Umgang mit schwierigen Mitarbeitern: „Problem-Angestellte“ erfolgreich führen

Der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern gehört zu den größten Herausforderungen, mit denen sich Führungskräfte konfrontiert sehen können. Egal, ob Mitarbeiter sich respektlos verhalten, sich nicht an Vereinbarungen halten oder durch ihre Persönlichkeit negativ auffallen – entscheidend ist, wie Sie auf schwierige Mitarbeiter reagieren. Worauf es dabei ankommt und wie Sie schwierige Mitarbeiter führen können, erfahren Sie hier.

Eine Chefin ist gestresst, wie kann man mit schwierigen Mitarbeitern umgehen?

Schwierige Mitarbeiter: Eine Herausforderung für Führungskräfte

Wohl jede Führungskraft wird früher oder später mit ihnen konfrontiert: schwierige Mitarbeiter. Sie zu führen kann zur Belastungsprobe werden. Aber was genau ist eigentlich ein schwieriger Mitarbeiter? Jemand, der hin und wieder nervt? Der kritisch ist? Der der seine Meinung vertritt, ohne dabei ein Blatt vor den Mund zu nehmen? Nicht unbedingt. Die Frage, wann man von einem schwierigen Mitarbeiter sprechen kann, kann letztlich nur subjektiv beantwortet werden.

Um einen Mitarbeiter als schwierig einzustufen, braucht es eine gewisse Regelmäßigkeit der negativen Aspekte, die ihn aus Sicht von Vorgesetzten schwierig machen. Einzelne Vorfälle, zum Beispiel ein einziger Ausraster, können eine solche generelle Einstufung kaum rechtfertigen. Schwierige Mitarbeiter können nur für die Führungskraft schwierig sein und mit allen anderen gut auskommen. Häufig haben jedoch auch die Kollegen ein Problem mit der betreffenden Person.

Schwierige Mitarbeiter sind oft respektlose Mitarbeiter

Wenn Mitarbeiter respektlos gegenüber Vorgesetzten sind, kann sie das aus deren Sicht schwierig machen. Der Mitarbeiter akzeptiert dann häufig den Vorgesetzten nicht – und scheut sich auch nicht, das deutlich zu zeigen. Das wird für Führungskräfte gleich doppelt zum Problem: Einerseits haben sie ein unmittelbares Problem mit dem Beschäftigten selbst. Andererseits können sich auch mit anderen Mitarbeitern Probleme ergeben, wenn diese das Gefühl haben, dass Vorgesetzte sich keinen Respekt verschaffen können.

Unabhängig davon, woran sich die Schwierigkeit eines Beschäftigten konkret festmacht, ist es für Führungskräfte kräftezehrend, eine solche Person im Team zu haben. Es ist oft über längere Zeit immer wieder nötig, die Mitarbeiter zu ermahnen. Solche Konfliktsituationen sind psychisch belastend. Vielleicht ist auch die Leistung des Mitarbeiters nicht so, wie es sein sollte, und die Produktivität sinkt.

Nicht zuletzt kann das Betriebsklima insgesamt unter einem schwierigen Arbeitnehmer leiden. Das kann dazu führen, dass die Arbeitsmoral sinkt. Schlimmstenfalls kündigen andere, geschätzte Mitarbeiter, weil sie die Situation als zu belastend empfinden. Umso wichtiger ist es, dass Sie rechtzeitig gegensteuern, wenn ein schwieriger Mitarbeiter Probleme im Team macht.

Schwierige Mitarbeiter: Welche Typen gibt es?

Es kann viele Ursachen haben, wenn ein Vorgesetzter einen Mitarbeiter als schwierig empfindet. Praktisch lassen sich aber verschiedene Typen von schwierigen Mitarbeitern unterscheiden, die für Führungskräfte in unterschiedlicher Art und Weise anstrengend sind:

Der Respektlose lässt es an Respekt gegenüber Führungspersonen im Speziellen oder seinen Mitmenschen im Allgemeinen vermissen. Womöglich ist er unfreundlich und unhöflich, unterbricht und widerspricht, holt beim Meeting das Handy raus oder verdreht die Augen, wenn Sie etwas sagen.
Der Zuspätkommer schafft es scheinbar nie, pünktlich bei der Arbeit zu sein. Er ist morgens ständig zu spät, macht zu lange Pause, legt eine unerlaubte Pause ein oder verlässt den Arbeitsplatz zu früh.
Der Dauerkrankgeschriebene ist fast nie an seinem Arbeitsplatz anzutreffen, weil er ständig krank ist. Im Team entstehen Probleme, weil seine Abwesenheit kompensiert werden muss. Weil die Arbeit trotzdem erledigt werden muss, müssen die übrigen Mitarbeiter womöglich Überstunden machen und sind entsprechend gefrustet.
Der Negative beschwert sich andauernd. Er hat an allem etwas auszusetzen und findet immer ein Haar in der Suppe, egal, worum es sich handelt. Der Negative ist eine Belastung für das Betriebsklima und kann den Kollegen aufs Gemüt schlagen.
Der Unzuverlässige hält sich nicht an Absprachen oder kommt seinen Aufgaben nur unzureichend nach. Dadurch lassen die Arbeitsergebnisse häufig zu wünschen übrig.
Das Opfer ist nie um eine Ausrede verlegen. Schuld sind immer die anderen; das Opfer selbst will nie für etwas verantwortlich sein.

