dafür. Zugleich soll das Open-Space-Konzept moderner sein und die Mängel des altbekannten Großraumbüros beseitigen.

In einem Open-Space-Büro kann, je nach Größe, eine Abteilung Platz finden oder auch mehrere Abteilungen. In kleineren Firmen sitzen manchmal auch alle Mitarbeiter in einem Open-Space-Büro – von der niedrigsten Ebene bis zur Geschäftsführung. Die Mitarbeiter sitzen dabei gruppiert an ihren Arbeitsplätzen, wobei die Fläche in der Regel in verschiedene Bereiche unterteilt ist. Typisch sind neben normalen Arbeitsplätzen auch Bereiche für Besprechungen, die offen oder geschlossen sein können, und Rückzugsbereiche, in denen die Mitarbeiter ungestörter arbeiten können.

Das zeichnet das Konzept Open-Space-Büro aus

Open-Space-Büros liegen im Trend. Während das „herkömmliche“ Großraumbüro nicht nur bei vielen Arbeitnehmern einen schlechten Ruf hat, versprechen sich immer mehr Unternehmen einen großen Nutzen von offenen Räumen als Arbeitsumgebung – nur eben anders als bisher. Das Open-Space-Büro ist in den Augen vieler Firmen eine Art Großraumbüro 2.0; ein Großraumbüro, bei dem die üblichen Probleme des Arbeitens in großen, offenen Räumen Geschichte sein sollen.

Kann das Open-Space-Büro das leisten? Ist es wirklich grundlegend anders als das Großraumbüro der 1990er Jahre? Aus Sicht vieler Unternehmen, die auf offene Flächen setzen, steht das Open-Space-Büro für die moderne Arbeitswelt, für mehr Demokratie am Arbeitsplatz und flachere Hierarchien. Es soll modern sein – und attraktiv für die Beschäftigten. Man verspricht sich von Open-Space-Büros mehr Flexibilität, eine erleichterte Kommunikation und ein effizienteres Arbeiten.

Feste Arbeitsplätze gibt es in Open-Space-Büros oft nicht. Dadurch können sich die Mitarbeiter den Platz suchen, der in der jeweiligen Situation am meisten Sinn für sie macht. Sie können sich mit Kollegen zusammensetzen, mit denen sie bei einer Aufgabe eng zusammenarbeiten müssen, sie können sich aber auch ein ruhigeres Plätzchen am Rande suchen, wo ihnen die Konzentration leichter fällt.

Verschiedene Bereiche für unterschiedliche Aufgaben

Die Gestaltung von Open-Space-Büros ist von Unternehmen zu Unternehmen oft sehr unterschiedlich. Eine sinnvolle Strukturierung setzt verschiedene Zonen voraus, durch die Rückzugsmöglichkeiten für die Arbeitnehmer geschaffen werden. Typisch sind auch kleine abgegrenzte Bereiche für wenige Personen, die manchmal auch verschlossen werden können. Bei Google in Zürich gibt es zum Beispiel Gondeln für solche Zwecke.

Bauliche Raumtrennung würde dem Open-Space-Konzept zwar zuwiderlaufen. Das heißt aber nicht, dass nicht auf andere Art und Weise eine räumliche Trennung zwischen den verschiedenen Bereichen des offenen Büros erreicht werden könnte. Genutzt werden dafür zum Beispiel Trennwände, Möbel, die den Raum begrenzen, und größere Pflanzen. Indem einzelne Bereiche auf diese Weise abgegrenzt werden, werden die Arbeitsplätze gemütlicher und überschaubarer. Die visuellen Ablenkungen durch andere Bereiche werden zudem reduziert, wenn diese weniger sichtbar sind.

Wo sich Open-Space-Büros anbieten können und wo nicht

Ob ein Open-Space-Büro eine gute und tragfähige Idee ist, hängt nicht nur von dessen Ausgestaltung ab. Es kommt auch darauf an, wer darin arbeiten soll und um welche Tätigkeiten es dabei geht.

An vielen Stellen wäre ein Open-Space-Büro nicht nur grundsätzlich denkbar, sondern womöglich auch gewinnbringend für die Beschäftigten. Das gilt für Bereiche, in denen ohnehin eine enge Absprache zwischen Mitarbeitern und Teams notwendig ist. Open-Space-Büros können die Arbeit im Team ebenso erleichtern wie Projektarbeit. Überall, wo große Flexibilität gefragt ist, kann ein Open-Space-Büro mit verschiedenen, sinnvoll gestalteten Bereichen Abhilfe schaffen.

Auf der anderen Seite gibt es jedoch auch Tätigkeiten, für die sich Open-Space-Büros weniger gut eignen. Ein Beispiel betrifft Mitarbeiter der Personalabteilung. Bei ihrer Arbeit ist Vertraulichkeit wichtig, ebenso ein gewissenhafter Datenschutz. Das lässt sich mit den Eigenschaften eines Open-Space-Büros kaum vereinen. In solchen Fällen sind einzelne Büros, die die nötige Privatsphäre bieten, die bessere Wahl.