Umgang mit schwierigen Mitarbeitern: Tipps für eine konstruktive Mitarbeiterführung

Im Umgang mit schwierigen Mitarbeitern ist es für Führungskräfte oft schwer, eine passende Strategie zu finden. Wie Sie am besten auf einen unangenehmen Mitarbeiter reagieren können, hängt einerseits davon ab, was genau ihn schwierig macht. Andererseits sollten Sie einige grundlegende Tipps im Umgang mit schwierigen Mitarbeitern berücksichtigen, die wir Ihnen hier vorstellen.

Analysieren Sie die Lage, bevor Sie handeln

Bevor Sie auf einen schwierigen Mitarbeiter reagieren, sollten Sie innehalten und sich darüber Gedanken machen, wo das Problem liegt, welche Ursachen es haben könnte und welche Rolle Sie selbst möglicherweise spielen. Lassen Sie sich also nicht dazu verleiten, im Eifer des Gefechts eine Ansage zu machen. Wenn ein Mitarbeiter sich allerdings sehr respektlos oder dreist verhält, können Sie natürlich ruhig kurz etwas dazu sagen. Das gilt besonders, wenn sich der Vorfall vor den Augen anderer ereignet. Durch Ihre klare Reaktion können Sie deutlich machen, wer den Ton angibt und dass Sie respektloses Verhalten nicht hinnehmen.

In allen anderen Situationen besteht der erste Schritt in einer Selbstreflexion. Die folgenden Fragen können dabei aufschlussreich sein:

Was genau stört mich an dem Mitarbeiter? Ist es etwas, das objektiv nachvollziehbar ist, oder eher ein diffuses Gefühl?
Haben auch andere Probleme mit dem Mitarbeiter? Vorgesetzte oder Kollegen?
Inwieweit könnten äußere Umstände zu der Situation beitragen?
Hat der Mitarbeiter zum Beispiel viel Stress, hohen Druck, ist das Betriebsklima schlecht oder gibt es Konflikte zwischen Mitarbeitern oder mit Vorgesetzten?
Versuchen Sie, sich in den Mitarbeiter hineinzuversetzen: Welche Gedanken hat er womöglich, welche Beweggründe, Ängste und Probleme?

Ziehen Sie Schlüsse aus Ihren Überlegungen

Nun gilt es, aus Ihren Erkenntnissen Schlüsse zu ziehen. Stellen Sie zum Beispiel fest, dass die Umstände womöglich schuld sind, sind Sie selbst gefragt, auf eine positive Veränderung hinzuwirken. Handelte es sich um Einzelfälle oder haben nur Sie Probleme mit dem Beschäftigten, ist es oft am besten, gar nichts zu tun. Einzelne Vorkommnisse müssen Sie nicht künstlich aufblasen, und falls Sie selbst Teil des Problems sind, sollten Sie an sich selbst arbeiten. Es kann auch nötig sein, bestimmte Verhaltensweisen hinzunehmen.

Machen Sie Ihre Reaktion auch davon abhängig, wie der Mitarbeiter sich sonst verhalten hat. Wenn er zum Beispiel schon lange im Team ist und es nie Probleme gab, stellt sich die Frage, was sich verändert hat. Vielleicht haben sich die Rahmenbedingungen im Job geändert oder der Mitarbeiter ist durch private Probleme belastet.

Ein offenes Gespräch führen

In vielen Fällen ist es im Umgang mit schwierigen Mitarbeitern hilfreich, ein offenes Gespräch zu führen. Die Grundlage dafür sind ein freundlicher Gesprächston, eine möglichst angenehme Atmosphäre und sachliche, spezifische Schilderungen. Machen Sie Ihrem Mitarbeiter keine Vorwürfe und treten Sie auf keinen Fall aggressiv auf, sonst ist das Gespräch wahrscheinlich von vornherein zum Scheitern verurteilt.

Bereiten Sie sich auf das Gespräch mit dem Mitarbeiter möglichst gut vor. Dazu gehört nicht nur, dass Sie sich umfangreich über die Sachlage informieren. Sie sollten auch wissen, was Sie konkret ansprechen möchten und welche Ziele Sie mit dem Gespräch verbinden. Entscheidend ist, dass Sie Ihre Einschätzung der Lage möglichst nachvollziehbar schildern. Wenn Ihre Aussagen nicht konkret sind, versteht der Mitarbeiter womöglich nicht, was genau Sie meinen. So kann sich nichts ändern.

Wichtig ist, dass Sie das Gespräch als Gelegenheit zum Austausch sehen. Es sollte kein Monolog werden, bei dem der Mitarbeiter gar nicht zu Wort kommt. Das Ziel eines solchen Feedback-Gesprächs sollte immer sein, gemeinsam tragfähige und realistische Lösungen zu finden. Wie diese Lösung aussehen könnte, hängt von den Ursachen des Problems und den individuellen Umständen ab.

Ein Gespräch mit einem schwierigen Mitarbeiter kann konstruktiv verlaufen, muss das aber nicht. Im besten Fall reichen ein oder zwei Gespräche, und der Mitarbeiter ändert sein Verhalten. Das ist aber nicht immer der Fall. Manche Arbeitnehmer sind überaus resistent und legen trotz kritischer Rückmeldungen weiterhin dasselbe unerwünschte Verhalten an den Tag. Wenn Sie merken, dass Sie nicht zu Ihrem Mitarbeiter durchdringen, sollten Sie trotzdem eine gewisse Zeit lang abwarten, ob sich nicht doch etwas verändert. Falls nicht, wäre ein erneutes Gespräch angebracht. Bringt auch das nichts, kommen nur noch eine Abmahnung oder Versetzung, mittelfristig auch die Kündigung infrage.

Schwierige Mitarbeiter führen: Auf den Typ kommt es an

Bei Ihren Überlegungen, wie Sie den Umgang mit schwierigen Mitarbeitern gestalten können, sollten Sie den jeweiligen Typen berücksichtigen.

Der Respektlose: Der Respektlose braucht klare Worte. Je stärker Sie ihn gewähren lassen, desto mehr Freiheiten wird er sich wahrscheinlich herausnehmen. Zeigen Sie ihm deshalb möglichst frühzeitig klare Grenzen auf und zögern Sie nicht, bei Bedarf auch mehrfach Gespräche über sein respektloses Verhalten zu führen. Es kann aber sein, dass ein solcher Mitarbeiter Sie trotzdem nicht akzeptiert. Falls es trotz mehrerer Versuche einfach nicht passt, kann ein Trennung die beste Lösung sein.
Der Zuspätkommer ist meist vergleichsweise harmlos. Viele Arbeitnehmer kommen nur so lange zu spät oder machen unerlaubt zu lange Pause, bis sie darauf angesprochen werden. Ein einziges Gespräch kann deshalb schon reichen, um die Situation zu klären.
Der Dauerkrankgeschriebene: Hier kommt es auf die Umstände an. Wenn Ihr Mitarbeiter tatsächlich krank ist, müssen Sie das hinnehmen, sollten sich aber auch fragen, inwieweit die Strukturen am Arbeitsplatz möglicherweise dabei eine Rolle spielen. Reden Sie auch mit Ihrem Mitarbeiter darüber, ob Sie durch Veränderungen zu einer Besserung seiner Lage beitragen könnten.
Der Negative macht es seinen Mitmenschen oft schwer, selbst positiv zu bleiben. Das Problem von Führungskräften ist dabei oft, dass man vielen Mitarbeitern mit negativer Grundhaltung nichts Konkretes vorwerfen kann. Sie können niemanden dazu zwingen, optimistisch und positiv zu sein. Wenn ein negativer Mitarbeiter allerdings die Arbeit verweigert oder andere in ihrer Arbeit behindert, ist das Grund für ein klärendes Gespräch.
Der Unzuverlässige: Hier sind offene Gespräche wichtig. Machen Sie einem solchen schwierigen Mitarbeiter klar, was genau Sie stört. Je konkreter Sie werden, desto eher kann der Mitarbeiter tatsächlich etwas ändern.
Das Opfer: Beim Opfer ist es wie bei sehr negativen Mitarbeitern schwierig, auf eine positive Veränderung hinzuwirken. In beiden Fällen gehört es zur Persönlichkeit der jeweiligen Mitarbeiter, alles negativ zu sehen beziehungsweise sich leicht als Opfer der Umstände zu empfinden. Es hängt davon ab, wie genau sich ein solcher Mitarbeiter verhält, was Sie tun können.

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