Auch bei manchen anderen Tätigkeiten ist ein Open-Space-Büro nur bedingt empfehlenswert. Das gilt zum Beispiel für Jobs, bei denen die Mitarbeiter grundsätzlich viel sprechen müssen. Ihre Telefonate und Unterhaltungen werden für die Kollegen in einem größeren Büro zu einer Herausforderung. Weil es in Open-Space-Büros wie in den allermeisten Großraumbüros in der Regel recht laut ist, kann die Produktivität von Mitarbeitern besonders dann sinken, wenn sie sich stark auf ihre Arbeit fokussieren müssen. Wer sich permanent vom Lautstärkepegel um ihn herum gestört fühlt, hat wahrscheinlich nicht die Bedingungen, um sich ganz auf seine Arbeit einzulassen und neue Ideen zu entwickeln.

Open-Space-Büro: Vorteile & Nachteile

Ist ein Open-Space-Büro ein modernes Konzept, von dem Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen profitieren können? Oder ist es doch nur das alte Großraumbüro im neuen Gewand, das innovativ sein soll, aber mit den bekannten Mängeln daherkommt? Das hängt von der Ausgestaltung von Open-Space-Büros ab. Je nachdem, auf welches Konzept ein Unternehmen setzt, kann ein Open-Space-Büro die folgenden Vorteile und Nachteile mit sich bringen.

Vorteile von Open-Space-Büros

Arbeitgeber versprechen sich von Open-Space-Büros eine erleichterte und dadurch verbesserte Kommunikation zwischen ihren Mitarbeitern. Das gilt sowohl innerhalb als auch außerhalb von Teams.
Open-Space-Büros können für mehr Berührungspunkte zwischen den Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen sorgen und so ganz allgemein zu einem besseren Austausch beitragen. Das kann den Zusammenhalt der Beschäftigten und ihren Gemeinschaftssinn stärken und das Arbeitsklima positiv beeinflussen.
Bei häufigerem und direkterem Kontakt der Mitarbeiter untereinander ist der Informationsfluss oft besser.
Durch häufigere Interaktionen mit anderen – auch mit Mitarbeitern aus anderen Abteilungen – kann die Kreativität der Beschäftigten angeregt werden. Das kann innovative Ideen zutage befördern.
Open-Space-Büros machen das Arbeiten flexibel. Es gibt meist verschiedene Bereiche, zwischen denen Arbeitnehmer wechseln können – je nachdem, welchen Arbeitsplatz sie gerade benötigen. Wenn das sinnvoll umgesetzt ist, kann es die Produktivität der Beschäftigten erhöhen.
Extrovertierte Mitarbeiter können sich durch die höhere Zahl an sozialen Interaktionen zufriedener und motivierter fühlen.
Wenn auch Führungskräfte in Open-Space-Büros sitzen, kann das für flachere Hierarchien sorgen. Entscheidungen und Prozesse sind außerdem oft transparenter, wenn sie nicht hinter verschlossenen Türen geschehen.
Aus Sicht von Arbeitgebern spricht für Open-Space-Büros die damit verbundene effizientere Raumnutzung. Es wird insgesamt weniger Raum benötigt, wodurch kleinere Räumlichkeiten ausreichen – das spart unmittelbar Betriebskosten.
Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter in offenen Räumen leichter kontrollieren. Es fällt eher auf, wenn ein Mitarbeiter sich privaten Dingen widmet.

Nachteile von Open-Space-Büros

Wie jedes andere Großraumbüro auch kann ein Open-Space-Büro laut und hektisch sein. Das kann den Stress von Beschäftigten erhöhen, außerdem können sie sich womöglich schlechter konzentrieren.
Dadurch kann ihre Leistung vermindert sein, Fehler können wahrscheinlicher werden und die Mitarbeiter empfinden die Arbeit möglicherweise als anstrengender.
In einem Großraumbüro lauern mehr Ablenkungen, zum Beispiel durch Kollegen, die sich unterhalten oder telefonieren und deren Unterhaltungen man mit einem Ohr ungewollt lauscht, durch Durchgangsverkehr oder visuelle Stimuli.
Die große räumliche Nähe zu vielen Kollegen kann Konflikte im Team befördern.
Dass es mehrere Arbeitsbereiche gibt, könnte dazu führen, dass bestimmte Zonen beliebter sind als andere. In diesem Fall kann es für Mitarbeiter frustrierend sein, wenn sie keinen „guten“ Platz mehr bekommen – auch dadurch können Konflikte entstehen.
In Open-Space-Büros ist es wahrscheinlicher, dass sich Infektionskrankheiten rasch ausbreiten. Das kann den Krankenstand erhöhen und stellt ein Risiko für die Beschäftigten dar.
In vielen Großraumbüros können Arbeitnehmer die Fenster nicht ohne Weiteres öffnen, weil die Klimatisierung über eine zentrale Klimaanlage läuft. Damit kommt nicht jeder klar; manchen ist womöglich kalt, andere hätten gerne mehr frische Luft.
Auch die meist zentrale Beleuchtung in Open-Space-Büros bietet womöglich nicht die optimalen Lichtverhältnisse für alle Mitarbeiter im jeweiligen Bereich.
Durch die gute Einsehbarkeit der Arbeitsplätze in Open-Space-Büros können die Mitarbeiter sich überwacht fühlen.
An Gemeinschaftsgeräten wie Druckern und Kopierern können Wartezeiten entstehen – oder Mitarbeiter sorgen bei anderen für Unmut, weil sie ihre Ausdrucke nicht aus dem Gerät herausnehmen.
Vor allem für introvertierte Beschäftigte kann die fehlende Privatsphäre eine Belastung sein.
Es ist oft kaum möglich, den häufig sehr unterschiedlichen Wünschen und Bedürfnissen aller Mitarbeiter in einem Raum gerecht zu werden.

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